مسئول منابع بشری و معاشات: جریان کاری روزانه

روزانه: ثبت حاضری امروز

هر صبح (یا پایان روز) شما ثبت می‌کنید چه کسی به‌کار حاضر شد.

1. به سراغ منابع بشری → حاضری بروید Open in Usystems
2. تاریخ امروز را پیدا کنید یا حاضری جدید را کلیک کنید.
3. برای هر کارمند حاضر، غایب یا نیم‌روز را انتخاب کنید.
4. هرگونه یادداشت را وارد کنید (مثلاً "جلسه در کابل").
5. ذخیره را کلیک کنید.

سوابق حاضری در اجرای معاشات بعدی جاری می‌شود؛ روزهای غیبت ممکن است حقوق را کاهش دهند اگر خط‌مشی رخصتی شما اجازه دهد.

زمانی که کسی رخصتی درخواست می‌کند

1. از کارمند تاریخ‌های رخصتی و نوع (تعطیل، بیماری، بدون‌حقوق و غیره) بخواهید.
2. به سراغ منابع بشری → درخواست‌های رخصتی بروید یا از آن‌ها بخواهید خود درخواست را ارسال کنند (اگر دسترسی داشته باشند). Open in Usystems
3. درخواست رخصتی جدید ایجاد کنید: کارمند، تاریخ شروع، تاریخ پایان و نوع را وارد کنید.
4. بر اساس موازنه سالانه باقی‌مانده و خط‌مشی تصویب یا رد کنید.
5. رخصتی تصویب‌شده ثبت می‌شود؛ معاشات حقوق را خودکار تنظیم می‌کنند.

نکته: قبل از تصویب موازنه رخصتی باقی‌مانده کارمند را بررسی کنید. سیستم محدودیت‌های سالانه را برای هر نوع نشان می‌دهد.

ماهانه: اجرای معاشات

در آخرین روز ماه (یا تاریخ معاشات سازمان شما)، حقوق تمام کارمندان را محاسبه کنید.

1. به سراغ منابع بشری → اجرای معاشات بروید Open in Usystems
2. ایجاد اجرای معاشات (یا اجرای معاشات جدید) را کلیک کنید.
3. ماه و سال را انتخاب کنید.
4. پیش‌نمایش را بررسی کنید: حقوق، کسورات، تنظیمات رخصتی و کل‌ها.
   • غیبت‌ها باید حقوق را کاهش دهند اگر خط‌مشی شما اینطور بگوید.
   • رخصتی تصویب‌شده باید متناسب تنظیم شود.
5. اگر همه چیز درست به نظر می‌رسد نهایی‌سازی یا اجرا را کلیک کنید.
6. سیستم کل بدهی معاشات را در حساب بدهی معاشات در چارت حسابات ثبت می‌کند.

اثر حسابداری: زمانی که شما معاشات را نهایی می‌کنید، دو حساب تأثیر می‌پذیرند:

• مصارف حقوق بدهکار می‌شود (هزینه نیروی کار).
• بدهی معاشات بستانکار می‌شود (بدهی تا زمان پرداخت به کارمندان).

پایان ماه: تهیه گزارش معاشات

1. به سراغ منابع بشری → گزارش‌ها بروید Open in Usystems
2. خلاصه معاشات یا رجسترِ حقوق کارمندان را انتخاب کنید.
3. ماه را انتخاب کنید و به‌عنوان PDF یا اکسل برای رکورد یا لغزنامه‌های کارمند صادر کنید.

نکات و اشتباهات عام

• حاضری و غیبت را فراموش نکنید: حتی اگر کسی غایب نیست، داده‌ها را ثبت کنید. این یک مسیر انطباق است.
• قبل از معاشات رخصتی را تصویب کنید: درخواست‌های رخصتی را روزها قبل پردازش کنید تا در اجرای معاشات منعکس شوند.
• موازنه‌ها را بررسی کنید: برخی انواع رخصتی محدودیت‌های سالانه دارند. سیستم هشدار می‌دهد، اما اگر خط‌مشی‌ها سختگیرانه است دستی تایید کنید.
• معاشات را ماهانه اجرا کنید: اجرای معاشات چندین بار در ماه می‌تواند سردرگمی ایجاد کند. مگر اینکه نیاز برای صلح‌جویی باشد، به یک اجرا در ماه بچسبید.