مسئول خریداری: جریان کاری روزانه
یک روز معمولی از قرار دادن سفارش، دریافت کالاها و تأیید فاکتورهای فروشنده را کامل کنید.
آنچه این جریان کاری انجام میدهد
روز یک مسئول خریداری شامل ایجاد و مدیریت سفارشهای خریدی، دریافت حملونقل، مطابقت فاکتورهای فروشنده با سفارشها و اطمینان از پردازش صحیح پرداختها است. این جریان کاری شما را از طریق وظایف صبح، بعدازظهر و انتهای روز راهنمایی میکند.
قبل از شروع
- اجازاتی که لازم است: برای ایجاد/مشاهدهی سفارشهای خریدی، ثبت رسید کالا و مشاهدهی حسابهای فروشنده نیاز به اجازه دارید.
- دادههای آماده: بدانید کدام اقلام مورد نیاز است، از کدام فروشندگان و کی سررسید هستند. مدیرتان معمولاً فهرست خریداری یا پیشبینی فراهم میکند.
- دسترسی به: بخشهای مخاطبین (فروشندگان)، سفارشهای خریدی، بلها (فاکتورهای فروشنده) و رسید کالا.
مراحل
1. شروع کنید با بررسی سفارشهای معلق و برنامههای تحویل برای بررسی سفارشها به سفارشهای خرید Open in Usystems بروید:
- معلق (هنوز به فروشنده ارسال نشده)
- منتظر رسید (ارسالشده اما کالاها هنوز نرسیده)
- معوق (کالاها باید رسیده باشند اما نرسیده—مدیرتان را هشدار دهید)
هرگونه پیگیری با فروشندگان را یادداشت کنید.
2. ایجاد سفارش خریدی جدید به سفارشهای خرید Open in Usystems بروید و بر سفارش خریدی جدید کلیک کنید.
- فروشنده را از منوی بازشونده انتخاب کنید.
- اقلام خط را اضافه کنید: بر فیلد اقلام کلیک کنید، هر محصول را انتخاب کنید، مقدار و قیمت واحد را وارد کنید.
- تاریخ تحویل را تنظیم کنید (به فروشنده بگویید به کی نیاز دارید).
- کل هزینه را بررسی کنید.
- بر ذخیره کلیک کنید.
سیستمهای جهانی ممکن است اطلاعرسانی به فروشنده ارسال کند یا شما ممکن است بهجداگانه PO را ایمیل کنید (از مدیرتان بپرسید).
3. بررسی تحویلها و ثبت رسیدهای کالا اگر امروز کالاها رسیدند:
- به سفارشهای خرید Open in Usystems بروید، سفارش را پیدا کنید و به دنبال دکمهی دریافت یا رسید کالا بگردید.
- تأیید کنید که اقلام با PO مطابقت داشتند (محصولات درست، مقادیر درست).
- برای ثبت رسید کلیک کنید. سیستم موجودی را خودکار بهروز میکند.
اگر اقلام تطابق ندارند (مقدار غلط، مورد آسیبدیده یا گمشده)، آن را یادداشت کنید و قبل از رسید کلیک کنید مدیرتان را هشدار دهید.
4. بررسی فاکتورهای فروشنده (بل) برای بررسی فاکتورهای جدید از فروشندگان به بل Open in Usystems بروید:
- بل را با سفارش خریدی مربوطه مطابقت دهید (فروشنده، مبلغ، اقلام).
- اگر بل با PO مطابقت داشتند و کالاها دریافتشدهاند، آن را تأییدشده یا تصویبشده علامتگذاری کنید (از مدیرتان بپرسید چگونه).
- اگر بل تطابق ندارد، آن را پرچمگذاری کنید و قبل از تصویب پرداخت از مدیرتان بپرسید.
5. پردازش پرداختهای فروشنده برای مشاهدهی فاکتورهای معوق فروشندگان به پرداختها Open in Usystems بروید:
- فاکتورهایی را که سررسید هستند پرداخت کنید (مدیرتان معمولاً شرایط پرداخت را تنظیم میکند—مثلاً نقدی ۳۰)
- روش پرداخت را ثبت کنید (نقد، چک، انتقال بانکی).
- هر تخفیفی برای پرداخت زودرس را یادداشت کنید (اگر قابل اجرا باشد).
6. ظهر: بررسی تعهدات فعلی برای مشاهدهی سفارشهای خریدی یا راپور فروشنده به راپورها Open in Usystems بروید:
- کل سفارشهای معلق (آنچه شما برای خرید متعهد هستید اما هنوز پرداخت نکردهاند).
- کل سررسید به فروشندگان (فاکتورهای معوق).
- با بودجه یا برنامهی خریداریتان مقایسه کنید.
7. انتهای روز: تطابق و یادداشت مسائل برای مشاهدهی سفارشهای معلق یا فاکتورهایی که نیاز به بررسی دارند به سفارشهای خرید Open in Usystems و بل Open in Usystems بروید:
- اگر تفاوتهایی وجود دارد (مبلغ بل با PO مطابقت ندارد، کالاها طبق برنامه دریافت نشدهاند)، آنها را یادداشت و به مدیرتان ارتقا دهید.
- مطمئن شوید که هیچ سفارش حیاتی گیر نیفتاده یا منتظر نیست.
اثر حسابداری
- ایجاد PO: شرکتتان را برای خریدی متعهد میکند؛ سفارش ثبتشده است اما هنوز ورودی حسابداری نیست.
- ثبت رسید کالا: موجودی را اضافه میکند و بدهی را ثبت میکند (به فروشنده بدهکار هستید).
- ثبت فاکتور فروشنده (بل): رسید و PO را مطابقت میدهد؛ مبلغ بدهی را تأیید میکند.
- پردازش پرداخت: بدهی را کاهش میدهد؛ پولرفتن را ثبت میکند.
اگر هر مرحلهای از دست برود (مثلاً شما بل را بدون دریافت کالا ثبت میکنید)، موجودی و بدهیهای جاری تعادل نخواهند داشت.
نکات و اشتباهات رایج
- PO → رسید → بل را قبل از پرداخت مطابقت دهید. همیشه تأیید کنید که رسید تأیید میکند کالاها رسیده و بل با PO مطابقت دارد. هرگز پیش از بررسی پرداخت نکنید.
- به دنبال سفارشهای تکراری باشید. اگر اتفاقاً دو سفارش برای همان اقلام در همان روز ایجاد کنید، یکی را فوری لغو کنید. سفارشهای تکراری پول خرج میکنند.
- رسیدهای کالا را بهمحض رسیدن ثبت کنید. تا انتهای هفته انتظار نکشید. موجودی روزانه دقیق نیاز دارد.
- اگر تحویل معوق است، پیگیری کنید. تاریخ تحویل PO را بررسی کنید و اگر معوق است با فروشنده تماس بگیرید. مدیرتان ممکن است بخواهد لغو یا تسریع کند.
- دربارهی تخفیفهای فروشنده بپرسید. برخی فروشندگان تخفیفهای پرداخت زودرس ارائه میدهند (مثلاً ۲ درصد تخفیف اگر در ۱۰ روز به جای ۳۰ پرداخت کنید). از مدیرتان بپرسید کدام فروشندگان این تخفیف را ارائه میدهند.
آیا این مطلب مفید بود؟