مسئول خریداری: روز اول شما
نقش خود را در تأمین و سفارش کالاها بیاموزید و نحوهی ردیابی هر خریدی توسط سیستمهای جهانی را بفهمید.
کاری که شما انجام میدهید
بهعنوان مسئول خریداری، وظیفهی شما سفارش کالاها و خدمات از تأمینکنندگان، ردیابی این سفارشها و اطمینان از پرداختتان به تأمینکنندگان بهموقع است. شما سفارشهای خریدی ایجاد میکنید، کالاها را دریافت میکنید و فاکتورهای فروشندگان را قبل از پرداخت تأیید میکنید.
چرا این مهم است
خریدهای دقیق برای نگهداری موجودی گدام شرکتتان و اجرای عملیات حیاتی است. وقتی آیتم غلط سفارش میدهید، بیشازحد سفارش میدهید یا پرداخت را از دست میدهید، پول تلف میشود و کسبوکار مختل میشود. نقش شما پلی است بین آنچه که شرکت نیاز دارد و آنچه که تأمینکنندگان تحویل میدهند.
نحوهی عملکرد در سیستمهای جهانی
چرخهی خریداری چهار مرحلهی اصلی دارد:
-
پیدا کردن یا ایجاد یک فروشنده — قبل از اینکه بتوانید سفارش دهید، تأمینکننده باید در سیستمتان موجود باشد. اگر فروشنده هنوز در سیستم نیست، آن را اضافه میکنید. اگر موجود است، فقط آن را انتخاب میکنید.
-
ایجاد سفارش خرید (PO) — ثبت کنید که چه میخرید: اقلام، مقادیر، قیمتها و تاریخهای تحویل. PO به فروشنده دقیقاً میگوید شما چه میخواهید و شرکتتان را از تعهد آگاه میکند.
-
دریافت کالاها — وقتی کالاها میرسند، دریافت آنها را در سیستمهای جهانی ثبت میکنید تا گدام بداند آنها رسیدهاند و موجودی بهروز شود.
-
پرداخت به فروشنده — فروشنده فاکتوری برای پرداخت ارسال میکند. شما تأیید میکنید که با سفارش و دریافتتان مطابقت داشته باشد، سپس پرداخت را تأیید میکنید. سیستمهای جهانی ردیابی میکند که چقدر به فروشندگان بدهکار هستید.
اصطلاحات اصلی
- فروشنده — یک تأمینکننده یا فروشنده که از آنها میخرید
- سفارش خرید (PO) — سفارش شما برای یک فروشنده برای کالاها یا خدمات
- بل یا فاکتور — درخواست تأمینکننده برای پرداخت (آن را با سفارش و دریافتتان مطابقت میدهید)
- رسید کالا — تأیید اینکه اقلام رسیده و بررسیشدهاند
- بیلانس — چقدر به یک فروشنده بدهکار هستید (یا اگر بیشازحد پرداخت کردهاند به شما بدهکار هستند)
- قیمت تمامشد — قیمتی که برای هر مورد پرداخت کردید (متفاوت از قیمت فروش)
از کجا شروع کنید
برای دیدن فهرست تأمینکنندگانتان به مخاطبین → فروشندگان Open in Usystems بروید. اگر نیاز دارید کالا سفارش دهید، به سفارشهای خرید Open in Usystems بروید و بر سفارش خرید جدید کلیک کنید. از آنجا، فروشنده را انتخاب میکنید، اقلام را اضافه میکنید و ذخیره میکنید.
در روز اولتان، از مدیرتان بخواهید یک سفارش کامل را از PO تا رسید با شما طی کند. ببینید دکمهها کجا هستند و در هر مرحله چه اتفاقی میافتد. سپس با کمک آنها یکی را خودتان انجام دهید.
نکات
- از نامهای فروشنده سازگار استفاده کنید. اگر هربار نام فروشنده را متفاوت بنویسید، سیستم ممکن است آنها را بهعنوان تأمینکنندگان مختلف تعامل کند. از مدیرتان برای فهرست فروشندگان بپرسید.
- قبل از شروع بدانید چه میخرید. کدهای اقلام، مقادیر و قیمتهای مورد انتظار را از مدیرتان یا یک درخواست خریدی دریافت کنید.
- قبل از ذخیره مقادیر و تاریخهای تحویل را دوبار بررسی کنید. سفارش برای ۱۰۰۰ واحد به جای ۱۰۰ مهری است که برای تصحیح آن مهری بالا میرود.
- اگر در مورد قیمت یا آیتم نامشخص هستید، قبل از سفارش بپرسید. سفارشهای غلط برای لغو وقت میبرند و روابط تأمینکننده را آسیب میزند.
آیا این مطلب مفید بود؟