پذیرش: جریان کاری روزانه
ورود بیماران، نوبتها و جریان کلینیک از بازشدن تا بستهشدن را مدیریت کنید.
آنچه این جریان کاری انجام میدهد
روز یک پذیرش دور ورود بیماران، ثبت آنها، ورود آنها به نوبتها و نگهداشتن کلینیک بر روال میچرخد. این جریان کاری شما را از بازشدن کلینیک تا بستهشدن و با وظایف کلیدی در طول روز راهنمایی میکند.
قبل از شروع
- اجازاتی که لازم است: برای مشاهده/ایجاد بیماران و مدیریت نوبتها نیاز به اجازه دارید.
- دادههای آماده: بدانید امروز کدام بخشها و نوبتهای کلینیک فعال هستند و چقدر حجم بیمار مورد انتظار است (مدیرتان معمولاً شما را وقف میکند).
- دسترسی سیستم: به سیستمهای جهانی وارد شوید و صفحات بیماران و نوبتها را باز یا نشانیگذاری شده داشته باشید.
- تنظیم فیزیکی: کارت یا نشان شناسایی، فرم ثبتنام (اگر چاپشده)، فضای میز روشن و سلام دوستانه آماده.
مراحل
1. زود برسید و کلینیک را آماده کنید (۱۵ دقیقه قبل از بازشدن)
- سیستمهای جهانی را باز کنید و بررسی کنید نوبتها Open in Usystems برای دیدن کدامها امروز فعال هستند.
- برنامهی روز را بررسی کنید اگر موجود باشد (مثلاً "حجم بالا در OPD مورد انتظار است" یا "دکتر رشید مرخصی، فقط کلینیک عمومی امروز").
- میزتان را تمیز کنید، مطمئن شوید منطقهی انتظار تمیز است و آزمایش کنید که بتوانید بیماران را شنوید.
2. در زمان بازشدن، از اولین بیمار استقبال کنید هنگام ورود بیمار:
- بایستید، لبخند بزنید و دافعهی گرم کنید: "صبح بخیر، خوشآمدید به [نام کلینیک]. چطور میتونم کمک کنم؟"
- نامشان را بپرسید و اگر بیمار جدید یا برگشتهی قدیم است.
3. بررسی کنید که آیا بیمار در سیستم موجود است برای جستجوی در بیماران Open in Usystems:
- نام یا شمارهی تلفنشان را جستجو کنید.
- اگر پیدا شد، برای مشاهدهی سوابقشان کلیک کنید و جزئیات را تأیید کنید.
- اگر پیدا نشد، بیمار جدید هستند—به مرحلهی ۴ بروید.
4. ثبت بیمار جدید (اگر لازم است) برای بیماران Open in Usystems و بر بیمار جدید کلیک کنید:
- نام، سن و جنسیت را وارد کنید.
- شمارهی تلفن و آدرس را جمعآوری کنید.
- بپرسید: "آیا این اولین دیدار شما به کلینیک ما است؟" (کمک برای متن سابقهی پزشکی).
- بپرسید: "اگر اضطراری اتفاق بیفتد باید کی را تماس بگیریم؟" (تماس اضطراری).
- بر ذخیره کلیک کنید.
5. تأیید یا بروزرسانی اطلاعات بیمار چه جدید یا برگشته:
- تأیید کنید شمارهی تلفن صحیح است (اگر نیاز به تماس داشتیم).
- بپرسید: "آیا آدرستان از آخرین دیدار تغییر کردهاست؟" اگر بله، بهروز کنید.
- بپرسید: "آیا بیمهشدهاید؟ اگر بله، کدام شرکت؟" اطلاعات بیمه را بهروز کنید اگر موجود باشد (ممکن است مدیرتان این را انجام دهد یا شما).
6. دربارهٔ دلیل دیدار بپرسید با ادب بپرسید: "امروز چی شما را آورد؟" به پاسخشان گوش دهید. پاسخهای رایج:
- "بررسی عمومی" یا "پیگیری" — یادداشت کنید.
- "در پایتان درد دارم" یا "مشکل دندان" — منطقهی خاص را یادداشت کنید.
- "معاینهی منظم برای بیماری مزمنتان" — بیماری را یادداشت کنید.
این اطلاعات به هدایت آنها به دکتر یا بخش درست کمک میکند.
7. بیمار را به نوبت صحیح هدایت کنید برای نوبتها Open in Usystems:
- بر اساس دلیل دیدار، نوبت مناسب را انتخاب کنید (مثلاً OPD برای پزشکی عمومی، نوبت دندان برای مسائل دندانی).
- بر ورود یا اضافهکردن بیمار کلیک کنید (مدیرتان دقیق دکمه را به شما میگوید).
- سیستم موقعیت نوبت را نشان میدهد: "شما # ۵ در نوبت هستید. تخمین انتظار ۲۰ دقیقه است."
- بیمار را بهصورت شفاهی و، اگر ممکن باشد، رسید یا نشان با شمارهی نوبتشان را چاپ یا نشان دهید.
8. در طول روز، جریان بیمار را نظارت کنید بهطور دورهای نوبتها را بررسی کنید Open in Usystems:
- ببینید چند بیمار در هر نوبت و چقدر انتظار است.
- اگر نوبت بسیار طولانی است، مدیرتان را هشدار دهید (ممکن است لازم باشد خط دکتر دیگری را باز کنید یا برنامه را تنظیم کنید).
- اگر بیماری هنوز فراخوانده نشده و ناراضی بنظر میرسد، با ادب آنها را آرام کنید: "شما بعدی هستید، فقط چند دقیقه بیشتر."
9. سؤالات یا تغییرات پیگیری را رفع کنید اگر بیمار برگردد به میز:
- "شمارهی تلفنتان متفاوت است" — به بیماران Open in Usystems برای، آنها را پیدا کنید، بر ویرایش کلیک کنید و شمارهی تلفن را بهروز کنید. ذخیره کنید.
- "نیاز دارم تغییر زمان دهم" — از مدیرتان بپرسید (شما ممکن است صلاحیت رزرو نداشتید؛ آنها آن را انجام میدهند).
- "میتونم یک سؤال سریع از دکتر بپرسم؟" — با ادب بگویید دکتر در نوبت شما را خواهد دید و میتواند پاسخ دهد.
10. در انتهای روز، نوبتها را بسته کنید برای نوبتها Open in Usystems:
- بررسی کنید که آیا بیمار باقیماندهی هنوز در انتظار هستند (مدیرتان ممکن است بخواهد تضمین کند همه دیدهشدهاند یا برای فردا برنامهریزی شدهاند).
- بیماران را یادداشت کنید که قبل از دیدار رفتند (به مدیرتان گزارش دهید).
- نوبتها را برای روز بسته یا غیرفعال کنید.
اثر حسابداری / اداری
- سوابق بیمار به صورتحساب مرتبط هستند. اگر بیمار را با شمارهی تلفن یا آدرس غلط ثبت کنید، تماسهای پیگیری یا صورتحساب ناموفق خواهند بود.
- دادههای نوبت به کلینیک کمک میکند حجم و زمان انتظار را ردیابی کند. ورود دقیق به مدیرتان اجازه میدهد ببینید کدام سرویسها سختتر است.
- اطلاعات بیمه (اگر جمعآوریشده) برای پرداخت حیاتی است. اگر این را رد کنید یا اشتباه وارد کنید، کلینیک ممکن است جبرانشدن نشود.
نکات و اشتباهات رایج
- فقط یک بار بیمار جدید ایجاد کنید. اگر اتفاقاً مکررات ایجاد کنید، از مدیرتان برای ادغام یا حذف سوابق اضافی بخواهید. مکررات سردرگمی در صورتحساب و سابقهی پزشکی را باعث میشود.
- نامها را با دقت بنویسید. بیماری بهنام "احمد" با "احمد" متفاوت است. اگر مطمئن نیستید از بیمار بخواهید نامشان را بنویسند.
- اگر نوبت بسیار طولانی است یا بیماران ناراضی هستند، آرام بمانید و مدیرتان را فوری مطلع کنید. چیزی را وعده ندهید که نمیتواند کنترل کنید ("انتظار ۵ دقیقه خواهد بود")—فقط صادق و آرامکنندگی باشید.
- اطلاعات محرمانه را خصوصی نگه دارید. با دیگران در منطقهی انتظار دربارهی حالت بیمار صحبت نکنید. همیشه آرام صحبت کنید.
- اگر در مورد چیزی نامشخص هستید، از مدیرتان بپرسید. بهتر است بپرسید تا حدس بزنید و اشتباه کنید. مدیرتان برای پشتیبانی شما آنجاست.
آیا این مطلب مفید بود؟