نماینده فروش: جریان کاری روزانه

آنچه این جریان کاری انجام می‌دهد

روز یک نماینده فروش دور ایجاد فاکتورها، ردیابی پرداخت‌های مشتریان و اطمینان از دقت و ثبت کل فروش روزانه می‌چرخد. این جریان کاری شما را از طریق اقدامات معمول از صبح تا بسته‌شدن راهنمایی می‌کند.

قبل از شروع

• اجازاتی که لازم است: شما برای ایجاد فاکتورها و مشاهده‌ی حساب‌های مشتری نیاز به اجازه دارید.
• دسترسی مورد نیاز: به سیستم‌های جهانی وارد شوید و به بخش‌های فاکتورها و مخاطبین بروید.
• داده‌های آماده: بدانید امروز چه محصولات/خدماتی را می‌فروشید و قیمت‌های آنها چقدر است (مدیر‌تان معمولاً آنها را تأیید می‌کند).
• هدف یا یادداشت فروش روزانه: اگر مدیر‌تان هدف فروش یا تخفیف‌های خاص برای امروز به شما می‌دهد، آنها را یادداشت کنید.

مراحل

1. روز‌تان را با مرور فهرست مشتریان امروز شروع کنید برای مرور مشتریان‌تان و یادداشت هرکسی که انتظار دارید امروز ملاقات کنید یا از آن بشنوید، به مخاطبین → مشتریان Open in Usystems بروید. تمام مشتریانی را یادداشت کنید که بیلانس معوق داشتند (مدیر‌تان ممکن است بخواهد اول جمع‌آوری کنید).

2. اولین فاکتور روز را ایجاد کنید به فاکتورها Open in Usystems بروید و بر فاکتور جدید کلیک کنید.

• مشتری را از منوی بازشونده انتخاب کنید.
• اقلامی را که آنها خریدند اضافه کنید: بر فیلد اقلام/محصولات کلیک کنید، هر محصول را انتخاب کنید و مقدار را وارد کنید.
• قیمت واحد، هر مالیه خودکار و تخفیف‌ها (اگر قابل اجرا باشد) را بررسی کنید.
• سیستم همه چیز را خودکار محاسبه می‌کند.
• بر ذخیره کلیک کنید.

3. پرداخت دریافت‌شده (در صورت نقدی) را ثبت کنید اگر مشتری فوری نقده پرداخت کرد، فاکتور بیلانسی نشان می‌دهد. اگر شما نقده دریافت کردید، از مدیر‌تان بپرسید چگونه آن پرداخت را در سیستم ثبت کنید (این معمولاً در بخش پرداخت‌ها یا به‌عنوان علامت‌گذاری روی فاکتور انجام می‌شود). در همان روز ثبت کنید.

4. تمام روز به ایجاد فاکتورها ادامه دهید مرحله‌ی ۲ را برای هر مشتری یا هر فروش تکرار کنید. یک فاکتور برای هر فروش ایجاد کنید (یا برای هر تراکنش مشتری، بسته‌ به فرایند شرکت‌تان—از مدیر‌تان بپرسید).

5. در نیمه‌روز، کل متراکم‌تان را بررسی کنید برای یافتن راپور فروش روزانه به راپور‌ها Open in Usystems بروید یا برای دیدن تعداد و کل فاکتورهای امروز به فاکتورها Open in Usystems بروید. این کمک می‌کند شما تأیید کنید که با انتظارات روند خوبی دارید.

6. سؤالات بیلانس مشتری را رفع کنید اگر مشتری بپرسد «من چقدر بدهکار هستم؟»، به مخاطبین → مشتریان Open in Usystems بروید، نام‌شان را پیدا کنید و برای دیدن خلاصه‌ی بیلانس‌شان کلیک کنید. این مقدار مدهون، فاکتورهای اخیر و پرداخت‌ها را نشان می‌دهد.

7. قبل از بیرون رفتن، ورودی‌های امروز را بررسی کنید برای مرور ورودی‌های امروز به فاکتورها Open in Usystems بروید، بر تاریخ امروز صافی یا مرتب کنید و برای دیدن هرگونه تایپو یا اقلام گم‌شده را در میان بروید. اگر خطایی دیدید، از مدیر‌تان بپرسید آیا باید آن را ویرایش کنید یا آن را برای اصلاح فردا یادداشت کنید.

اثر حسابداری

هر فاکتوری که شما ایجاد می‌کنید بلافاصله:

• بدهکاری حساب‌های دریافتنی (پولی که مشتریان به شما بدهکار هستند)
• بستانکاری درآمد فروش (درآمد شما برای روز)
• تأثیر موجودی (اگر قابل اجرا باشد—محصولات از موجودی کاهش می‌یابند)
• اعمال مالیه (اگر پیکربندی‌شده باشد—بدهی مالیه افزایش می‌یابد)

این ورودی‌ها به راپور‌های مالی روزانه و دفتر کل شرکت‌تان می‌روند. فاکتوری با مشتری یا محصول غلط تا اصلاح‌شدن راپور‌ها را اریب می‌کند.

نکات و اشتباهات رایج

• ذخیره‌کنید وقتی می‌روید، نه در انتهای روز. اگر سیستم خراب شود یا اینترنت‌تان قطع شود، فاکتورهای ذخیره‌نشده را از دست می‌دهید. هر کدام را ذخیره کنید.
• اگر مشتری نظر خود را در مورد مقدار یا محصول تغییر دهد، فاکتور را قبل از ذخیره کردن ویرایش کنید. بعد از ذخیره، ویرایش سخت‌تر است—از مدیر‌تان بپرسید.
• قیمت را حدس نزنید. اگر قیمت فروش نامشخص است، قبل از ایجاد فاکتور از مدیر‌تان بپرسید یا فهرست قیمت را بررسی کنید. قیمت غلط برای تصحیح بعدی سخت‌تر است.
• اگر مشتری امروز نمی‌خرد، فاکتور ایجاد نکنید. یک فاکتور خالی یا موقتی می‌تواند حسابداری را گیج کند. فقط تماس را یادداشت کنید و فردا پیگیری کنید.