ثبت پیشپرداختهای مشتری
پذیرش و ثبت پولی که مشتری پیش از صدور فاکتور پرداخت کرده است.
پیشپرداخت (یا پیشدریافت) پولی است که مشتری پیش از تحویل کالا یا خدمات پرداخت میکند. ثبت پیشپرداخت یک بیلانس در حساب مشتری ایجاد میکند که میتواند بعداً برای تصفیه فاکتورها استفاده شود.
قبل از شروع
- مشتری باید در بخش مخاطبین موجود باشد. اگر ندارید، ابتدا مشتری را ایجاد کنید.
- برای ثبت پرداختها باید صلاحیت داشته باشید. اگر نمیتوانید صفحه پرداختها را دسترسی داشته باشید، از مدیر سیستم خود کمک بخواهید.
- مقدار پیشپرداخت و اسعار (اگر حساب مشتری چند ارزی است) را بدانید.
- حسابی را انتخاب کنید که پیشپرداخت به آن ثبت شود (معمولاً حساب بانکی یا نقد است).
مراحل
-
به پرداختها → پرداخت جدید بروید
باز کردن در یوسیستمز -
نوع پرداخت: پیشپرداخت را انتخاب کنید.
-
در فیلد مخاطب، نام مشتری را انتخاب کنید.
-
مقدار دریافتشده را وارد کنید.
-
اسعار را انتخاب کنید (اگر قابلاعمال است؛ بهطور پیشفرض اسعار ترجیحی مشتری است).
-
حساب را برای دریافت پیشپرداخت انتخاب کنید (این طرف بدهکار پرداخت را ثبت میکند).
-
اگر لزوم است یادداشت اضافه کنید (مثلاً: "سپرده برای سفارش #123").
-
روی ذخیره کلیک کنید.
اکنون پیشپرداخت در شیت بیلانس مشتری ظاهر میشود. هنگام صدور فاکتور برای آن مشتری، میتوانید پیشپرداخت را برای تصفیه بخشی یا تمام مقدار فاکتور اعمال کنید.
تأثیر بر حسابداری
هنگام ثبت پیشپرداخت:
- حساب دریافتکننده (معمولاً نقد یا حساب بانکی) بدهکار میشود (پول دریافتی).
- حساب بدهی پیشپرداخت مشتری بستانکار میشود (اعتباری که قرار است برگردانده شود).
هنگام اعمال بعدی پیشپرداخت به یک فاکتور، حساب بدهی بدهکار میشود و طلب فاکتور بستانکار میشود، پیشپرداخت تصفیه میشود.
نکات و اشتباهات رایج
- پیشپرداختها را بهتفکیک اسعار نگهدارید: اگر مشتری بهاسعار مختلف پرداخت کند، هر یک را بهطور جداگانه ثبت کنید تا سیستم نرخ تبادل را صحیح ثبت کند.
- حساب اختصاصی برای پیشپرداخت استفاده کنید: در چارت حسابات خود، حساب خاصی مثل "پیشپرداختهای مشتریان" ایجاد کنید تا تطابقیافتگی سادهتر شود.
- قبل از تخصیص، بیلانس را بررسی کنید: در صفحه تماس مشتری، قبل از اعمال پیشپرداخت به فاکتور، بیلانس را با سوابق خود تطابق دهید.
- فقط پول دریافتشده را ثبت کنید: پیشپرداخت را تنها زمانی ثبت کنید که پرداخت مشتری به حساب بانکیتان رسیده باشد. واریزیهای درانتظار نباید هنوز ثبت شوند.
آیا این مطلب مفید بود؟