پرداخت اسناد از اعتبار موجود (تخصیص بیلانس)
اعمال اعتبار پیشپرداخت یا پرداخت قبلی یک مخاطب برای تصفیه فاکتورها و بلهای جدید.
تخصیص بیلانس اعتبار موجود یک مخاطب (از پیشپرداخت یا پیشپرداخت بیشتر) را برای فاکتور یا بل جدید اعمال میکند. این مقدار بدهی مخاطب را بدون نیاز به پرداخت نقدی جدید کاهش میدهد.
قبل از شروع
- مخاطب باید دارای اعتبار موجود باشد. بیلانس آن را در صفحه مخاطبین بررسی کنید.
- در حال ایجاد یا بررسی فاکتور (برای مشتریان) یا بل (برای فروشندگان) هستید.
- برای ایجاد یا ویرایش اسناد باید صلاحیت داشته باشید. از مدیر سیستم خود بخواهید اگر نمیتوانید فرم سند را دسترسی داشته باشید.
- اسعار را تأیید کنید: اگر اعتبار بهاسعار متفاوتی را اعمال میکنید، نرخ تبادل را یادداشت کنید.
مراحل
برای فاکتور (اعتبار مشتری)
-
به فاکتورها → فاکتور جدید بروید یا فاکتور موجود را برای ویرایش باز کنید.
باز کردن در یوسیستمز -
جزئیات فاکتور را پر کنید: مخاطب، کالاها، مقادیر و مالیه.
-
تا بخش تخصیص بیلانس بروید (معمولاً زیر خطوط کالا).
-
روی تخصیص اضافه کنید یا + بیلانس را اعمال کنید کلیک کنید.
-
در ردیف تخصیص:
- مخاطب قبلاً پر است (مخاطب فاکتور).
- بیلانس موجود اعتبار فعلی مشتری را نشان میدهد.
- چقدر اعمال کنید را انتخاب کنید (تمام یا بخشی).
- اسعار و مقدار اعمال را تأیید کنید.
-
روی اعمال یا تأیید کلیک کنید تا تخصیص اضافه شود.
-
کل فاکتور را بررسی کنید: باید اکنون تخصیص اعمالشده را بهعنوان کسری منعکس کند.
-
روی ذخیره کلیک کنید تا فاکتور کامل شود.
برای بل (اعتبار فروشنده)
-
به بلها → بل جدید بروید یا بل موجود را باز کنید.
باز کردن در یوسیستمز -
جزئیات بل را پر کنید: فروشنده، کالاها، مقادیر و مالیه.
-
تا بخش تخصیص بیلانس بروید.
-
روی تخصیص اضافه کنید یا + بیلانس را اعمال کنید کلیک کنید.
-
در ردیف تخصیص:
- مخاطب قبلپر است (فروشنده بل).
- بیلانس موجود اعتبار شما نزد فروشنده را نشان میدهد.
- مقدار اعمال را انتخاب کنید.
- اسعار و مقدار را تأیید کنید.
-
روی اعمال یا تأیید کلیک کنید تا تخصیص اضافه شود.
-
کل بل را بررسی کنید: باید توسط مقدار اعمالشده کاهش یابد.
-
روی ذخیره کلیک کنید تا بل کامل شود.
تأثیر بر حسابداری
هنگام اعمال بیلانس به فاکتور یا بل:
- حساب بدهی یا دارایی بیلانس مخاطب بدهکار میشود (بیلانس استفادهشده).
- طلب (برای فاکتورها) یا بدهی (برای بلها) بستانکار میشود (مقدار کاهشیافته).
این دو حساب را مخالصه میکند، تصفیه را بدون نیاز به ورودی پرداخت جداگانه ثبت میکند.
نکات و اشتباهات رایج
- فقط بیلانس موجود را اعمال کنید: قبل از ایجاد تخصیص، صفحه بیلانس مخاطب را بررسی کنید تا تأیید کنید دارای اعتبار است.
- برای انعطافپذیری، تخصیص بخشی استفاده کنید: اگر بیلانس بزرگتر از کل سند است، فقط مقدار لازم را اعمال کنید و بقیه را برای استفاده آینده نگهدارید.
- نرخ تبادل را مراقب باشید: اگر بیلانس بهاسعار متفاوتی است، سیستم نرخ جاری را اعمال میکند؛ صحیح بودن آن را تأیید کنید.
- برگردانی ساده نیست: پس از ذخیره، تخصیصهای بیلانس به سند مرتبط هستند. برای برگرداندن، ممکن است بخش حذف و دوباره سند را ایجاد کنید یا از مدیر سیستم کمک بخواهید.
آیا این مطلب مفید بود؟