سوالات متداول: مشکلات بیلانس
پاسخهای سریع به سؤالات متداول درباره بیلانسهای مشتری، فروشنده و حساب.
س: چرا بیلانس مشتری من با مجموع فاکتورهای پرداختنشده مطابقت ندارد؟
پ: بیلانس مشتری فقط از فاکتورهای پرداختنشده نیست. ممکن است شامل این موارد نیز باشد:
- پرداختهای درخواستی که مشتری انجام داده اما هنوز به فاکتورها نسبت نداده است.
- یادداشتهای اعتباری یا بازپرداختهای صادرشده برای مشتری.
- پیشپرداختها یا پیشپرداختهای نسبتدادهنشده.
- اختلافات ناشی از تبدیل اسعار اگر کشور مشتری متفاوت از سعر خانگی شما باشد.
پروفیل مشتری را باز کنید تا جزئیات تفصیلی آنچه بیلانس را تشکیل میدهد را ببینید. بخشهای فاکتورها، پرداختها و اعتبار را جداگانه بررسی کنید.
س: آیا بیلانس میتواند منفی باشد؟
پ: بلی. بیلانس منفی مشتری بدان معنی است که مشتری بیش از حد پرداخت کرده است - آنها بیشتر پولی نسبت به آنچه مدیون هستند به شما دادهاند. این اعتبار در حساب آنها را ایجاد میکند که میتوانید برای پرداخت فاکتورهای آینده استفاده کنید.
بیلانس منفی فروشنده بدان معنی است که شما فروشنده را بیش از حد پرداخت کردهاید - شما مدیون بازپرداخت یا اعتبار به آنها هستید. این اعتبار حسابهای پرداختنی شما را کاهش میدهد.
برای استفاده از بیلانس منفی مشتری (اعتبار)، هنگام ایجاد فاکتور جدید آنرا نسبت دهید. برای تسویه بیلانس منفی فروشنده، به آنها بازپرداخت صادر کنید یا برای دریافت بل منتظر بمانید که میتوانید علیه آن اعمال کنید.
س: وقتی فاکتور یا بل را حذف میکنم چه اتفاقی برای بیلانس میافتد؟
پ: هنگامیکه سند را حذف میکنید، بیلانس بلافاصله بهروزرسانی میشود:
- مشتری: اگر فاکتور پرداختنشدهای را حذف کنید، بیلانس مشتری به مبلغ آن فاکتور کاهش مییابد.
- فروشنده: اگر بل پرداختنشدهای را حذف کنید، بیلانس فروشنده به مبلغ آن بل کاهش مییابد.
اسناد حذفشده نمیتوانند بازیابی شوند. اگر چیزی را بهطور اشتباه حذف کردید، از مدیر سیستم بپرسید آیا پشتیبانی میتواند بازیابی شود یا سند را بهصورت دستی دوباره ایجاد کنید.
س: چرا بیلانس زمانی تغییر میکند که من هیچ تراکنش جدیدی ثبت نمیکنم؟
پ: بیلانس میتواند به دلایل زیر تغییر کند:
- نوسان نرخ تبادله. اگر مشتری یا فروشنده تراکنشهایی در اسعار متفاوت از سعر خانگی شما داشته باشند، بیلانس نمایشدادهشده در سعر خانگی شما ممکن است با تغییرات نرخ تبادله تغییر کند. بیلانس در اسعار اصلی آنها ثابت میماند.
- تنظیم حسابداری. کاربری با صلاحیات مدیریت ممکن است ورود تنظیمی را انجام داده باشد که بر بیلانس تأثیر گذاشته باشد.
- هماهنگی دادهها. اگر صفحه را از دو دستگاه یا پنجره متفاوت مشاهده میکنید، تغییرات انجامشده در یکی ممکن است بلافاصله در دیگری ظاهر نشود. صفحه را تازه کنید تا آخرین بیلانس را ببینید.
س: چگونه میدانم که پرداخت بهدرستی ثبت شده است؟
پ: پس از ثبت پرداخت، این موارد را بررسی کنید:
- بیلانس مشتری یا فروشنده به مبلغ پرداخت کاهش یافته است.
- پرداخت در قسمت پرداختها مخاطب فهرستشده است.
- اگر پرداخت را به فاکتورها یا بلهای خاصی نسبت دادید، آن اسناد اکنون پرداخت اعمالشده را نشان میدهند.
- در راپور تراکنشها، میتوانید درخواست (پول ورودی/خروجی) و درخواست اعتباری (کاهش بیلانس) را ببینید.
اگر هر یک از این موارد مطابقت ندارد، پرداخت ممکن است بهدرستی ذخیره نشده باشد. با مدیر سیستم تماس بگیرید.
س: تفاوت بین "پیشپرداخت" و "بیلانس" چیست؟
پ:
- بیلانس: مبلغ کل که مشتری به شما مدیون است (یا شما به فروشنده مدیون هستید). این مجموع تمام فاکتورهای پرداختنشده، یادداشتهای اعتباری و پرداختهای نسبتدادهنشده است.
- پیشپرداخت (یا پرداخت پیشین): پولی که مشتری پیش از صدور فاکتور به شما پرداخت کرده یا پولی که شما پیش از دریافت بل به فروشنده پرداخت کردهاید. پیشپرداخت نوعی بیلانس است، اما هنوز به فاکتور یا بل خاصی نسبت نداده نشده است.
هنگامیکه فاکتور ایجاد میکنید و پیشپرداخت را به آن نسبت میدهید، پیشپرداخت بخشی از پرداخت فاکتور میشود. بیلانس بر این اساس کاهش مییابد.
س: آیا میتوانم بخشی از پیشپرداخت را به فاکتور نسبت دهم؟
پ: بلی. هنگامیکه فاکتور ایجاد یا ویرایش میکنید، میتوانید انتخاب کنید چه مقدار از پیشپرداخت موجود را نسبت دهید. اگر فقط بخشی از پیشپرداخت را نسبت دهید، بیلانس باقیمانده بهعنوان اعتبار برای فاکتورهای آینده در حساب مشتری باقی میماند.
س: چرا نمیتوانم پیشپرداخت را نسبت دهم اگر هم پیشپرداخت و هم فاکتور به همان اسعار باشند؟
پ: حتی با همان اسعار، پیشپرداخت ممکن است برای نسبت دسترسنیافتنی باشد اگر:
- قبلاً به فاکتور دیگری نسبت داده شده است.
- بهعنوان لغوشده یا معکوس علامتگذاری شده است.
- ریکورد مخاطب غیرفعال است.
- مشکل سیستمی وجود دارد (سعی کنید صفحه را تازه کنید).
پروفیل مخاطب را باز کنید تا وضعیت پیشپرداخت را بررسی کنید. اگر نمایش داده نمیشود، به مقاله عیبیابی "پیشپرداخت برای تخصیص در دسترس نیست" مراجعه کنید.
س: اگر مشتری ادعا کند فاکتور را پرداخت کرده اما من آن را پرداختنشده میبینم؟
پ: این موارد را بررسی کنید:
- ریکوردهای پرداخت: به پروفیل مشتری بروید و قسمت پرداختها را ببینید. آیا پرداخت آنها فهرستشده است؟ اگر بلی، آیا به این فاکتور نسبت داده شده است؟
- روش پرداخت: آیا بهصورت نقد، چک یا انتقال بانکی پرداخت کردند؟ مطمئن شوید که پرداخت را در سیستم ثبت کردید. پرداختی که خارج از سیستم انجام شود وضعیت فاکتور را بهروزرسانی نخواهد کرد.
- وضعیت فاکتور: فاکتور را باز کنید. آیا پرداختشده، تاحدودی پرداختشده یا پرداختنشده را نشان میدهد؟ اگر پرداختشده را نشان میدهد اما آنرا در لیست پرداختنشده میبینید، صفحه را تازه کنید.
- زمانبندی: اگر آنها بهتازگی پرداخت کردند (امروز یا دیروز)، ممکن است تاخیری وجود داشته باشد قبل از اینکه پرداخت ثبت شود و وضعیت فاکتور بهروزرسانی شود.
اگر پرداخت ثبت شده است اما فاکتور هنوز پرداختنشده نشان میدهد، از مدیر سیستم بپرسید تا ریکورد تراکنش را بررسی کند.
س: چگونه بیلانس را تصحیح کنم اگر مقدار کمی اختلاف داشته باشد؟
پ: برای اینکه بیلانس با مبلغ مطابقت داشته باشد، ریکوردها را بهصورت دستی حذف یا تنظیم نکنید. درعوض:
- مبلغ گمشده یا اضافی را شناسایی کنید.
- ریکوردهای پرداخت را بررسی کنید تا ببینید آیا پرداخت یا بازپرداخت گمشده، نسبتدادهنشده یا دو بار ثبت شده است.
- از راپور تراکنشها استفاده کنید تا تمام درخواست و درخواستهای اعتباری را ببینید و اختلاف را پیدا کنید.
- پس از شناسایی علت، مشکل ریشه را حل کنید (پرداخت را دوباره نسبت دهید، تکرار را معکوس کنید، و غیره).
- بیلانس سپس صحیح خواهد بود.
اگر پس از بررسی دقیق نمیتوانید علت را پیدا کنید، از مدیر سیستم بپرسید تا حساب را حسابرسی کند.
آیا این مطلب مفید بود؟