بیلانس مشتری درست معلوم نمی‌شود

بیلانس مشتری همیشه باید برابر با جمع کل فاکتورهای پرداخت‌نشده و پرداخت‌های درخواستی باشد که مشتری به شما کرده است. اگر بیلانس نمایش‌داده‌شده درست نیست، از این مراحل برای شناسایی و رفع مشکل استفاده کنید.

علامت

بیلانس مشتری نمایش‌داده‌شده در سیستم با آنچه انتظار دارید مطابقت ندارد. برای مثال:

• بیلانس نشان می‌دهد آن‌ها پول مدیون هستند در حالی‌که تمام فاکتورهایشان به‌عنوان پرداخت‌شده نشان‌داده شده‌اند.
• بیلانس بیشتر یا کمتر از آنچه باید باشد است.
• بیلانس دیروز درست بود اما بدون توضیح تغییر یافته است.

علل احتمالی (مرتب‌شده بر اساس احتمال)

1. فاکتور حذف شد یا وضعیت آن تغییر یافت. هنگامی‌که فاکتور لغو شود یا معکوس شود، مبلغ آن از بیلانس کم می‌شود. لیست فاکتورهای مشتری را بررسی کنید تا مطمئن شوید تمام فاکتورها هنوز هستند و وضعیت درستی دارند.

2. پرداخت به این مشتری نسبت‌داده نشده است. اگر کسی پرداختی را ثبت کرده باشد اما مشتری اشتباه یا خالی انتخاب کرده باشد، بیلانس این مشتری کاهش نخواهد یافت. لیست پرداخت‌ها را بررسی کنید تا ببینید آیا پرداخت‌های نسبت‌داده‌نشده یا پرداخت‌های نسبت‌داده‌شده به مشتری اشتباه وجود دارد.

3. پرداخت معکوس یا حذف شد. اگر پرداختی لغو شود، بیلانس مشتری به آنچه قبل از آن پرداخت بود برمی‌گردد.

4. تغییرات نرخ تبادله بر بیلانس تأثیر گذاشت. اگر مشتری فاکتورها یا پرداخت‌هایی در اسعار متفاوت از پیش‌فرض شما داشته باشد، تغییرات نرخ تبادله می‌تواند باعث شود بیلانس متفاوت به نظر برسد. بیلانس‌ها همیشه در اسعار کشور مشتری نمایش داده می‌شوند، نه سعر خانگی شما.

5. خطای ورود داده یا تکراری. بندرت، یک فاکتور یا پرداخت ممکن است دو بار ثبت شود یا مبلغ ممکن است به‌طور نادرست وارد شود.

رفع هر علت

مشکل وضعیت فاکتور:

1. به مخاطبین → مشتریان بروید Open in Usystems

2. نام مشتری را کلیک کنید تا پروفیل آن‌ها باز شود.

3. به قسمت فاکتورها پایین‌تر بروید و تأیید کنید که تمام فاکتورها موجود هستند و وضعیت درستی دارند (پرداخت‌نشده، تا‌حدودی پرداخت‌شده، یا پرداخت‌شده).

4. اگر فاکتور گمشده است، از فیلتر تاریخ استفاده کنید تا فاکتورهای آن دوره را جستجو کنید. اگر آن‌را پیدا کردید، بررسی کنید آیا لغو شده یا خطای دیگری وجود دارد.

5. اگر وضعیت فاکتور غلط است، آن‌را باز کنید و سابقه پرداخت آن را بررسی کنید یا با مدیر سیستم تماس بگیرید.

پرداخت نسبت‌داده‌نشده یا مسیردار:ی اشتباه:

1. به پرداخت‌ها بروید Open in Usystems

2. برای هر پرداخت‌های نسبت‌داده‌نشده (بدون مشتری یا فاکتور) بررسی کنید. اینها پول شرکت را افزایش می‌دهند اما بیلانس مشتری را کاهش نمی‌دهند.

3. اگر پرداخت نسبت‌داده‌نشده‌ای را می‌بینید که متعلق به این مشتری است، آن‌را باز کنید و ویرایش را کلیک کنید. مشتری و/یا فاکتورهای صحیح را نسبت دهید.

4. لیست پرداخت‌ها را برای هرچیزی با نام مشتری اشتباه بررسی کنید. اگر پیدا شد، آن‌ها را ویرایش کنید تا مشتری را تصحیح کنید.

5. بعد از اینکه مشتری یا فاکتورهای پرداخت را درست کنید، آن‌را ذخیره کنید. بیلانس بلافاصله به‌روزرسانی می‌شود.

پرداخت معکوس‌شده یا حذف‌شده:

1. به پرداخت‌ها بروید Open in Usystems

2. بر اساس نام مشتری فیلتر کنید و برای هر پرداختی که لغو‌شده یا معکوس علامت‌گذاری شده است بررسی کنید.

3. اگر یکی را می‌بینید که نباید معکوس شده باشد، روی آن کلیک کنید و سابقه یا توضیحات را بررسی کنید. اگر به‌طور اشتباه لغو شد، از مدیر سیستم بپرسید تا آن‌را بازیابی کند یا پرداختی جدید با همان مبلغ ایجاد کند.

مشکل اسعار یا نرخ تبادله:

1. به مخاطبین → مشتریان بروید Open in Usystems

2. پروفیل مشتری را باز کنید و به قسمت کشور یا اسعار نگاه کنید. تأیید کنید که با اسعار استفاده‌شده در فاکتورهایشان مطابقت دارد.

3. اگر بیلانس به‌صورت اسعار متفاوت از سعر خانگی شما نمایش داده می‌شود، نرخ تبادله جاری را بررسی کنید. بیلانس نمایش‌داده‌شده در سیستم همیشه دقیق است؛ تفاوتی که می‌بینید ممکن است از نرخ تبادله در تاریخ پرداخت باشد.

4. اگر کشور مشتری غلط است، آن‌را ویرایش کنید. بیلانس دوباره محاسبه خواهد شد.

ورود تکراری یا غلط:

1. به مخاطبین → مشتریان بروید و مشتری را باز کنید.

2. قسمت‌های فاکتورها و پرداخت‌ها را برای هر تکرار دقیق (همان تاریخ، همان مبلغ، همان شرح) بررسی کنید.

3. اگر فاکتور تکراری را پیدا کردید، از مدیر سیستم بپرسید تا آن‌را حذف کند.

4. اگر پرداخت تکراری را پیدا کردید، آن‌را ویرایش کنید تا مبلغ را به صفر تغییر دهید یا آن‌را حذف کنید.

5. به راپور تراکنش‌ها بروید تا اثر دفتر کل عمومی را ببینید و تصحیح را تأیید کنید.

زمان تماس با پشتیبانی

با مدیر سیستم یا پشتیبانی تماس بگیرید اگر:

• بیلانس پس از بررسی تمام فاکتورها و پرداخت‌ها هنوز غلط است.
• داده‌های متضاد می‌بینید (فاکتوری که به‌عنوان پرداخت‌شده نشان داده می‌شود اما بیلانس هنوز مدیون است).
• فاکتور حذف‌شده نمی‌تواند بازیابی شود.
• نیاز به حسابرسی بیلانس از چند ماه پیش دارید.