بیلانس فروشنده درست معلوم نمی‌شود

بیلانس فروشنده همیشه باید برابر با جمع کل بل‌های پرداخت‌نشده و پرداخت‌های انجام‌شدهٔ شما به آن‌ها باشد. اگر بیلانس نمایش‌داده‌شده درست نیست، از این مراحل برای شناسایی و رفع مشکل استفاده کنید.

علامت

بیلانس فروشنده نمایش‌داده‌شده در سیستم با آنچه انتظار دارید مطابقت ندارد. برای مثال:

• بیلانس نشان می‌دهد شما پول مدیون هستید در حالی‌که تمام بل‌ها به‌عنوان پرداخت‌شده نشان‌داده شده‌اند.
• بیلانس بیشتر یا کمتر از آنچه باید باشد است.
• بیلانس دیروز درست بود اما بدون توضیح تغییر یافته است.
• صورت‌حساب فروشنده با بیلانس در سیستم مطابقت ندارد.

علل احتمالی (مرتب‌شده بر اساس احتمال)

1. بل حذف شد یا وضعیت آن تغییر یافت. هنگامی‌که بل لغو شود یا معکوس شود، مبلغ آن از بیلانس کم می‌شود. لیست بل‌های فروشنده را بررسی کنید تا مطمئن شوید تمام بل‌ها هنوز هستند و وضعیت درستی دارند.

2. پرداخت به این فروشنده نسبت‌داده نشده است. اگر کسی پرداختی را ثبت کرده باشد اما فروشنده اشتباه یا خالی انتخاب کرده باشد، بیلانس این فروشنده کاهش نخواهد یافت. لیست پرداخت‌ها را بررسی کنید تا ببینید آیا پرداخت‌های نسبت‌داده‌نشده یا پرداخت‌های نسبت‌داده‌شده به فروشنده اشتباه وجود دارد.

3. پرداخت معکوس یا حذف شد. اگر پرداختی به فروشنده لغو شود، بیلانس فروشنده به آنچه قبل از آن پرداخت بود برمی‌گردد.

4. تغییرات نرخ تبادله بر بیلانس تأثیر گذاشت. اگر فروشنده بل‌ها یا پرداخت‌هایی در اسعار متفاوت از پیش‌فرض شما داشته باشد، تغییرات نرخ تبادله می‌تواند باعث شود بیلانس متفاوت به نظر برسد. بیلانس‌ها همیشه در اسعار کشور فروشنده نمایش داده می‌شوند، نه سعر خانگی شما.

5. بل تا‌حدودی پرداخت شد اما پرداخت نسبت‌داده نشد. اگر بخشی از بل را پرداخت کردید اما پرداخت را به آن نسبت ندادید، سیستم تمام مبلغ بل اصلی را مدیون نشان می‌دهد. پرداخت به جای آن به‌عنوان اعتباری برای فروشنده باقی می‌ماند.

6. خطای ورود داده یا تکراری. بندرت، یک بل یا پرداخت ممکن است دو بار ثبت شود یا مبلغ ممکن است به‌طور نادرست وارد شود.

رفع هر علت

مشکل وضعیت بل:

1. به مخاطبین → فروشندگان بروید Open in Usystems

2. نام فروشنده را کلیک کنید تا پروفیل آن‌ها باز شود.

3. به قسمت بل‌ها پایین‌تر بروید و تأیید کنید که تمام بل‌ها موجود هستند و وضعیت درستی دارند (پرداخت‌نشده، تا‌حدودی پرداخت‌شده، یا پرداخت‌شده).

4. اگر بل گمشده است، از فیلتر تاریخ استفاده کنید تا بل‌های آن دوره را جستجو کنید. اگر آن‌را پیدا کردید، بررسی کنید آیا لغو شده یا خطای دیگری وجود دارد.

5. اگر وضعیت بل غلط است، آن‌را باز کنید و سابقه پرداخت آن را بررسی کنید یا با مدیر سیستم تماس بگیرید.

پرداخت نسبت‌داده‌نشده یا مسیردار:ی اشتباه:

1. به پرداخت‌ها → پرداخت به فروشندگان بروید Open in Usystems

2. برای هر پرداخت‌های نسبت‌داده‌نشده (بدون فروشنده یا بل) بررسی کنید. اینها پول شرکت را کاهش می‌دهند اما بیلانس فروشنده را کاهش نمی‌دهند.

3. اگر پرداخت نسبت‌داده‌نشده‌ای را می‌بینید که متعلق به این فروشنده است، آن‌را باز کنید و ویرایش را کلیک کنید. فروشنده و/یا بل‌های صحیح را نسبت دهید.

4. لیست پرداخت‌ها را برای هرچیزی با نام فروشنده اشتباه بررسی کنید. اگر پیدا شد، آن‌ها را ویرایش کنید تا فروشنده را تصحیح کنید.

5. بعد از اینکه فروشنده یا بل‌های پرداخت را درست کنید، آن‌را ذخیره کنید. بیلانس بلافاصله به‌روزرسانی می‌شود.

پرداخت معکوس‌شده یا حذف‌شده:

1. به پرداخت‌ها → پرداخت به فروشندگان بروید Open in Usystems

2. بر اساس نام فروشنده فیلتر کنید و برای هر پرداختی که لغو‌شده یا معکوس علامت‌گذاری شده است بررسی کنید.

3. اگر یکی را می‌بینید که نباید معکوس شده باشد، روی آن کلیک کنید و سابقه یا توضیحات را بررسی کنید. اگر به‌طور اشتباه لغو شد، از مدیر سیستم بپرسید تا آن‌را بازیابی کند یا پرداختی جدید با همان مبلغ ایجاد کند.

مشکل اسعار یا نرخ تبادله:

1. به مخاطبین → فروشندگان بروید Open in Usystems

2. پروفیل فروشنده را باز کنید و به قسمت کشور یا اسعار نگاه کنید. تأیید کنید که با اسعار استفاده‌شده در بل‌های آن‌ها مطابقت دارد.

3. اگر بیلانس به‌صورت اسعار متفاوت از سعر خانگی شما نمایش داده می‌شود، نرخ تبادله جاری را بررسی کنید. بیلانس نمایش‌داده‌شده در سیستم همیشه دقیق است؛ تفاوتی که می‌بینید ممکن است از نرخ تبادله در تاریخ پرداخت باشد.

4. اگر کشور فروشنده غلط است، آن‌را ویرایش کنید. بیلانس دوباره محاسبه خواهد شد.

پرداخت جزئی نسبت‌داده‌نشده:

1. به مخاطبین → فروشندگان بروید و پروفیل فروشنده را باز کنید.

2. در قسمت بل‌ها، برای هر بل‌های تا‌حدودی پرداخت‌شده بررسی کنید. یکی را باز کنید.

3. قسمت پرداخت‌ها را در درون بل بررسی کنید تا ببینید کدام پرداخت‌ها نسبت‌داده شده‌اند. اگر پرداختی که انجام دادید فهرست‌شده نیست، پرداخت نسبت‌داده‌نشده است.

4. به پرداخت‌ها → پرداخت به فروشندگان بروید و پرداخت نسبت‌داده‌نشده را پیدا کنید. آن‌را ویرایش کنید تا آن را به بل صحیح نسبت دهید.

5. بعد از ذخیره، وضعیت بل به‌روزرسانی می‌شود و بیلانس فروشنده کاهش می‌یابد.

ورود تکراری یا غلط:

1. به مخاطبین → فروشندگان بروید و فروشنده را باز کنید.

2. قسمت‌های بل‌ها و پرداخت‌ها را برای هر تکرار دقیق (همان تاریخ، همان مبلغ، همان شرح) بررسی کنید.

3. اگر بل تکراری را پیدا کردید، از مدیر سیستم بپرسید تا آن‌را حذف کند.

4. اگر پرداخت تکراری را پیدا کردید، آن‌را ویرایش کنید تا مبلغ را به صفر تغییر دهید یا آن‌را حذف کنید.

5. به راپور تراکنش‌ها بروید تا اثر دفتر کل عمومی را ببینید و تصحیح را تأیید کنید.

زمان تماس با پشتیبانی

با مدیر سیستم یا پشتیبانی تماس بگیرید اگر:

• بیلانس پس از بررسی تمام بل‌ها و پرداخت‌ها هنوز غلط است.
• داده‌های متضاد می‌بینید (بلی که به‌عنوان پرداخت‌شده نشان داده می‌شود اما بیلانس هنوز مدیون است).
• بل حذف‌شده نمی‌تواند بازیابی شود.
• نیاز به حسابرسی بیلانس از چند ماه پیش دارید.
• صورت‌حساب فروشنده مبلغ متفاوتی از سیستم نشان می‌دهد و اختلاف بزرگ است.