سوالات متداول: کدهای خودکار

سوالات متداول: کدهای خودکار

س: آیا می‌توانم یک شماره سند را بعد از ایجاد آن تغییر دهم؟

پ: نه. هنگامی که یک سند ایجاد شود و یک شماره اختصاص داده شود، آن شماره قفل است. تغییر آن سوابق حسابی، آثار حسابرسی و ارتباطات مشتری را خراب می‌کند. اگر اشتباهی کردید، با مدیر سیستم تماس بگیرید — آنها ممکن است بتوانند سند را حذف کنند و اجازه دهند که آن را با اطلاعات صحیح بازسازی کنید.

س: اگر دو نفر اسناد را در همان زمان دقیق ایجاد کنند چه اتفاقی می‌افتد؟

پ: یوسیستمز نسخ‌های تکراری را جلوگیری می‌کند. هر سند یک شماره منحصربه‌فرد دریافت می‌کند حتی اگر به‌طور همزمان ایجاد شود. سیستم از یک قفل دیتابیس استفاده می‌کند تا اطمینان حاصل شود که شمارنده به‌طور ایمن افزایش پیدا می‌کند، بنابراین هیچ دو سند هرگز یک شماره یکسان دریافت نمی‌کند.

س: آیا می‌توانم اعداد را رد کنم (مثلاً فاک-0001، فاک-0003، فاک-0005)؟

پ: نه در جریان افزایش خودکار معمول — سیستم همیشه شماره متوالی بعدی را اختصاص می‌دهد. با این حال، اگر کدهای دستی را فعال کنید و اعداد خاص را به‌صورت دستی وارد کنید، سیستم فاصله‌ها را مجاز می‌کند. این برای وارد کردن اسناد قدیم یا طرح‌های شماره‌گذاری خاص مفید است، اما می‌تواند آثار حسابرسی را سردرگم کند. آن را به‌طور کم‌تر و فقط با تایید مدیر سیستم استفاده کنید.

س: اگر برای مکان‌ها یا بخش‌های مختلف شماره‌گذاری متفاوتی می‌خواهم چه؟

پ: یوسیستمز در حال حاضر از چندین توالی مستقل در هر مکان خارج از جعبه پشتیبانی نمی‌کند. گزینه‌های شما عبارتند از:

1. از پیشوند برای تمایز اسناد استفاده کنید (به عنوان مثال، "فروشگاه۱-فاک-0001" و "فروشگاه۲-فاک-0001" اگر به‌طور جداگانه پیکربندی‌شوند ممکن است).
2. از مدیر سیستم درباره پیکربندی پیشرفته یا توسعه سفارشی پرسش کنید.

ساده‌ترین روش این است که هنگام تنظیم شماره‌گذاری کد مکان را در پیشوند قرار دهید.

س: اگر پیشوند را تغییر دهم، آیا اسناد قدیمی دوباره شماره خواهند شد؟

پ: نه. تغییر پیشوند تنها بر روی اسناد جدیدی که پس از تغییر ایجاد می‌شوند تأثیر می‌گذارد. تمام اسناد موجود شماره اصلی خود را نگه می‌دارند. برای مثال، اگر فاکتورهای قدیمی شما فاک-0001 تا فاک-0100 و شما پیشوند را به "1403-فاک-" تغییر دهید، فاکتور جدید بعدی 1403-فاک-0101 خواهد بود، اما اسناد قدیمی همچنان فاک-0001 نمایش می‌دهند.

س: اگر اعداد تمام شود (مثلاً تمام 9999 سلول پر شود) چه؟

پ: این بسیار نادر است. اگر طول را روی 4 (0001–9999) تنظیم کنید، می‌توانید 10,000 سند ایجاد کنید قبل از رسیدن به حد. اگر به این حد نزدیک شوید، با مدیر سیستم تماس بگیرید تا طول را به 5 یا 6 (100,000+ شماره) افزایش دهد.

س: چرا کد دستی من دوباره رد می‌شود؟

پ: اگر کدهای دستی فعال‌شده‌اند اما "require sequential" روشن است، کد سفارشی شما باید از پیشوند و طول پیکربندی‌شده پیروی کند. برای مثال:

• پیشوند: "فاک-"
• طول: 4
• معتبر: فاک-0001، فاک-0050، فاک-9999
• غیرمعتبر: فاک-1، فاک-الف، fak-0001 (عدم تطابق حالت)

درباره قوانین دقیق در سیستم شما با مدیر سیستم بررسی کنید.

س: آیا می‌توانم از یک شماره برای انواع مختلف اسناد استفاده کنم؟

پ: بله، و این مورد انتظار است. فاکتورها و بل‌ها توالی جداگانه‌ای هستند — فاکتور #1 و بل #1 شما می‌توانند هر دو وجود داشته باشند. آنها تضاد ندارند زیرا یوسیستمز شمارنده توالی را برای هر نوع سند به‌طور جداگانه ردیابی می‌کند. برای مثال:

• فاکتور #فاک-0001
• بل #ب-0001 (شماره یکسان، پیشوند متفاوت = سند متفاوت)