طرز کار شمارهگذاری اسناد
درک نحوه تخصیص خودکار شماره اسناد توسط یوسیستمز.
طرز کار شمارهگذاری اسناد
هر فاکتور، بل، سفارش خرید، رسید و دیگر اسناد مالی در یوسیستمز یک شماره منحصربهفرد دریافت میکند. این شماره بسیار مهم است — بر روی اسناد چاپی، در گزارشات و در ارتباطات مشتری ظاهر میشود. یوسیستمز شمارهگذاری را خودکار میکند تا اطمینان حاصل شود که هیچ دو سندی هرگز یک کد یکسان دریافت نمیکند، جلوگیری از سردرگمی و مشکلات حسابرسی.
چرا اهمیت دارد
شماره سند شناسه دائمی شما است. هنگامی که مشتری یک فاکتور را با شماره خاصی دریافت میکند، تغییر آن به یک کابوس قانونی و حسابی تبدیل میشود. شمارهگذاری مناسب همچنین به شما کمک میکند تا اسناد را بر حسب زمان، نوع و مکان (اگر چندین انبار یا واحد تجاری داشته باشید) سازماندهی کنید.
نحوه کار در یوسیستمز
هنگامی که یک فاکتور، بل یا سند مالی دیگری را ایجاد میکنید، یوسیستمز بهطور خودکار شماره بعدی را در توالی اختصاص میدهد. سیستم آخرین شماره استفادهشده برای هر نوع سند را به خاطر میسپارد و آن را هر بار یک واحد افزایش میدهد. همچنین میتوانید موارد زیر را پیکربندی کنید:
- پیشوند (مثلاً "INV-" یا "1403-") تا شمارهها بهصورت INV-0001، INV-0002، یا 1403-0001 باشند.
- طول — حداقل تعداد ارقام. برای مثال، اگر طول را 4 تنظیم کنید، اعداد 0001، 0002، 0010 خواهند بود، نه 1، 2، 10.
- لغو خودکار برای اسناد خاص — اگر نیاز دارید یک شماره را بهصورت دستی بهجای افزایش خودکار اختصاص دهید.
- قوانین برای هر نوع سند — فاکتورها ممکن است از پیشوند "INV-"، بلها از "B-" استفاده کنند، بنابراین هرگز تقاطع نمیکنند.
جایی که آن را میبینید
- هنگام ایجاد اسناد: شماره بهطور خودکار پر میشود و در بالای فرم نمایش داده میشود.
- اسناد چاپی: شماره بهصورت برجسته، اغلب در سرصفحه ظاهر میشود.
- گزارشات و جستجو: میتوانید بر اساس شماره سند فیلتر و مرتبسازی کنید.
- سوابق حسابی: هر ورودی روزنامچه به شماره سند منبع آن (فاکتور، بل و غیره) مرتبط است.
برای مدیریت تنظیمات شمارهگذاری سند، به Settings → Business Config → Document Numbering بروید Open in Usystems.
آیا این مطلب مفید بود؟