تنظیم شماره‌گذاری برای هر نوع سند (پیشوند، طول و کد دستی)

تنظیم شماره‌گذاری برای هر نوع سند (پیشوند، طول و کد دستی)

قبل از شروع، شما به اجازه دسترسی به تنظیمات پیکربندی تجاری نیاز دارید. تنها مدیران می‌توانند قوانین شماره‌گذاری سند را تغییر دهند.

مراحل

1. به تنظیمات بروید فهرست اصلی را باز کنید و Settings → Business Config را انتخاب کنید Open in Usystems.

2. Document Numbering را انتخاب کنید بخش Document Numbering را جستجو کنید. شما یک فهرستی از تمام انواع اسناد را می‌بینید که تجارت شما از آن استفاده می‌کند (فاکتورها، بل‌ها، رسیدهای فروش، سفارشات خرید و غیره).

3. یک نوع سند را برای پیکربندی انتخاب کنید بر روی نوع سندی کلیک کنید که می‌خواهید آن را سفارشی‌سازی کنید (برای مثال، "فاکتور" یا "بل"). هر نوع پیکربندی شماره‌گذاری خاص خود را دارد.

4. پیشوند را تنظیم کنید (اختیاری) در فیلد پیشوند، هر متنی را وارد کنید که می‌خواهید پیش از شماره ظاهر شود. نمونه‌های معمول:

   • فاک- برای فاکتورها (به‌صورت فاک-0001، فاک-0002 نمایش داده می‌شود)
   • ب- برای بل‌ها (به‌صورت ب-0001، ب-0002 نمایش داده می‌شود)
   • 1403- برای مبتنی بر سال (به‌صورت 1403-0001، 1403-0002 نمایش داده می‌شود)
   • خالی بگذارید برای اعداد فقط (0001، 0002)

5. طول را تنظیم کنید (حاشیه‌گذاری رقمی) حداقل تعداد ارقام را وارد کنید. برای مثال:

   • 4 نتیجه 0001، 0010، 0100، 1000
   • 5 نتیجه 00001، 00010، 00100
   • 6 نتیجه 000001، 000010

6. کدهای دستی را اجازه دهید (اختیاری) اگر می‌خواهید کاربران بتوانند اعداد سفارشی را به‌جای استفاده‌ی همیشگی از افزایش خودکار اختصاص دهند، گزینه Allow manual override یا مشابه را بررسی کنید. این برای ادغام رکوردها از یک سیستم قدیم یا اختصاص اعداد بر اساس یک قانون خاص مفید است.

7. تغییرات خود را ذخیره کنید بر روی Save یا Apply کلیک کنید. قانون شماره‌گذاری جدید بر روی سند بعدی ایجادشده اعمال می‌شود.

نکات و اشتباهات معمول

• تغییر پیشوند یا طول اسناد قدیمی را دوباره شماره نمی‌دهد. تنها اسناد جدید از قالب به‌روز شده استفاده می‌کنند. اسناد موجود شماره اصلی خود را نگه می‌دارند.
• شمارنده توالی هرگز بازنشانی نمی‌شود. حتی اگر پیشوند را تغییر دهید، شماره از جایی که متوقف شده است، ادامه می‌دهد افزایش پیدا می‌کند. برای مثال، اگر آخرین فاکتور شما فاک-0050 بوده و شما پیشوند را به "1403-فاک-" تغییر دهید، بعدی 1403-فاک-0051 خواهد بود، نه 1403-فاک-0001.
• طول را خیلی کوتاه تنظیم نکنید. اگر طول 2 را انتخاب کنید (00، 01، 02) و بعداً 100+ سند از آن نوع ایجاد کنید، شماره‌های منحصربه‌فردتان تمام خواهد شد. طولی را انتخاب کنید که بیش از حد رشد نکنید (معمولاً 4–6 امن است).
• برای ایمنی، لغو دستی به‌طور پیش‌فرض غیرفعال است. اگر آن را فعال کنید، تیم خود را برای استفاده احتیاط‌آمیز آموزش دهید — وارد کردن یک شماره تکراری خطا را ایجاد می‌کند.