تخصیص پرداخت فروشنده به بل‌ها

این چه کار می‌کند

هنگامی که فروشنده چندین بل قابل‌پرداخت دارد و شما با یک پرداخت واحد برخی یا تمام آن‌ها را می‌پردازید، باید آن مبلغ پرداخت را به بل‌های خاصی تخصیص (اختصاص) دهید. این اطمینان می‌دهد که بل‌های صحیح به‌عنوان پرداخت‌شده علامت‌گذاری می‌شوند و سوابق حسابداری‌تان دقیق است.

قبل از شروع

• شما یک فروشنده با چندین بل قابل‌پرداخت دارید.
• شما یک پرداخت واحدی می‌کنید که یک یا بیش‌تر از آن‌ها را پوشش می‌دهد.
• شما اجازه ثبت پرداخت و تخصیص آن‌ها به بل‌ها را دارید.
• شما می‌دانید کدام بل‌ها را با این پرداخت می‌خواهید بپردازید.

مراحل

1. پرداخت‌ها را باز کنید و شروع به ایجاد پرداخت جدید به فروشنده کنید. باز کردن پرداخت‌ها

2. فروشنده را از لیست تماس‌ها انتخاب کنید.

3. مبلغ پرداخت را که پرداخت می‌کنید وارد کنید.

4. روش پرداخت و تاریخ را انتخاب کنید.

5. در بخش تخصیص بل، سیستم لیستی از تمام بل‌های قابل‌پرداخت این فروشنده را نشان می‌دهد، مرتب‌شده بر اساس تاریخ سر‌رسید (قدیمی‌ترین اول).

6. بل‌ها را بررسی کنید و تصمیم بگیرید کدام‌یک را بپردازید:

   • سیستم ممکن است خودکار برای تخصیص به بل‌های قدیمی‌تر ابتدا پیشنهاد کند (روشی معمول حسابداری به‌نام FIFO — ابتدا وارد ابتدا خروج).
   • می‌توانید این را لغو کنید و به‌صورت دستی انتخاب کنید کدام بل‌ها را بپردازید.

7. برای هر بلی که می‌خواهید بپردازید:

   • اگر پرداخت کل مبلغ بل را پوشش دهد، کل بل به‌عنوان پرداخت‌شده علامت‌گذاری می‌شود.
   • اگر پرداخت فقط جزئی از بل را پوشش دهد، می‌توانید مبلغ جزئی را وارد کنید. جزء بدون‌پرداخت قابل‌پرداخت باقی می‌ماند.

8. برای تخصیص دستی:

   • روی هر بلی که می‌خواهید بپردازید کلیک کنید یا خانه کشویی کنار آن را فعال کنید.
   • مبلغی را برای تخصیص به آن بل وارد کنید (یا از مبلغ پیشنهادی استفاده کنید).
   • برای بل‌های دیگر تکرار کنید اگر پرداخت‌تان چندین بل را پوشش می‌دهد.

9. کل تخصیص‌شده را تأیید کنید که مبلغ پرداخت را تطبیق می‌دهد. اگر پول اضافی دارید، می‌توانید:

   • بل‌ها را بدون‌پرداخت رها کنید و مابقی را برای پرداخت‌های آینده استفاده کنید.
   • مابقی را برای بل دیگر تخصیص دهید به‌عنوان پرداخت جزئی.
   • مبلغ اضافی را به‌عنوان پیش‌پرداخت فروشنده (موجودی بستانی) ثبت کنید.

10. روی ذخیره یا ثبت پرداخت کلیک کنید. هر بل تخصیص خود را دریافت می‌کند و به‌روز می‌شود.

اثر حسابداری

وقتی پرداخت فروشنده را در چندین بل تخصیص می‌دهید:

• موجودی حساب‌های پرداخت‌نی هر بل تخصیص‌یافته به میزان مبلغ تخصیص‌شده به آن کاهش می‌یابد.
• کل موجودی قابل‌پرداخت فروشنده به میزان کل پرداخت کاهش می‌یابد.
• بل‌هایی که تخصیص کامل دریافت می‌کنند به‌عنوان پرداخت‌شده علامت‌گذاری می‌شوند (موجودی صفر).
• بل‌هایی که تخصیص جزئی دریافت می‌کنند موجودی بدون‌پرداخت باقی‌مانده را نشان می‌دهند.
• حساب بانکی یا نقد به میزان کل پرداخت کاهش می‌یابد.

نکات و اشتباهات رایج

• از سابقه تراکنش فروشنده استفاده کنید: کارت تماس فروشنده را باز کنید تا تمام بل‌ها، تاریخ‌های سر‌رسید و مبالغ را قبل از تخصیص ببینید. این به شما کمک می‌کند به‌صورت استراتژیک انتخاب کنید (مثلاً بل‌های قدیمی‌تر را اول بپردازید تا سنی را کاهش دهید).
• تخصیص جزئی مجاز است: اگر نمی‌توانید بل را کاملاً بپردازید، تخصیص جزئی پرداخت مشکلی ندارد. جزء بدون‌پرداخت تا پرداخت بعدی قابل‌پرداخت باقی خواهد ماند.
• بیش‌تر تخصیص ندهید: مطمئن شوید که کل تخصیص‌ها برابر مبلغ پرداخت است. اگر بیش‌تر از آنچه پرداخت می‌کنید تخصیص دهید، سیستم هشدار می‌دهد.
• ترتیب اهمیت دارد: اگر با فروشنده برنامه پرداخت توافق‌شده دارید، آن را دنبال کنید. در غیر این‌صورت پرداخت بل‌های قدیمی‌تر اول روش استاندارد است.
• چندین واحد پول: اگر فروشنده بل‌های در واحد‌های پول مختلف دارد، مطمئن شوید که واحد پول پرداخت با واحد پول بل منطبق است یا Usystems نرخ تبادله جاری را اعمال می‌کند.
• پیش‌پرداخت فروشنده را بررسی کنید: اگر فروشنده موجودی بستانی از پیش‌پرداخت یا پرداخت بیش‌از‌حد قبلی دارد، می‌توانید پرداخت جاری را برای جبران آن بستان قبل از پرداخت بل‌های جدید تخصیص دهید.