سوالات متداول: پرداختهای فروشنده
پاسخهای سریع به سوالات رایج درباره پرداخت فروشندگان و تخصیص پرداختها.
آیا میتوانم پرداخت را بدون اختصاص آن به بلهای خاص ثبت کنم؟
بله، میتوانید پرداخت را به فروشنده بدون فوری تخصیص به بلها ثبت کنید. پرداخت بهعنوان اعتبار (موجودی پیشپرداخت) در حساب فروشنده نگهداری میشود. بعداً، میتوانید این اعتبار را برای جبران بلها هنگام آماده بودن استفاده کنید یا وقتی بلها تحویل داده شوند آن را بهطور عقبگردی تخصیص دهید. با این حال، بهترین است که پرداختها را در زمان پرداخت به بلها تخصیص دهید برای سوابق حسابداری واضحتر.
اگر کمتر از مبلغ بل بپردازم چه اتفاقی میافتد؟
جزء پرداختشده از بل کسر میشود و بقیه بدونپرداخت قابلپرداخت میماند. برای مثال، اگر بل 1,000 است و شما 600 بپردازید، بل اکنون 400 بدونپرداخت نشان میدهد. میتوانید 400 باقیمانده را بعداً با پرداخت دوم بپردازید.
آیا میتوانم یک پرداخت واحد را در بلهای فروشنده یکسان تقسیم کنم؟
بله. هنگام ثبت پرداخت، میتوانید برای تخصیص آن در چندین بل انتخاب کنید. برای مثال، اگر به فروشنده 5,000 بپردازید و آنها سه بل قابلپرداخت دارند (1,500، 2,000 و 2,500)، میتوانید 1,500 را به اول، 2,000 را به دوم و 1,500 را به سوم تخصیص دهید (1,000 بدونپرداخت را در آخر بل رها کنید).
تفاوت بین پرداخت و پیشپرداخت فروشنده چیست؟
یک پرداخت بر بلهای خاصی ثبت میشود و موجودی آنها را کاهش میدهد. یک پیشپرداخت پولی است که قبل از دریافت کالا یا خدمات به فروشنده پرداخت میشود. در Usystems، اگر بیشتر از آنچه فروشنده بدهکار است پرداخت کنید، مابقی بهعنوان پیشپرداخت (موجودی بستانی) در حساب فروشنده تبدیل میشود و میتواند برای خریدهای آینده استفاده شود. اگر قصداً پیشپرداخت بدون مشخصکردن بلها انجام دهید، از ابتدا بهعنوان اعتبار در نظر گرفته میشود.
آیا میتوانم پرداخت فروشنده را لغو کنم؟
پرداختها، یکبار ثبت شدند، تراکنشهای دائمی در سیستم حسابداریتان هستند. نمیتوانند حذف شوند، اما میتوانند با ثبت پرداخت معکوس برابر (بازپسیافتگی یا یادداشت اعتباری) معکوس شوند. اگر نیاز به معکوسکردن پرداخت دارید با مدیر سیستم تماس بگیرید. پرداختهای ثبتشده را در پایگاه داده حذف یا ویرایش نکنید.
اگر فروشنده در چندین واحد پول بدهکار باشد چه اتفاقی میافتد؟
اگر فروشنده بلهای در واحدهای پول مختلف دارد (مثلاً برخی در USD و برخی در EUR)، میتوانید در هر یک بپردازید. Usystems از نرخ تبادله جاری برای تبدیل پرداخت برای تطبیق با واحد پول هر بل استفاده میکند. مطمئن شوید که نرخ تبادله اعمالشده صحیح است.
چگونه یک فروشنده را با چک بپردازم؟
هنگام ثبت پرداخت در Usystems:
- فروشنده را انتخاب کنید.
- چک را بهعنوان روش پرداخت انتخاب کنید.
- شماره چک را در فیلد مرجع وارد کنید تا بتوانید آن را بعداً با چکلیست چکهای بانکی تطبیق دهید.
- مبلغ را وارد کنید و آن را به بلها بهطور معمول تخصیص دهید.
- فیزیکی چک را بنویسید و با استفاده از مبلغ و شماره مرجع یکسان بفرستید.
Usystems پرداخت را در سیستمتان ثبت میکند، و شما میتوانید چک را بار تسویهشده علامتگذاری کنید یکبار که در صورت حساب بانکی ثبت شود.
FIFO در پرداختهای فروشنده چیست؟
FIFO مخفف First In, First Out است. این روش معمول حسابداری است جایی که بلهای قدیمیتر ابتدا پرداخت میشوند. وقتی پرداخت را برای چندین بل تخصیص میدهید، Usystems ممکن است تخصیص FIFO (بلهای قدیمیتر اول) پیشنهاد کند، اما میتوانید این را لغو کنید و بلها را به ترتیبی که میخواهید بپردازید.
اگر فروشنده را زودتر بپردازم، آیا تخفیف دریافت میکنم؟
تخفیفها معمولاً با فروشندگان توافقشده و بر اساس شرایط بل (مثلاً "تخفیف 2 درصد اگر در 10 روز پرداخت شود") هستند. Usystems خودکار تخفیفهای پرداخت زودتر را اعمال نمیکند. اگر با فروشنده تخفیف توافقشده دارید، تخفیف را خود در بل ثبت کنید (وقتی بل ایجاد شد) یا برای اعمال آن هنگام پرداخت با تیم حسابداری تماس بگیرید.
آیا میتوانم سابقه پرداخت فروشنده را ببینم؟
بله. کارت تماس فروشنده را باز کنید. سابقه تراکنش یا دفتر کل را خواهید دید که تمام بلها، پرداختها و موجودی در حال را نشان میدهد. این به شما کمک میکند موجودی فروشنده جاری را قبل از پرداخت تأیید کنید.
کدام حسابها هنگام ثبت پرداخت فروشنده تحتتأثیر قرار میگیرند؟
هنگام ثبت پرداخت:
- حسابهای پرداختنی (یا حساب پرداختنی خاص برای آن فروشنده) کاهش مییابد.
- حساب بانکی یا نقدی که از آن پرداخت کردید (مثلاً حساب بانکی، صندوق کوچک) کاهش مییابد.
- موجودی حساب فروشنده برای منعکسکردن پرداخت بهروز میشود.
این حسابها خودکار در زمان ثبت پرداخت در Usystems بهروز میشوند.
آیا این مطلب مفید بود؟