پرداخت معاشات و ثبت آن

پس از اینکه اجرای معاشات تأیید می‌شود، پرداخت به کارمندان را ثبت می‌کنید. یوسیستمز ردیابی می‌کند که هر حقوق چگونه پرداخت شد (انتقال بانکی، نقد، چک) و معامله را در دفتر کل شما ثبت می‌کند و حساب‌های هزینه حقوق و نقد را به‌روز می‌کند.

پیش‌از شروع

• اجرای معاشات باید در وضعیت تأیید شده باشد.
• مطمئن شوید که وجوه یا اعتبار کافی برای پرداخت تمام حقوق دارید.
• روش پرداخت را تصمیم بگیرید: انتقال بانکی، نقد، چک یا ترکیبی (برخی کارمندان به روش‌های مختلف پرداخت می‌شوند).
• جزئیات حساب بانکی یا شماره‌های مرجع پرداخت را آماده کنید.
• برای ثبت پرداخت‌ها نیاز به صلاحیات HR یا دارایی دارید.

مراحل

1. به معاشات → اجرای معاشات بروید در یوسیستمز باز کنید

2. اجرای معاشات تأیید شدهای را کلیک کنید که می‌خواهید پرداخت کنید.

3. ثبت پرداخت را کلیک کنید.

4. روش پرداخت را انتخاب کنید:

   • انتقال بانکی: کارمندان از طریق واریز مستقیم به حساب خود پرداخت می‌شوند.
   • نقد: شما معاشات را برای کارمندان به صورت نقد خواهید پرداخت (در یک حساب نقد ثبت می‌شود).
   • چک: حقوق به صورت چک پرداخت می‌شود (در حساب شما ردیابی می‌شود).

5. حساب یا بانک را انتخاب کنید که پرداخت از آن کاسته خواهد شد:

   • برای انتقال بانکی: حساب بانکی تجاری را انتخاب کنید.
   • برای نقد یا چک: حساب نقد یا چک را انتخاب کنید.

6. مرجع پرداخت را وارد کنید (مثلاً شماره دسته بانکی، مرجع چک یا شناسه معامله).

7. مبلغ کل پرداخت را تأیید کنید که با حقوق خالص تعلق‌داده شده مطابقت دارد.

8. بر روی تأیید پرداخت کلیک کنید. یوسیستمز معامله را ثبت می‌کند و آن را در دفتر کل شما ارسال می‌کند.

9. وضعیت معاشات تغییر می‌کند به پرداخت شده. رکوردهای حقوق کارمندان به‌روز می‌شود و پرداخت در گزارش‌های حسابداری شما قابل مشاهده است.

اثر حسابداری

پرداخت در دفتر کل شما به صورت زیر ارسال می‌شود:

• حساب بدهی حقوق بدهکار می‌شود (بدهی کاهش می‌یابد).
• حساب نقد یا بانک بستانکار می‌شود (نقد کاهش می‌یابد).
• اگر نگهداری مالیاتی یا کسورات دارید، حساب بدهی مالیات و حساب بدهی کسورات تا زمان پرداخت جداگانه آن تعهدات بستانکار می‌مانند.

نکات و اشتباهات رایج

• تاریخ پرداخت را تأیید کنید: مطمئن شوید که با زمانی که واقعاً کارمندان را پرداخت کردید (یا خواهید) مطابقت دارد، تا رکوردهای نقد شما دقیق بماند.
• پرداخت‌های تقسیم شده (برخی از طریق بانک، برخی به صورت نقد) باید در معاملات پرداخت جداگانه برای وضوح ثبت شوند.
• مراجع پرداخت را نگه دارید: همیشه شماره دسته، شماره چک یا شناسه انتقال را درج کنید تا بتوانید با صورتحساب بانکی خود تطابق دهید.
• هرگز اجرای معاشات پرداخت شده را حذف نکنید: اگر نیاز به تصحیح حقوق پرداخت شده دارید، با سرپرست معاشات خود تماس بگیرید تا برگردان و دوباره اجرا کنید.
• پرداخت‌های مالیات و بیمه (نگهداری‌ها، تأمین اجتماعی) به طور جداگانه از طریق منوی پرداخت‌ها پرداخت می‌شود، نه به عنوان بخشی از این پرداخت حقوق.