دوره‌های معاش

دوره‌های معاش برنامه پرداخت سازمان شما را تعریف می‌کنند — زمان پردازش دوره‌های معاش و تاریخ‌های مربوط به هر دوره. تنظیم صحیح دوره‌ها اطمینان می‌دهد که کارمندان به‌موقع پول دریافت کنند و رکورد‌های معاش دقیقاً دوره کار را منعکس کنند.

پیش از شروع

• شما باید دسترسی مدیر منابع انسانی یا مدیر معاشات داشته باشید
• شما باید فرکانس پرداخت سازمان خود را بدانید (ماهانه، دوهفته‌ای، هفتگی، دو‌بار در ماه و غیره)
• تاریخ‌های تقویم را برای دوره‌های پرداخت جاری و آتی داشته باشید
• هر گونه الزام پرداخت محلی یا قانونی را تأیید کنید (مثلاً مرزهای سال مالی، تعطیلات قانونی)

مراحل

1. به منابع انسانی → تنظیمات معاشات یا منابع انسانی → دوره‌های معاش بروید (مسیر دقیق بسته به نسخه Usystems شما متفاوت است). باز کردن در Usystems

2. بخش دوره‌های معاش یا مدیریت دوره‌ها را پیدا کنید.

3. برای تعریف یک چرخه پرداخت جدید، روی افزودن دوره یا ایجاد دوره جدید کلیک کنید.

4. نام دوره را وارد کنید (مثلاً "ژانویه ۲۰۲۶"، "هفته ۱، ژوئیه"، "۱ تا ۱۵ ژوئیه" با توجه به روند شما).

5. تاریخ شروع را تنظیم کنید — اولین روز دورهای که این معاش برای آن صدق می‌کند.

6. تاریخ پایان را تنظیم کنید — آخرین روز دوره.

7. تاریخ پرداخت را تنظیم کنید — تاریخی که کارمندان برای این دوره پول دریافت خواهند کرد (این ممکن است بعد از تاریخ پایان باشد اگر روز پرداخت آخرین روز کاری نباشد).

8. فرکانس پرداخت را انتخاب کنید اگر قبلاً تنظیم نشده است (ماهانه، دوهفته‌ای، هفتگی و غیره). این تعیین می‌کند که معاشات معمولاً چند‌بار در سازمان شما اجرا می‌شوند.

9. در صورت لزوم، هر گونه نکات خاص یا یادداشت را یادداشت کنید (مثلاً "شامل تعطیل قانونی X"، "ساعات کاهش یافته به دلیل Y").

10. برای ایجاد دوره روی ذخیره کلیک کنید.

11. مراحل ۳ تا ۱۰ را برای دوره‌های اضافی تکرار کنید، یا از ویژگی تولید خودکار دوره‌ها (در صورت دسترسی) استفاده کنید تا چندین دوره یکباره بر اساس فرکانس خود ایجاد کنید.

استفاده از دوره‌ها در اجرای معاشات

پس از تعریف دوره‌ها:

• هنگام پردازش معاشات، سیستم از شما می‌خواهد دورهای را انتخاب کنید که معاش برای آن اجرا می‌شود
• تاریخ‌های شروع و پایان به سیستم کمک می‌کند تا محاسبه کند کدام روزها، اضافه‌کاری، و تعطیلات در دوره قرار می‌گیرند
• رکورد‌های معاش به دوره مرتبط هستند، بنابراین می‌توانید به‌آسانی معاشات تاریخی را بر اساس محدوده تاریخ بررسی کنید

نکات و اشتباهات رایج

• دوره‌ها را از قبل تعریف کنید. دوره‌های بعدی را برای ۳ تا ۶ ماه تعریف کنید تا معاشات بدون وقفه پردازش شوند. اکثر سازمان‌ها آن‌ها را سه‌ماهی یا سالانه ایجاد می‌کنند.
• نام‌های دوره را یکنواخت نگه دارید. از روش نام‌گذاری استفاده کنید که با فرکانس پرداخت شما مطابقت داشته باشد (مثلاً "۱ تا ۱۵ ژانویه" و "۱۶ تا ۳۱ ژانویه" برای نیم‌ماهی، یا "هفته ۱ ژانویه" برای هفتگی) تا اعضای تیم به‌سرعت بفهمند کدام دوره فعال است.
• دوره‌ها را با تقویم و الزامات قانونی خود هماهنگ کنید. برخی از حوزه‌های قضایی الزام می‌دهند که دوره‌های معاش با سال مالی یا ماه مالی هماهنگ باشند؛ قبل از تنظیم دوره‌ها این را تأیید کنید.
• تاریخ پرداخت را جداگانه از تاریخ پایان دوره تنظیم کنید. تاریخ پرداخت ممکن است چندین روز بعد از پایان دوره باشد (مثلاً دوره شنبه به‌پایان می‌رسد اما معاش سه‌شنبه پرداخت می‌شود).
• تاریخ‌های دوره را بعد از تنظیم بررسی کنید. بررسی دوگانه کنید که بین دوره‌های پی‌در‌پی شکاف یا هم‌پوشانی نباشد، و همه دوره‌ها کل سال تقویمی را پوشش دهند.