بررسی و تأیید اجرای معاشات

پس از اینکه اجرای معاشات ایجاد می‌شود، حقوق محاسبه شده را بررسی می‌کنید، هرگونه تعدیل لازم (پاداش، کسور، تصحیح) را انجام می‌دهید و آن را برای پرداخت تأیید می‌کنید. این مرحله دقت و انطباق را قبل از اینکه پول از حساب شما خارج شود تضمین می‌کند.

پیش‌از شروع

• اجرای معاشات باید در وضعیت پیش‌نویس باشد.
• برای بررسی و تأیید نیاز به صلاحیات HR یا سرپرست معاشات دارید.
• هرگونه سند پشتیبانی (نامه‌های پاداش، درخواست‌های تعدیل) را از مدیران جمع‌آوری کنید.
• اگر قصد تعدیل نرخ‌های مالیات و کسور را دارید، آن‌ها را در دست داشته باشید.

مراحل

1. به معاشات → اجرای معاشات بروید در یوسیستمز باز کنید

2. اجرای معاشاتی را کلیک کنید که می‌خواهید بررسی کنید (در وضعیت پیش‌نویس نشان داده می‌شود).

3. فهرست کارمندان و جزئیات حقوق را بررسی کنید:

   • حقوق ناخالص، کسورات و خالص هر کارمند را بررسی کنید.
   • محاسبات براساس حاضری را با رکوردهای خود تطابق دهید.
   • هرگونه اشتباه آشکار را جستجو کنید (مثلاً کارمند دو بار درج شده یا گمشده).

4. برای اضافه کردن یا ویرایش تعدیلات:

   • نام کارمند یا آیکن ویرایش را کلیک کنید تا خط حقوق آن‌ها باز شود.
   • یک تعدیل دستی اضافه کنید (پاداش، جریمه یا تصحیح).
   • مبلغ و توضیح را وارد کنید (مثلاً "پاداش عملکرد جولای").
   • تغییر را ذخیره کنید.

5. برای حذف کارمندی از این اجرای معاشات:

   • آیکن حذف را در کنار نام کارمند کلیک کنید.
   • تأیید کنید که می‌خواهید آن‌ها را حذف کنید.

6. خلاصه معاشات را در پایین بررسی کنید:

   • کل حقوق ناخالص
   • کل کسورات و نگهداری‌های مالیاتی
   • کل مبلغ معاشات قابل پرداخت

7. اگر همه‌چیز درست است، تأیید معاشات را کلیک کنید.

8. وضعیت معاشات تغییر می‌کند به تأیید شده. اکنون آماده پردازش پرداخت است.

اثر حسابداری

هیچ حسابی تا زمان پرداخت معاشات تأثیر نمی‌پذیرد. تأیید فقط مبالغ معاشات را قفل می‌کند و ویرایش بیشتر را جلوگیری می‌کند. هنگامی که پرداخت ثبت می‌شود، حساب‌های هزینه حقوق و بدهی براساس چارت حسابات شما به‌روز می‌شود.

نکات و اشتباهات رایج

• قبل از تأیید بررسی کنید—پس از تأیید، نمی‌توانید حقوق فردی را بدون لغو و دوباره اجرا ویرایش کنید.
• رکوردهای تعدیل را واضح نگه دارید: همیشه هنگام انجام تغییرات دستی توضیح اضافه کنید تا سابقه حسابرسی شما کامل باشد.
• اگر محاسبه‌ای اشتباه به نظر می‌رسد، تأیید نکنید. ابتدا تنظیمات دوره‌ی پرداختی و رکوردهای حقوق کارمند را بررسی کنید؛ اگر خطایی پیدا کردید، معاشات را دوباره اجرا کنید.
• کسورات باید سیاست را منعکس کنند: تأیید کنید که نگهداری مالیات، تأمین اجتماعی و سایر کسورات با تعهدات کنونی شرکت شما مطابقت دارند.