انتخاب حساب پرداخت: نقده، بانک و سایر حسابات
انتخاب حساب صحیح هنگام ثبت پرداخت تا موجودی نقدی و بانکی شما دقیق باشد.
هر پرداختی باید به یک حساب منتقل شود. در سیستم، حسابی که انتخاب میکنید تعیین میکند پول کجا در دفتر کل عمومی ثبت شود و بر گزارشهای نقدی و بانکی شما تأثیر میگذارد.
قبل از شروع
- مدیر سیستم باید حسابات پرداخت (معمولاً نقده، بانک یا صندوق نقدی) را در نمودار حسابات شما تنظیم کرده باشد.
- بدانید پول از نظر فیزیکی کجا رفته است (به کدام حساب بانکی، صندوق نقدی یا صندوق).
- اگر مطمئن نیستید کدام حساب برای وضعیت شما صادق است، از مدیر یا حسابدار بپرسید.
نحوه عملکرد حسابات پرداخت
حسابات نقدی برای پول دریافتشده از طریق دست یا از طریق صندوق (فروشنقطهای) است. نمونهها: "نقده - دفتر مرکزی"، "صندوق #1"، "صندوق نقدی کوچک".
حسابات بانکی برای پولی است که به بانک واریز میشود. نمونهها: "حساب بانکی - اولی"، "حساب بانکی - دومی"، "حساب پسانداز".
سایر حسابات (کمتر معمول) برای پرداختها به جاهای غیرعادی: حساب تاجر کارت اعتباری، وام قابلبازپرداخت، یا حساب پاکسازی. اگر نیاز به اینها دارید از مدیر بپرسید.
هنگامیکه پرداختی را به یک حساب خاص ثبت میکنید، سیستم موجودی آن حساب را بهروزرسانی میکند. حسابدار شما میتواند پس از آن از این اطلاعات استفاده کند:
- بیانهای بانکی را بر دفتر کل مطابقت دهید.
- میزان نقدینگی شما را پیگیری کنید.
- عدمتطابقها را پیش از اینکه به مسائل تبدیل شوند شناسایی کنید.
انتخاب حساب در یک پرداخت
-
به پرداختها → پرداخت جدید بروید Open in Usystems
-
قسمتهای مشتری و مبلغ را پر کنید.
-
در قسمت حساب، فهرستی از حسابات تنظیمشده برای دریافت پرداخت نشانداده میشود. حسابی را انتخاب کنید که با جایی که پول رفته است مطابقت دارد:
- اگر نقده از مشتری است، حساب نقدی را انتخاب کنید.
- اگر انتقال بانکی است، حساب بانکی آن را انتخاب کنید.
-
با بقیه فرم پرداخت ادامه دهید و ذخیره کنید.
سناریوهای رایج
| سناریو | حسابی برای انتخاب |
|---|---|
| مشتری بهصورت نقدی در دفتر شما پرداخت میکند | حساب نقدی (مثلاً "نقده - دفتر اصلی") |
| مشتری به حساب بانکی شما پول انتقال میدهد | حساب بانکی (مثلاً "بانک - اولی") |
| مشتری از طریق برنامه پرداخت (Square و غیره) پرداخت میکند | حساب بانکی یا تاجر مرتبط با برنامه |
| مشتری چک ارسال میکند که بعداً آنرا واریز میکنید | حساب "چکهای دریافتشده" یا "صندوقهای واریزنشده" را با حسابدار ایجاد کنید، سپس پرداخت را آنجا ثبت کنید |
نکات و اشتباهات رایج
- حسابات را اختراع نکنید. فقط حسابات موجود در نمودار حسابات شما را انتخاب کنید. اگر حسابی که نیاز دارید گمشده است، از مدیر بخواهید آنرا اضافه کند.
- جریان پول را منطبق کنید. حسابی را انتخاب کنید که منزل واقعی پول را منعکس کند. اگر نقده دریافت کردید، نقده را انتخاب کنید. اگر به بانک رفت، حساب بانکی را انتخاب کنید.
- یک حساب برای هر پرداخت: هر رکورد پرداخت فقط به یک حساب میرود. اگر پول بین حسابات تقسیمشده است (بخشی نقده، بخشی بانک)، دو رکورد پرداخت جداگانه ایجاد کنید.
- تطابقدهی بانکی: موجودی حساب بانکی شما در سیستم باید با بیان بانکی واقعی مطابقت داشته باشد. اگر مطابقت ندارد، بررسی کنید که تمام پرداختها در حساب صحیح ثبت شده باشند.
آیا این مطلب مفید بود؟