تخصیص یک پرداخت به چند فاکتور
اعمال یک پرداخت مشتری واحد به چند فاکتور بهطور همزمان.
هنگامیکه مشتری یک پرداخت برای پوشش چند فاکتور ارسال کند، میتوانید آن پرداخت واحد را بر روی همه آنها در یک قدم تخصیص دهید. این سریعتر و روشنتر از ایجاد پرداخت جداگانه برای هر فاکتور است.
قبل از شروع
- شما یک پرداخت واحد از مشتری دارید (یک چک، یک انتقال بانکی، یک مبلغ نقدی).
- آن پرداخت یک یا چند فاکتور ماندگی مشتری را پوشش میدهد.
- مبلغ کل پرداخت را میدانید.
- راحت هستید چند فاکتور را بهطور همزمان انتخاب کنید.
نحوه عملکرد تخصیص
هنگامیکه یک پرداخت را به چند فاکتور تخصیص میدهید:
- سیستم پرداخت را به فاکتورها به ترتیبی که روی صفحه نشانداده میشوند اعمال میکند (فاکتورهای قدیمتر اول، معمولاً).
- مبلغ پرداخت را از موجودی هر فاکتور کم میکند تا پرداخت بهطور کامل مصرف شود.
- فاکتور به پرداختشده نشانداده میشود اگر پرداخت برای پوشش کامل کافی باشد، یا تاحدودی پرداختشده اگر پرداخت فقط بخشی از آن را پوشش دهد.
- اگر پرداخت بیش از مجموع همه فاکتورها باشد، موجودی باقیمانده بهعنوان اعتبار در حساب مشتری شود، که آنها میتوانند بعداً استفاده کنند.
مراحل
-
به پرداختها → پرداخت جدید بروید Open in Usystems
-
مشتری را انتخاب کنید که پرداخت ارسال کرده است.
-
مبلغ پرداخت را وارد کنید (مجموع، نه برای هر فاکتور).
-
حساب دریافتکننده پول را انتخاب کنید.
-
تاریخ پرداخت را تنظیم کنید (بهطور پیشفرض امروز).
-
به قسمت فاکتورها پایینتر بروید. اینجاست که پرداخت را به چند فاکتور نسبت خواهید داد.
-
برای شروع انتخاب فاکتورها فاکتور اضافه کنید یا دکمه plus را کلیک کنید.
-
فاکتور اول را انتخاب کنید که میخواهید این پرداخت را برای آن استفاده کنید. سیستم مبلغ فاکتور و قسمتی برای میزان پرداخت برای آن را نشانمیدهد. بهطور پیشفرض، بهاندازهای که برای پوشش آن فاکتور نیاز است (یا پرداخت کامل باقیمانده، اگر کمتر باشد) اعمال میشود.
-
فاکتور بعدی را اضافه کنید. این کار را تکرار کنید تا تمام فاکتورهایی که این پرداخت باید آنها را پوشش دهد را اضافه کنید.
-
سیستم بهطور خودکار محاسبه میکند پرداخت چقدر به هر فاکتور میرود. اگر نیاز بود میتوانید این مبالغ را بهصورت دستی تنظیم کنید (برای مثال، اگر مشتری مشخص کند کدام فاکتورها را ترجیح میدهد).
-
خلاصه تخصیص را بررسی کنید تا مطمئن شوید کل با مبلغ پرداخت تطابق دارد.
-
ذخیره را کلیک کنید تا پرداخت و تخصیصها ثبت شوند.
تأثیر بر حسابداری
هنگامیکه پرداخت چند فاکتوری را ذخیره میکنید، سیستم ثبت میکند:
- بدهکار حساب پرداخت (نقده، بانک) برای مبلغ کل پرداخت — این پول دریافتی را ثبت میکند.
- بستانکار حساب مشتری برای هر فاکتوری که پرداخت شد — مبلغ برای موجودی آن فاکتور میرود.
- اگر هر مبلغی باقیبماند (پرداخت از مجموع تمام موجودیهای فاکتورها بیشتر باشد)، آن باقیمانده به اعتبار مشتری یا پیشپرداخت برای حساب، تبدیل میشود، که مشتری میتواند بعداً استفاده کند.
نکات و اشتباهات رایج
- ترتیب مهم است: سیستم پرداخت را به فاکتورها به ترتیب نشاندادهشده، قدیمتر اول، اعمال میکند. اگر میخواهید ترتیب متفاوتی داشته باشید، میتوانید فاکتورها را قبل از ذخیره دوباره مرتب کنید.
- پرداخت بیش از حد: اگر پرداخت بیش از مجموع تمام فاکتورهای انتخابشده باشد، مبلغ اضافی بهعنوان اعتبار در حساب مشتری شود. آنها میتوانند آنرا برای پرداخت فاکتورهای آتی استفاده کنند.
- پرداخت ناکافی: اگر پرداخت کمتر از یک فاکتور باشد، آن بین فاکتورها تقسیم میشود. سیستم آنرا ابتدا به فاکتور قدیمتر اعمال میکند.
- تخصیص دستی: میتوانید بهصورت دستی تنظیم کنید پرداخت چقدر به هر فاکتور اعمال میشود. برای مثال، اگر مشتری بگوید "500 دلار را به فاکتور #A و 300 دلار را به فاکتور #B اعمال کنید"، مبالغ را در ستون تخصیص تغییر دهید.
- ویرایش بعداً: پس از ذخیره، نمیتوانید این تخصیص پرداختبهفاکتور را ویرایش کنید. اگر نیاز به تغییر دارید، با مدیر تماس بگیرید.
آیا این مطلب مفید بود؟