دریافت پرداخت به اسعار متفاوت

اگر مشتری شما به اسعاری متفاوت از اسعار فاکتور اصلی پرداخت کند، سیستم از یک نرخ تبادله برای تبدیل پرداخت به اسعار فاکتور استفاده می‌کند. این تضمین می‌کند که موجودی فاکتور شما به‌درستی محاسبه شود.

قبل از شروع

• فاکتور مشتری شما به یک اسعار است (برای مثال، دلار).
• مشتری به اسعار متفاوت پرداخت می‌کند (برای مثال، افغانی).
• شما نرخ تبادله جاری بین دو اسعار دارید یا به سیستم اعتماد می‌کنید که نرخ تاریخ پرداخت را استفاده کند.
• بدانید به کدام بانک یا حساب پرداخت پول می‌رود.

نحوه عملکرد پرداخت چند‌اسعاره

هنگامی‌که پرداختی را به اسعار متفاوت ثبت می‌کنید:

1. سیستم نرخ تبادله آن جفت اسعار را در تاریخ پرداخت جستجو می‌کند.
2. مبلغ پرداخت را با استفاده از آن نرخ به اسعار فاکتور تبدیل می‌کند.
3. مبلغ واقعی پرداخت‌شده (به اسعار پرداخت اصلی) را در دفتر کل عمومی ثبت می‌کند.
4. موجودی فاکتور را با مبلغ تبدیل‌شده کاهش می‌دهد.

مثال: فاکتوری برای 100 دلار سررسید است. مشتری 12,000 افغانی در روزی پرداخت می‌کند که نرخ 1 دلار = 120 افغانی است. سیستم 12,000 افغانی را به 100 دلار تبدیل می‌کند، فاکتور را به‌عنوان پرداخت‌شده نشان‌می‌دهد و هر دو مبلغ را در دفتر ثبت می‌کند.

مراحل

1. به پرداخت‌ها → پرداخت جدید بروید Open in Usystems

2. مشتری را انتخاب کنید.

3. در قسمت اسعار، اسعاری را انتخاب کنید که مشتری پرداخت می‌کند (اگر متفاوت از فاکتور باشد).

4. مبلغ را به آن اسعار وارد کنید.

5. حساب (نقده، بانک و غیره) را انتخاب کنید که پول به آن می‌رود.

6. تاریخ پرداخت به‌طور پیش‌فرض امروز است. نرخ تبادله برای این تاریخ جستجو می‌شود. اگر پرداخت در روز متفاوتی دریافت شده بود می‌توانید تاریخ را تغییر دهید.

7. اگر نرخ تبادله نشان‌داده‌نشده یا نادرست به نظر می‌رسد، می‌توانید آن‌را به‌صورت دستی در قسمت نرخ تبادله وارد کنید. در غیر این صورت، آن‌را خالی بگذارید و سیستم نرخ پیش‌فرض آن تاریخ را استفاده خواهد کرد.

8. به قسمت فاکتورها پایین‌تر بروید و فاکتورهایی را انتخاب کنید که این پرداخت پوشش می‌دهد.

9. ذخیره را کلیک کنید. سیستم خلاصه‌ای را نشان‌خواهد داد از چقدر هر فاکتور به اسعار فاکتور پرداخت شده است.

تأثیر بر حسابداری

هنگامی‌که یک پرداخت چند‌اسعاره را ذخیره می‌کنید، سیستم ثبت می‌کند:

• بدهکار حساب پرداخت (نقده، بانک) به اسعار پرداخت — این پول واقعی دریافتی است.
• بستانکار حساب مشتری به اسعار فاکتور — این میزان بدهی آن‌ها را کاهش می‌دهد.
• ورودی تبدیل ارز در دفتر کل عمومی اگر بر نرخ تبادله سود یا زیان وجود داشته باشد.

برای مثال، اگر نرخ تبادله واقعی بین تاریخ فاکتور و تاریخ پرداخت حرکت کرد، تفاوت ممکن است به‌عنوان سود یا زیان کوچکی ثبت شود.

نکات و اشتباهات رایج

• منبع نرخ تبادله: سیستم از نرخ تنظیم‌شده برای هر جفت اسعار در تاریخ پرداخت استفاده می‌کند. اگر نرخ شما با نرخ بانکی شما متفاوت است، با مدیر تماس بگیرید تا جدول نرخ تبادله را به‌روزرسانی کند.
• پرداخت‌های جزئی: پرداخت به اسعار متفاوت ممکن است تنها بخشی از فاکتور را پوشش دهد اگر مبلغ تبدیل‌شده کمتر از مجموع فاکتور باشد. فاکتور وضعیت تا‌حدودی پرداخت‌شده را نشان‌خواهد داد.
• نادیده‌گیری دستی: اگر نرخ تبادله صحیح را می‌دانید و سیستم نرخ نادرستی دارد، می‌توانید آن را به‌صورت دستی در قسمت نرخ تبادله قبل از ذخیره وارد کنید.
• سود یا زیان: سودها و زیان‌های کوچک بر تبدیل ارز طبیعی است. حسابدار شما اینها را بررسی می‌کند و ممکن است نیاز باشد آن‌ها را به حساب سود/زیان فارکس ارسال کند.