سوالات متداول: پرداختهای مشتری
پاسخ سریع به سوالات رایج در مورد ثبت و مدیریت پرداختهای مشتری.
بعد از ثبت پرداخت، چهاتفاقی برای فاکتور میافتد؟
پس از ثبت پرداخت و نسبت آن به فاکتور، وضعیت فاکتور بهطور خودکار بهروزرسانی میشود:
- اگر پرداخت کل مبلغ را پوشش دهد، وضعیت پرداختشده میشود.
- اگر پرداخت فقط بخشی را پوشش دهد، وضعیت تاحدودی پرداختشده میشود و موجودی باقیمانده نشانداده میشود.
- فاکتور در موجودی حساب مشتری شما ظاهر میشود و درک آنچه آنها هنوز مدیون هستند آسان میشود.
میتوانم یک پرداخت را بین چند فاکتور تقسیم کنم؟
بله. وقتی پرداختی را ایجاد میکنید، میتوانید چند فاکتور را در قسمت فاکتورها اضافه کنید. سیستم پرداخت را برای آنها به ترتیب (فاکتورهای قدیمتر اول) تخصیص میدهد تا پرداخت بهطور کامل استفاده شود. میتوانید همچنین بهصورت دستی تنظیم کنید پرداخت چقدر به هر فاکتور اعمال میشود.
اگر مشتری بیش از آنچه مدیون است پرداخت کند چهاتفاقی میافتد؟
اگر مبلغ پرداخت بیش از مجموع تمام فاکتورهای انتخابشده باشد، مبلغ اضافی به اعتبار در حساب مشتری (همچنین پیشپرداخت یا موجودی نیز نامگذاری میشود) تبدیل میشود. مشتری میتواند این اعتبار را برای پرداخت فاکتورهای آتی استفاده کند، یا اگر درخواست کند میتوانید آنرا بازپس دهید.
آیا میتوانم یک پرداخت را پس از ذخیره ویرایش کنم؟
این به تنظیمات سیستم شما بستگی دارد. برخی رکوردهای پرداخت را میتوان ویرایش کرد، اما برخی دیگر قفل شدهاند. اگر نیاز به تغییر پرداختی دارید، از مدیر سیستم بپرسید که آیا مجاز است. معمولاً، اگر پرداختی از قبل با بانک شما تطابق داده شده باشد، نمیتواند ویرایش شود.
اگر مشتری به اسعار متفاوت پرداخت کند چهاتفاقی میافتد؟
میتوانید پرداختی را به هر اسعاری ثبت کنید. سیستم نرخ تبادله برای تاریخ پرداخت را جستجو خواهد کرد و پرداخت را به اسعار فاکتور تبدیل خواهد کرد. سیستم هر دو را ثبت میکند: مبلغ واقعی پرداختشده (به اسعار پرداخت) و مبلغ تبدیلشده (برای فاکتور). سودها یا زیانهای کوچک بر تبدیل طبیعی هستند و در دفتر کل عمومی ثبت میشوند.
اگر مشتری پرداختی بفرستد اما مشخص نکند کدام فاکتور را پوشش میدهد چهاتفاقی میافتد؟
میتوانید پرداختی بدون نسبت دادن آن به هیچ فاکتوری ایجاد کنید. پرداخت بهعنوان اعتبار در حساب مشتری باقی میماند. بعداً، زمانی که آنها به شما بگویند کدام فاکتور را استفاده کنید، شما یا مدیر میتوانید آنرا نسبت دهید. یا اگر مبلغ دقیقاً با فاکتور منطبق باشد، میتوانید آن را در زمان ورود نسبت دهید.
چگونه یک چک را که هنوز آنرا واریز نکردهام ثبت کنم؟
پرداختی ایجاد کنید و آن را به یک حساب خاص مانند چکهای دریافتشده یا صندوقهای واریزنشده نسبت دهید (حسابدار شما باید این را تنظیم کند). پس از واریز چک، شما یا حسابدار میتوانید پرداخت را به حساب بانکی واقعی منتقل کنید. این ثبترکوردهای شما را دقیق نگاه میدارد تا زمانی که پول واقعاً در بانک باشد.
تفاوت بین "پرداخت" و "رسید فروش" چیست؟
- پرداخت پول دریافتشده را برای فاکتور موجود ثبت میکند. فاکتور ابتدا ایجاد میشود، سپس پرداخت را وقتی پول میرسد ثبت میکنید.
- رسید فروش (یا فروش نقدی) فروش و پرداخت را در یک قدم با هم ثبت میکند. اگر مشتری در زمان فروش پرداخت کند نه بعداً، اینرا استفاده میکنید.
میتوانم یک پرداخت را به فاکتورهایی از تاریخهای متفاوت نسبت دهم؟
بله. میتوانید یک پرداخت ایجاد کنید و آنرا به فاکتورهایی از هر تاریخی نسبت دهید، تا زمانی که برای یک مشتری باشند. سیستم پرداخت را به فاکتورهای قدیمتر اول اختصاص میدهد (مگر اینکه شما بهصورت دستی ترتیب را تغییر دهید).
اگر بهاشتباه یک پرداخت ثبت کنم چهاتفاقی میافتد؟
اگر یک پرداخت را بهاشتباه ثبت کردید، از مدیر سیستم بپرسید. بسته به تنظیم سیستم شما، آنها ممکن است بتوانند آنرا باطل کنند، معکوس کنند یا حذف کنند. برخی پرداختها، خصوصاً کسانی که با بانک شما تطابق داده شدهاند، ممکن است قابل برگشت نباشند.
آیا این مطلب مفید بود؟