توضیح تنظیمات: کدگذاری اسناد

تنظیمات کدگذاری سند

تب کدگذاری سند به شما اجازه می‌دهد کنترل کنید که هر نوع سند (فاکتورها، بل‌ها، رسیدها، سفارشات و غیره) چگونه به‌طور خودکار شماره‌گذاری شود. می‌توانید پیشوند، طول و شماره شروع را تنظیم کنید تا با قرارداد سازمان شما مطابقت داشته باشد.

توضیح فیلدها

این تنظیمات چه را کنترل می‌کند

• سازگاری قالب شماره — تمام فاکتورها از یک پیشوند و طول استفاده می‌کنند، آنها را آسان‌تر برای شناسایی و مرتب‌سازی می‌کند.
• سازمان چندگانه نوع سند — فاکتورها، بل‌ها و رسیدها می‌توانند از پیشوند‌های متفاوت استفاده کنند، بنابراین هرگز تقاطع نمی‌کنند.
• پیگیری حسابرسی — شماره‌گذاری متوالی آسان‌تر شناسایی اسناد گمشده یا تکراری را ممکن می‌سازد.
• سازگاری ادغام — برخی از سیستم‌های خارجی قالب‌های خاص را نیاز دارند.
• انعطاف لغو دستی — برای موارد خاص یا اصلاح‌ها، می‌توانید شماره خاصی را به‌صورت دستی اختصاص دهید.

تنظیمات رایج

نکات مهم

• شمارنده را بازنشانی نکنید مگر اینکه مطمئن باشید هیچ سندی با شماره بالاتر وجود ندارد. بازنشانی می‌تواند شماره‌های تکراری ایجاد کند.
• پیشوندهایی را انتخاب کنید که کوتاه و معنی‌دار باشند — بر روی اسناد چاپی ظاهر می‌شوند، بنابراین آنها را حرفه‌ای نگه دارید.
• طول 4 استاندارد است (0001–9999، برای حدود 10000 سند کافی). برای کسب‌وکارهای پرحجم از طول 5 یا 6 استفاده کنید.
• از کاراکترهای خاص اجتناب کنید — از حروف، اعداد و خط‌فاصله استفاده کنید تا اعداد در تمام سیستم‌ها کار کنند.
• پس از تنظیم این مقادیر، شماره‌های سند دائمی هستند — تغییر پیشوند بعداً اسناد قدیمی را دوباره شماره‌گذاری نمی‌کند.

برای دسترسی به این تنظیمات، به Settings → Document Coding بروید Open in Usystems.