پیشپرداختها و بیلانسهای اعتباری
درک کنید وقتی مشتری یا تامینکننده بیشازحد پرداخت کند چه میشود و چگونه آن اعتبار را بعداً استفاده کنید.
۲۰ سرطان ۱۴۰۵
پیشپرداختها و بیلانسهای اعتباری
این چیست
یک پیشپرداخت پولی است که قبل از اینکه فاکتور یا بل مربوطه وجود داشته باشد دریافت (یا فرستاده) شده است. یک بیلانس اعتباری پولی است که باید به مشتری یا تامینکننده برگردانده شود به دلیل بیشپرداختی یا بازگشت.
سناریوهای مثال:
- مشتری 1000 افغانی را از پیش پرداخت میکند، اما شما هنوز آنها را صورتحساب نکردید. اکنون آنها یک پیشپرداخت 1000 افغانی دارند.
- مشتری فاکتور 500 افغانی خود را پرداخت میکند اما اشتباهی 600 افغانی فرستاده است. 100 افغانی اضافی یک بیلانس اعتباری است (بیشپرداخت).
- 200 افغانی کالا را به تامینکننده برمیگردانید. به جای بازپرداخت نقد، حسابشان را اعتباری میکنید.
در تمام موارد، یوسیستمز مبلغ مدیون به مشتری یا تامینکننده را در یک فیلد بیلانس ردیابی میکند.
چرا اهمیت دارد
- جریان نقدینگی: پیشپرداختها پول واقعی را نشان میدهند که رسیدهاند اما هنوز با تراکنش خاصی مطابقت نیافتهاند. مبلغی که باید بعداً جمعآوری کنید را کاهش میدهند.
- راحتی: به جای صدور چک بازپرداخت، میتوانید یک بیلانس اعتباری را برای فاکتور بعدی اعمال کنید. این سریعتر است و کاغذات را کاهش میدهد.
- وضوح حسابداری: فیلد بیلانس هویدا میکند کجا مشتری یا تامینکننده اعتبار دائمی دارد—بدون حدس.
نحوه کار در یوسیستمز
دریافت پیشپرداخت (پیشپرداخت مشتری)
- مشتری بدون فاکتور 500 افغانی را برای شما فرستاده است.
- این را از طریق پرداختها → افزودن پرداخت ثبت میکنید، مشتری را انتخاب میکنید، 500 افغانی را وارد کنید و ذخیره میکنید.
- بیلانس مشتری اکنون –500 افغانی را نشان میدهد (آنها اعتبار با شما دارند).
- هنگامی که بعداً آنها را برای 300 افغانی صورتحساب کنید، یوسیستمز میتواند خودکار 500 افغانی بیلانس را اعمال کند تا فاکتور را تسویه کند و 200 افغانی اعتبار باقیمانده را ترک کند.
بیشپرداختی (مشتری بیشازحد پرداخت میکند)
- مشتری شما 500 افغانی را مدیون است. آنها اشتباهی 600 افغانی پرداخت میکنند.
- پرداخت 600 افغانی را برای فاکتور 500 افغانی ثبت میکنید.
- یوسیستمز فاکتور را پرداختشده علامتگذاری میکند و بیلانس مشتری را –100 افغانی (اعتبار) نشان میدهد.
- در فاکتور بعدی، بیلانس 100 افغانی بهطور خودکار اعمال میشود (یا میتوانید آن را دستی اعمال کنید).
پیشپرداخت تامینکننده (شما پیشپرداخت تامینکننده)
- تصمیم میگیرید برای تامینکننده 1000 افغانی پیشپرداخت کنید تا تخفیف را تضمین کنید.
- این را بهعنوان پرداخت حساب تامینکننده ثبت میکنید (همان فرآیند پیشپرداخت مشتری، اما برعکس).
- بیلانس تامینکننده اکنون +1000 افغانی را نشان میدهد (اعتبار با آنها دارید).
- هنگامی که فاکتور برای 600 افغانی فرستادند، بیلانس 1000 افغانی اعمال میشود و 400 افغانی اعتبار دائمی باقی میماند.
جایی که آن را میبینید
- صفحه جزئیات مخاطب / مشتری / تامینکننده: هر مشتری یا تامینکننده را باز کنید. فیلد «بیلانس» بیلانس فعلی آنها (پیشپرداخت یا اعتبار) را نشان میدهد (منفی = آنها شما را مدیون هستند؛ مثبت = شما آنها را مدیون هستید، یا اعتبار دائمی دارند).
- صفحه پرداختها: هنگامی که پرداخت را ثبت میکنید، میتوانید بیلانس موجود را به فاکتور اعمال کنید یا آن را برای پیشپرداخت دائمی بعدی رها کنید. باز کردن پرداختها
- صفحه جزئیات فاکتور: هنگامی که فاکتور را ایجاد یا ویرایش میکنید، بخش «تخصیص بیلانس» یا «اعمال اعتبار» ممکن است ظاهر شود اگر مشتری بیلانس داشته باشد. میتوانید انتخاب کنید آن را اعمال کنید یا رها کنید.
- راپورهای سنی: راپورهای بیلانس معوق هم فاکتورهای ناپرداخته و هم هر گونه بیلانس دائمی مشتری/تامینکننده را نشان میدهند. باز کردن راپورها
آیا این مطلب مفید بود؟