حالتها در سراسر سیستم: مسوده، ناپرداخته، قسمی و پرداختشده
دورة حیات یک سند مالی را از ایجاد تا تصفیه نهایی درک کنید.
حالتها در سراسر سیستم: مسوده، ناپرداخته، قسمی و پرداختشده
این چیست
هر سند مالی در یوسیستمز (فاکتورها، بلها، رسیدهای فروش، خریدهای نقدی) یک حالت دارد که مرحله آن در دورة پرداخت را به شما میگوید. حالت بهعنوان یک برچسب روی سند نمایش داده میشود و بر آنچه میتوانید با آن انجام دهید تأثیر میگذارد.
چهار حالت اصلی عبارتند از:
- مسوده: سند نوشته میشود اما هنوز فعال نیست. هیچ ثبت حسابداری ثبت نشده است. میتوانید هر فیلد را آزادانه ویرایش کنید.
- ناپرداخته: سند فعال و کامل است، اما پرداخت دریافت نشده (یا فرستاده نشده) است. ثبتهای حسابداری ثبت میشوند؛ سند الزامآور است.
- قسمی: پرداخت برای بخشی از مبلغ دریافت شده (یا فرستاده شده) است. مبلغ ناپرداختهشده برجای باقی میماند.
- پرداختشده: پرداخت کامل دریافت شده (یا فرستاده شده) است. سند تصفیه شده است.
چرا اهمیت دارد
- وضوح جریان نقدینگی: حالت به نگاه یکسره به شما میگوید کدام اسناد نیاز به پیگیری دارند. اسناد ناپرداخته و قسمی طلبات یا بدهیهای معوق شما هستند.
- دقت حسابداری: تنها اسناد در حالت ناپرداخته، قسمی یا پرداختشده ثبتهای روزنامچه دارند. اسناد مسوده حسابات یا راپورهای شما را تحت تأثیر قرار نمیدهند.
- اجرای جریان کار: برای مثال، نمیتوانید یک سند را پرداختشده علامتگذاری کنید مگر اینکه مبلغ دریافت/فرستادهشده با انتظار مطابقت داشته باشد. این از خطاهای تصادفی جلوگیری میکند.
نحوه کار در یوسیستمز
ایجاد سند
هنگامی که یک سند جدید ایجاد میکنید، در حالت مسوده شروع میشود. میتوانید آن را ویرایش، حذف یا دور انداخت بدون تأثیر بر حسابات خود.
انتشار (مسوده → ناپرداخته)
هنگامی که ویرایش را تمام کردید و آمادهاید سند را الزامآور کنید، «انتشار» یا «تأیید» را انتخاب میکنید (برچسب دقیق براساس نوع سند متفاوت است، اما قصد یکسان است). سند به حالت ناپرداخته منتقل میشود و ثبت روزنامچه آن فوراً ثبت میشود.
دریافت / ارسال پرداخت (ناپرداخته → قسمی یا پرداختشده)
هنگامی که پرداخت برسد (برای فاکتور فروش یا بل) یا فرستاده شود (برای خرید نقدی یا قابل پرداخت)، آن را ثبت میکنید از طریق:
- صفحه پرداختها: پرداخت را ثبت کنید و آن را با یک یا چند سند مرتبط کنید. این سند را به سمت قسمی یا پرداختشده حرکت میدهد.
- تخصیص پرداخت: اگر مبلغ دریافتشده با کل سند مطابقت نداشته باشد، سند تا پرداخت مبلغ کامل، قسمی باقی میماند.
نمونهها
| سند | مسوده | ناپرداخته | قسمی | پرداختشده |
|---|---|---|---|---|
| فاکتور (فروش) | شما آن را مینویسید. | مشتری شما را بدهکار است. | بخشی از پرداخت دریافت کردید. | مشتری کامل تصفیه کرد. |
| بل (خرید) | شما بل تامینکننده را بررسی میکنید. | شما تامینکننده را بدهکار هستید. | بخشی را پرداخت کردید. | کامل را پرداخت کردید. |
| خریداری نقدی | شما رسید را وارد میکنید. | کالا دریافت شده؛ هیچ پرداختی هنوز (در اعتبار). | (نادر برای خریدهای نقدی.) | پرداخت شده هنگام ایجاد (در صورت پرداخت نقدی). |
| رسید فروش | (معمولاً مستقیماً به پرداختشده میرود، بدون مرحله مسوده.) | ندارد | ندارد | پرداخت دریافت شده؛ سند کامل. |
جایی که آن را میبینید
- فهرست سند: هر نوع سند را باز کنید (فاکتورها، بلها، خریدها، رسیدها). حالت بهعنوان یک برچسب یا برچسب روی هر ردیف ظاهر میشود.
- صفحه جزئیات سند: هنگامی که یک سند را باز میکنید، حالت بهشدت در بالا نمایش داده میشود. دکمههای انتشار، ثبت پرداخت، یا چاپ براساس حالت فعال/غیرفعال میشوند.
- راپورها: راپورهای مالی (سنی، طلبات، بدهیها، ترازنامه) براساس حالت فیلتر و گروهبندی میشوند تا مبالغ معوق در مقابل تصفیهشده را نشان دهند. باز کردن راپورها
آیا این مطلب مفید بود؟