اسناد در مقابل ثبتهای روزنامچه
دریابید چرا یوسیستمز یک ثبت تراکنش دولایه را نگاه میدارد و چگونه آنها با هم کار میکنند.
۲۰ سرطان ۱۴۰۵
اسناد در مقابل ثبتهای روزنامچه
این چیست
یوسیستمز هر تراکنش مالی را به دو روش ثبت میکند:
- اسناد (فاکتورها، بلها، رسیدهای فروش، خریدهای نقدی، و غیره) سوابق تجاری شما هستند. آنها آنچه اتفاق افتاده را نشان میدهند: چه کسی پرداخت کرد، چه فروخته شد، چقدر موجودی دریافت شد.
- ثبتهای روزنامچه سوابق حسابداری هستند. آنها بهطور خودکار از اسناد تولید میشوند و در چارت حسابات شما (دفتر کل ورود دوجانبه) ثبت میشوند.
هنگامی که یک سند ایجاد میکنید، یوسیستمز بهطور خودکار ثبتهای روزنامچه را محاسبه و ثبت میکند. شما هرگز ثبتهای روزنامچه را دستی ننویسید (به جز در موارد نادر). روزنامچه «منبع حقیقت» برای راپورهای مالی شما است.
چرا اهمیت دارد
- سابقه بازرسی: اسناد فعالیت تجاری شما را نشان میدهند. روزنامچه نشان میدهد چگونه آن فعالیتها پول را بین حسابات منتقل کردند. با هم، آنها یک سابقه بازرسی کامل تشکیل میدهند.
- دقت راپور: راپورهای مالی شما (ترازنامه، سود و زیان، راپورهای سنی) مستقیماً از روزنامچه خوانده میشوند، نه از اسناد. اگر روزنامچه صحیح باشد، راپورها صحیح هستند.
- جلوگیری از خطا: با جدا کردن این دو، یوسیستمز از ثبت دوگانه تصادفی یا ورودیهای فراموششده جلوگیری میکند. یک سند یا بهدرستی ثبت میشود یا خطایی را نشان میدهد.
نحوه کار در یوسیستمز
هنگامی که یک فاکتور در یوسیستمز ایجاد میکنید:
- مشتری، اقلام، مبالغ و تخفیفات را پر میکنید. این سند است.
- پشت پرده، یوسیستمز تأثیر حسابداری را محاسبه میکند: طلبات دریافتی بدهکار کنید، درآمد فروش را بستانکار کنید، و آن را در روزنامچه ثبت کنید.
- ترازنامه و صورت سود و زیان شما از ارقام روزنامچه استفاده میکنند.
اگر سند در وضعیت مسوده باشد، ثبت روزنامچه آن هنوز ثبت نشده است—هیچ پولی در دفتر کل جابهجا نشده است. هنگامی که سند را ناپرداخته یا پرداختشده علامتگذاری میکنید، ثبت روزنامچه زنده میشود.
اگر بعداً یک سند را ویرایش کنید (مثلاً نام مشتری یا تخفیف را اصلاح کنید)، یوسیستمز ثبت روزنامچه را بهطور خودکار تنظیم میکند.
جایی که آن را میبینید
- فهرست اسناد: برای دیدن اسناد تجاری خود به فاکتورها، بلها، رسیدهای فروش، و غیره بروید. باز کردن در یوسیستمز
- روزنامچه / تراکنشها: برای دیدن ثبتهای روزنامچه خام تولیدشده از تمام اسناد به تراکنشها بروید. باز کردن در یوسیستمز
- راپورها: به راپورها بروید و هر راپور مالی را انتخاب کنید (ترازنامه، صورت سود و زیان). اینها از روزنامچه میخوانند، نه از اسناد. باز کردن در یوسیستمز
- صفحه جزئیات سند: هنگامی که یک سند را باز میکنید، معمولاً «مبلغ» یا «کل» را بهزبان تجاری نشان میدهد. تأثیر حسابداری (کدام حسابات بدهکار/بستانکار هستند) ممکن است در بخش «حسابداری» یا جزئیات قابلگسترش دیده شود.
آیا این مطلب مفید بود؟