وارد کردن حسابات و بیلانس‌های افتتاحیه

وارد کردن حسابات و بیلانس‌های افتتاحیه

هنگام اولین راه‌اندازی Usystems، شما باید چارت حسابات خود (فهرست کامل حسابات GL) را پر کنید و بیلانس‌های افتتاحیه از سیستم قبلی را ثبت کنید. ابزار امپورت فله‌ای این کار را سریع و دقیق می‌کند.

قبل از شروع

• شما باید دسترسی سرپرست به پیکربندی حسابداری داشته باشید.
• چارت حسابات خود را از سیستم قبلی به‌عنوان فایل CSV یا Excel صادر کنید.
• هر ردیف باید داشته باشد: کد حساب، نام حساب، نوع حساب (دارائی، تعهد، سهام، درآمد، مصارف)، بیلانس افتتاحیه (اختیاری اما توصیه‌شده).
• ستون‌های اختیاری: اسعار، کد حساب والد (برای حسابات فرعی)، توضیح.
• تمام انواع حساب باید به انواع استاندارد Usystems نگاشت شوند. ابتدا ساختار حسابداری فضای کاری خود را بررسی کنید.
• بیلانس‌های افتتاحیه باید تاریخ‌دار باشند — آن‌ها معمولاً به‌عنوان تاریخ مهاجرت (مثلاً 2026-07-01) ثبت می‌شوند.

مراحل

1. به تنظیمات → حسابات یا چارت حسابات بروید. باز کردن در Usystems

2. گزینه وارد کردن حسابات یا وارد کردن چارت را پیدا کنید.

3. روی بارگذاری فایل کلیک کنید و صفحه‌گسترده آماده‌شده خود را انتخاب کنید.

4. سیستم پیش‌نمایشی با نگاشت فیلد نشان می‌دهد:

   • کد حساب و نام ضروری‌اند؛ سیستم داده‌های گم‌شده را به‌صورت قرمز برجسته می‌کند.
   • تأیید کنید که انواع حساب شناخته‌شده‌اند (سیستم انواع استاندارد را فهرست می‌کند: دارائی، تعهد، سهام، درآمد، مصارف).
   • بررسی کنید که مقادیر بیلانس افتتاحیه عددی هستند و اسعار فضای کاری شما را استفاده می‌کنند.

5. نگاشت را بررسی کنید. اگر یک ستون شناخته نشده باشد، نوع آن را به‌صورت دستی از فهرست کشویی انتخاب کنید.

6. روی تأیید امپورت کلیک کنید. سیستم:

   • هر حساب را با کد، نام و نوع آن ایجاد می‌کند.
   • یک ورودی دفتر افتتاحیه (تاریخ‌دار در تاریخ مهاجرت) ایجاد می‌کند تا تمام بیلانس‌های افتتاحیه را یک‌جا ثبت کند.
   • کدهای حساب تکراری با هشدار نادیده گرفته می‌شوند.

7. هنگام تمام شدن، صفحه چارت حسابات و ورودی دفتر افتتاحیه (دیده‌شده در تراکنش‌ها یا دفتر) را بررسی کنید.

اثر حسابداری

بیلانس‌های افتتاحیه به‌عنوان یک ورودی دفتر تک (تاریخ‌دار در تاریخ قطع مهاجرت، مثلاً 2026-07-01) ثبت می‌شوند:

• حسابات بدهکار (دارائی، مصارف، قیمت کالای فروخته‌شده) به‌عنوان اعداد مثبت وارد می‌شوند.
• حسابات بستانکار (تعهدات، سهام، درآمد) به‌عنوان اعداد مثبت وارد می‌شوند (سیستم جهت را بر اساس نوع حساب تفسیر می‌کند).
• ورودی باید متوازن باشد — کل بدهکارها برابر کل بستانکارها. اگر نه باشند، امپورت شکست خواهد خورد و عدم تعادل را فهرست می‌کند.
• پس از ثبت، بیلانس‌های افتتاحیه تمام ترازنامه‌های بعدی و گزارش‌های مالی را تحت تأثیر قرار می‌دهند.

نکات و اشتباهات رایج

• از کدهای حساب سازگاری استفاده کنید — کدها را بعد از امپورت تغییر ندهید. کدها نحوه پیوند دادن تراکنش‌های سیستم به حسابات هستند، و تغییر آن‌ها رکوردهای تاریخی را خراب می‌کند.
• نشانه‌های بیلانس افتتاحیه را دوبار بررسی کنید. بیلانس‌های منفی باید با علامت منفی ثبت شوند (مثلاً -5000 برای تعهد). سیستم علامت را بر اساس نوع حساب تفسیر می‌کند، بنابراین ابتدا با امپورت کوچکی آزمایشی کنید.
• کدهای تکراری را امپورت نکنید. هر کد باید منحصر‌به‌فرد در چارت شما باشد.
• برای حسابات سلسله‌مراتبی (مثلاً بانک > بانک 1، بانک 2)، از ستون کد حساب والد استفاده کنید تا حسابات فرعی را پیوند دهید. سیستم آن‌ها را به‌طور خودکار تودرتو می‌کند.
• بعد از امپورت، ترازنامه خود را تطابق دهید در برابر بیلانس‌های بسته‌شده سیستم قبلی. اگر بیلانس‌ها منطبق نباشند، برای خطاهای گرد کردن یا تبدیل اسعار در فایل منبع بررسی کنید.