وارد کردن مشتریان و فروشندگان

وارد کردن مشتریان و فروشندگان

ابزار امپورت تماسی فله‌ای به شما امکان می‌دهد تا تمام مشتریان و فروشندگان خود را یک‌جا اضافه کنید به جای ساخت هر یک به‌صورت جداگانه. می‌توانید یک فایل CSV یا Excel با اطلاعات تماسی بارگذاری کنید و سیستم آن‌ها را به‌طور خودکار ایجاد می‌کند.

قبل از شروع

• شما باید دسترسی سرپرست را برای استفاده از ابزار امپورت داشته باشید.
• یک صفحه‌گسترده با ستون‌های مورد نیاز درست کنید: نام تماس، نوع تماس (مشتری یا فروشنده)، شماره تلفن، ایمیل، آدرس.
• ستون‌های اختیاری: کد تماس، شهر، کشور، اسعار، شرایط پرداخت، شناسه مالیاتی.
• فایل را به‌صورت CSV (.csv) یا Excel (.xlsx) ذخیره کنید.
• نام‌های تماسی منحصر به‌فرد باشند. نام‌های تکراری مجاز هستند (با کدهای مختلف)، اما از نام‌های یکسان بدون کد خودداری کنید.
• تلفن و ایمیل برای ارتباط پیگیری توصیه می‌شود؛ آدرس‌ها برای برخی گزارش‌های مطابقت ضروری هستند.

مراحل

1. به تماس‌ها در منوی اصلی بروید. باز کردن در Usystems

2. دکمه یا گزینه وارد کردن تماس‌ها را پیدا کنید (معمولاً در بالای فهرست تماس‌ها).

3. روی بارگذاری فایل کلیک کنید و صفحه‌گسترده آماده‌شده خود را انتخاب کنید.

4. صفحه پیش‌نمایش چند ردیف اول را با نگاشت فیلد نشان می‌دهد:

   • سیستم سرتیترهای ستون را به‌طور خودکار تشخیص می‌دهد. اگر یک ستون شناخته نشده باشد، می‌توانید به‌صورت دستی نوع فیلد آن را انتخاب کنید.
   • ردیف‌های قرمز نشان‌دهنده داده‌های الزام‌کننده گم‌شده (نام تماس یا نوع) هستند.

5. هنگامی که نگاشت درست باشد، روی تأیید امپورت کلیک کنید. سیستم پردازش می‌کند:

   • هر ردیف یک تماس جدید با نوع مشخص‌شده (مشتری یا فروشنده) می‌شود.
   • کدهای تماس تکراری (اگر ارائه شود) با هشدار نادیده گرفته می‌شوند.
   • تماس‌ها تنظیمات پیش‌فرض فضای کاری خود را به ارث می‌برند.

6. هنگام تمام شدن، خلاصه‌ای دیده‌اید (X تماس ایجاد، Y نادیده گرفته‌شده). فهرست تماس‌ها را بررسی کنید تا تأیید کنید.

اثر حسابداری

وارد کردن تماس‌ها به‌طور خودکار بیلانس‌های دفتر ایجاد نمی‌کند. اگر بیلانس‌های افتتاحیه داشته باشید (مبالغی که به فروشندگان بدهکاری‌ایم یا مشتریان برای ما بدهکاری‌اند):

• از صفحات حسابات قابل دریافت یا حسابات قابل پرداخت استفاده کنید تا فاکتورها یا بل‌های افتتاحیه را ثبت کنید.
• یا از ویژگی صورت حساب تماس استفاده کنید تا تراکنش‌های تاریخی را امپورت کنید اگر در دسترس باشند.
• بیلانس‌های افتتاحیه باید به‌صورت دستی با سیستم قبلی خود تطابق پیدا کنند.

نکات و اشتباهات رایج

• از قالب کد تماسی سازگاری استفاده کنید (مثلاً CUST-001، VEND-123). این به تطابق دادن به سیستم قبلی کمک می‌کند.
• مشتریان و فروشندگان را در امپورت‌های مختلف جدا کنید اگر ممکن باشد — این از التباس جلوگیری می‌کند و تطابق را ساده می‌کند.
• هیچ تماس را دو بار امپورت نکنید. قبل از بارگذاری برای افراد مکرر در صفحه‌گسترده منبع بررسی کنید.
• اسعار و شرایط پرداخت پیش‌فرض را در تنظیمات فضای کاری تعیین کنید اگر اکثر تماس‌ها مقادیر یکسانی داشته باشند؛ امپورت از این پیش‌فرض‌ها استفاده خواهد کرد.
• بعد از امپورت، نگاشت GL هر تماس را بررسی کنید. مشتریان و فروشندگان ممکن است حسابات AR/AP خاص برای کار صحیح گزارش‌ها نیاز داشته باشند.