وارد کردن کارمندان
افزودن تمام پروسنل خود به ماژول منابع انسانی از یک صفحهگسترده.
وارد کردن کارمندان
ابزار امپورت کارمندان فلهای به شما امکان میدهد تا تمام نیروی کار خود را یکجا به ماژول منابع انسانی اضافه کنید. به جای ایجاد دستی هر رکورد کارمندی، میتوانید صفحهگستردهای با جزئیات کارمندی آماده کنید و همه را یکجا بارگذاری کنید.
قبل از شروع
- شما باید دسترسی سرپرست به ماژول منابع انسانی داشته باشید.
- یک صفحهگسترده با ستونهای مورد نیاز درست کنید: نام کارمند، شناسه کارمند، ایمیل، تلفن، دپارتمان، عنوان شغلی.
- ستونهای اختیاری: تاریخ استخدام، حقوق، حساب بانکی، شناسه مالیاتی، نام سرپرست، آدرس، شهر.
- فایل را بهصورت CSV (.csv) یا Excel (.xlsx) ذخیره کنید.
- شناسههای کارمندی منحصربهفرد و سازگاری با رکوردهای حقوق و دستمزد خود باشند.
- برای تاریخهای استخدام و سایر تاریخها از قالب تاریخی سازگاری (مثلاً YYYY-MM-DD) استفاده کنید.
مراحل
-
به منابع انسانی در منوی اصلی بروید. باز کردن در Usystems
-
گزینه وارد کردن کارمندان را پیدا کنید (معمولاً دکمهای نزدیک فهرست کارمندان).
-
روی بارگذاری فایل کلیک کنید و صفحهگسترده آمادهشده خود را انتخاب کنید.
-
سیستم پیشنمایشی از چند ردیف اول با نگاشت ستون نشان میدهد:
- نام کارمند و شناسه الزامیاند؛ دادههای گمشده ردیفها را قرمز میکند.
- سیستم دپارتمان، عنوان شغلی و سایر فیلدها را بهطور خودکار تشخیص میدهد. در صورت نیاز میتوانید نگاشت را تعدیل کنید.
- تأیید کنید که مقادیر حقوق (در صورت شامل بودن) عددی هستند.
-
پس از صحیح بودن نگاشت، روی تأیید امپورت کلیک کنید. سیستم:
- برای هر ردیف رکورد کارمندی با جزئیات ارائهشده ایجاد میکند.
- هر کارمند را به دپارتمان مشخصشده اختصاص میدهد.
- شناسههای کارمندی تکراری با هشدار نادیده گرفته میشوند.
-
هنگام تمام شدن، خلاصهای (X کارمند ایجاد، Y نادیده گرفتهشده) دیدهاید. فهرست کارمندان را برای تأیید امپورت ببینید.
اثر حسابداری
کارمندان واردشده بهطور خودکار حقوق و دستمزد یا برنامههای حقوق و دستمزد را برقرار نمیکند. بعد از امپورت، شما باید:
- پروفایل هر کارمند را ببینید و حقوق و فرکانس پرداخت آنها را تنظیم کنید اگر وارد نشدهاند.
- حسابات حقوق و دستمزد را در تنظیمات پیکربندی کنید (کسورات، مزایا، حسابات حبس) تا پرونده حقوق و دستمزد بهدرستی به GL نوشته شود.
- حقوق و دستمزد آزمایشی برای یک کارمند قبل از پردازش حقوق و دستمزد کامل اجرا کنید تا ورودیهای حسابداری را تأیید کنید.
نکات و اشتباهات رایج
- از قالب شناسه کارمندی سازگاری استفاده کنید (مثلاً
EMP-001،HR-2026-01). این به تطابق دادن به سیستم منابع انسانی قبلی و رکوردهای حقوق و دستمزد کمک میکند. - دپارتمانها را بهدرستی اختصاص دهید. دپارتمانها باید قبلاً در فضای کاری شما موجود باشند؛ امپورت نمیتواند دپارتمانهای جدید ایجاد کند. ابتدا تنظیمات منابع انسانی → دپارتمانها را بررسی کنید.
- تاریخهای استخدام را در صورت امکان شامل کنید. این بر واجد شرایط حقوق و دستمزد و استحقاق مرخصی تأثیر میگذارد. تاریخها را خالی رها کنید اگر مطمئن نیستید.
- شناسههای کارمندی تکراری را امپورت نکنید. قبل از بارگذاری برای افراد مکرر در صفحهگسترده منبع بررسی کنید.
- برای اطلاعات حقوق و دستمزد، آن را جدا از این امپورت ثبت کنید. امپورت بر هویت و دپارتمان کارمند تمرکز میکند؛ حقوق و دستمزد بهترینراه تنظیم در پروفایل هر کارمند است به دلیل تغییرات (بونوس، الحاقات و غیره).
- بعد از امپورت، حقوق و دستمزد را با اجرای کوچک آزمایش کنید قبل از پردازش برای همه کارمندان. نوشتن حقوق و دستمزد ممکن است به پیکربندی حساب GL نیاز داشته باشد.
آیا این مطلب مفید بود؟