سوالات متداول: چهار مرحله امپورت
پاسخهای سریع به سوالات متداول درباره پروسه امپورت.
میتونم از سیستم حسابداری دیگری معلومات وارد کنم؟
آره. شما باید معلومات خود را از سیستم دیگر بهعنوان کاپشیت (CSV یا اکسل) صادر کنید، سپس قالب یوسیستمز را دانلود کنید و ستونهای خود را برای تطابق نقشهبرداری کنید. ممکن است تمام فیلدها در دسترس نباشند، اما میتوانید مشتریها، محصولات، و سابقه تراکنشهای اساسی را وارد کنید. برخی از سیستمهای قدیمیتر ممکن است به پاکسازی یا بازفرمتکردن دستی تاریخها و کدهای حساب نیاز داشته باشند.
اگر امپورت در میانه راه ناکام شود چه میشود؟
اگر خطایی در هنگام خود امپورت (نه در حین اعتبارسنجی) رخ دهد، کل امپورت برگشتخورده میشود — هیچ معلوماتی ذخیره نمیشود. این از رکوردهای نامکمل یا خراب محافظت میکند. شما پیام خطایی خواهید دید که توضیح میدهد چه اشتباهی رخ داده. مسئله را حل کنید و دوباره بارگذاری کنید.
میتونم امپورت را بعد از تکمیل برگرداندم؟
خیر. وقتی امپورت تکمیل شود و معلومات در سیستم شما باشند، مثل هر معلومات دیگری که به طور دستی وارد کردید تعامل میشود. شما میتوانید رکوردهای فردی را ویرایش یا حذف کنید، اما دکمه "لغو امپورت" وجود ندارد. اگر مطمئن نیستید، امپورت را ابتدا روی سیستم غیر تولیدی آزمایش کنید، یا اگر چیز بدی اتفاق بیفتد از مدیر حساب خود بخواهید که یک نسخه پشتیبان را بازگردانند.
آیا باید از قالبی استفاده کنم که یوسیستمز فراهم میکند یا میتونم از فایل خود استفاده کنم؟
شما باید از قالبی که یوسیستمز فراهم میکند استفاده کنید. سرستونهای درست و فرمت درست دارد. اگر معلومات شما در فرمت متفاوتی باشند، میتوانید ستونها را در مرحله ۳ درایور امپورت نقشهبرداری کنید، اما شروع کردن با قالب بسیار آسانتر است.
چند ردیف میتونم یکباره وارد کنم؟
حد دقیقی وجود ندارد، اما فایلهای خیلی بزرگ (دهها هزار ردیف) ممکن است زمان بیشتری طول بکشند. برای بهترین کارایی، امپورت را در دستههای چند هزار ردیف در هر بار انجام دهید. مدیر حساب شما میتواند راهنمایی کند که برای سیستم شما بهترین اندازه دسته چیست.
اگر معلومات من نویسههای خاص یا زبانی متفاوت داشته باشد چه؟
یوسیستمز از کدگذاری UTF-8 پشتیبانی میکند، بنابراین بیشتر زبانها (شامل درایی افغانی و فارسی) و نویسههای خاص خوب هستند. فقط مطمئن شوید که فایل شما به فرمت UTF-8 ذخیره شده است (بیشتر برنامههای کاپشیت مدرن این کار را به طور پیشفرض انجام میدهند). اگر از سیستم قدیمیتری استفاده میکنید که از کدگذاری متفاوتی استفاده میکند، فایل را به UTF-8 تبدیل کنید قبل از بارگذاری.
میتونم تراکنشها (فاکتورها، بلها، پرداختها) را وارد کنم یا فقط معلومات اصلی (محصولات، مشتریها)؟
هردو. شما میتوانید معلومات اصلی (محصولات، مشتریها، حسابات) و تراکنشها (فاکتورها، بلها، سفارشهای خرید) را وارد کنید. امپورت تراکنش بیشتر پیچیده است زیرا رکوردهای مرتبط متعدد و قوانین حسابداری را شامل میشود. از انواع معلومات ساده شروع کنید و اگر مطمئن نیستید کمک بخواهید.
آیا این مطلب مفید بود؟