مرور کلی وارد کردن گروهی

امپورت گروهی چیست؟

امپورت گروهی یعنی وارد کردن تعداد زیاد ریکارد‌ها (مشتری، محصول، گدام، یا تراکنش‌ها) به یک‌باره از فایل اکسل یا CSV به جای اینکه یکی یکی آن‌ها را در صفحه داخل سیستم تایپ کنید. این روش خیلی مفید است وقتی یک حساب نو در یوسیستمز شروع می‌کنید یا از سیستم دیگری معلومات منتقل می‌کنید.

چرا مهم است؟

وقتی باید صدها محصول یا مشتری را دستی وارد کنید، کار خیلی وقت‌گیر است و احتمال اشتباه زیاد می‌شود. ابزار امپورت بیلک به شما کمک می‌کند که معلومات خود را در اکسل یا CSV آماده کنید، فایل را بارگذاری کنید، قبل از اینکه وارد رکوردهای اصلی شود آن را بررسی کنید، و سپس همه را یک‌باره وارد کنید. درایور چهار مرحله‌ای از شما محافظت می‌کند زیرا مشکلات را قبل از اینکه بزرگ شوند کشف می‌کند.

چطور در یوسیستمز کار می‌کند

پروسه امپورت در چهار مرحله سازماندهی شده است:

1. دانلود قالب — آن نوع معلوماتی را انتخاب کنید که می‌خواهید وارد کنید (محصول، مشتری، فاکتور، و غیره). یوسیستمز یک کاپ‌شیت آماده‌شده برای شما فراهم می‌کند که ستون‌های صحیح و فرمت درست دارد.

2. خانه‌پری و بارگذاری — معلومات خود را در قالب اضافه کنید، سپس فایل را از طریق درایور امپورت بارگذاری کنید. سیستم فایل را می‌خواند و برای بررسی آماده می‌کند.

3. نقشه‌برداری ستون‌ها به فیلدها — اگر معلومات شما از سیستم دیگری آمده یا سرستون‌های شما دقیقاً مثل یوسیستمز نیست، شما به سیستم می‌گویید کدام ستون از فایل شما به کدام فیلد در یوسیستمز وصل می‌شود.

4. اعتبارسنجی و اصلاح خطا — قبل از اینکه هیچ چیز در معلومات اصلی ذخیره شود، یوسیستمز هر ردیف را چک می‌کند. فیلدهای ضروری که کم هستند، تاریخ‌های غلط، نوع حساب نامناسب، یا مشکلات دیگری را علامت می‌زند. شما خطاها را بررسی می‌کنید، آن‌ها را در کاپ‌شیت اصلاح می‌کنید، و دوباره بارگذاری می‌کنید تا اعتبارسنجی انجام شود.

فقط پس از اتمام هر چهار مرحله، معلومات واقعاً وارد حساب یوسیستمز شما می‌شود.

کجا می‌بینید

امپورت گروهی در بیشتر بخش‌هایی که با لیست‌های ریکارد کار می‌کنید فعال است. به دنبال دکمه یا گزینه امپورت در صفحه‌ای باشید که معمولاً آن‌جا آیتم‌ها را مشاهده یا ایجاد می‌کنید:

• محصولات و خدمات: برو به محصولات → امپورت باز کن در یوسیستمز
• مشتری‌ها (خریدار، فروشنده، دیگری): برو به مشتری‌ها → امپورت باز کن در یوسیستمز
• گدام: برو به گدام → امپورت باز کن در یوسیستمز
• دیگر اسناد: دکمه یا گزینه امپورت را در صفحه اصلی جستجو کنید.