ویرایش و غیرفعالسازی فروشندگان
اطلاعات فروشنده را بروزرسانی کنید یا یک فروشنده را موقتاً غیرفعال کنید بدون از دست دادن سابقه آنها.
ویرایش و غیرفعالسازی فروشندگان
شما میتوانید اطلاعات تماس، اطلاعات بانکی، یا شرایط پرداخت یک فروشنده را در هر زمان بروزرسانی کنید. همچنین میتوانید یک فروشنده را غیرفعال (معطل) کنید اگر دیگر با آنها کار نمیکنید، و در عین حال تمام رکوردهای خریداری تاریخی آنها را محفوظ نگه دارید.
قبل از شروع
- شما باید اجازه ویرایش مخاطبین داشته باشید (معمولاً همان نقشی که آنها را ایجاد میکند).
- حتی اگر یک فروشنده در اسناد تاریخی ظاهر شود، میتوانید آن را ویرایش کنید؛ بلها و سفارشهای خرید موجود تحت تأثیر قرار نمیگیرند.
- غیرفعالسازی قابل برگشت است — اگر لازم باشد میتوانید فروشنده را بعداً فعال کنید.
مراحل ویرایش فروشنده
-
به مخاطبین → فروشندگان رفته و فروشندگی را که میخواهید ویرایش کنید پیدا کنید. باز کردن در Usystems
-
نام فروشنده را کلیک کنید تا رکورد آنها را باز کنید.
-
هر فیلد را ویرایش کنید:
- نام — نام قانونی یا نام تجاری را بروزرسانی کنید
- اطلاعات تماس — تلفن، ایمیل، نام فرد تماس، آدرس
- جزئیات حسابداری — ارز پیشفرض، شرایط پرداخت
- اطلاعات بانکی — نام بانک، شماره حساب، کد SWIFT
-
ذخیره را انتخاب کنید تا تغییرات را اعمال کنید.
تمام اسناد آینده ای که برای این فروشنده ایجاد میشود از اطلاعات بروزرسانی شده استفاده خواهند کرد. اسناد قدیمی جزئیاتی را که با آن ایجاد شدهاند حفظ میکنند.
مراحل غیرفعالسازی فروشنده
-
به مخاطبین → فروشندگان رفته و فروشندگی را که میخواهید غیرفعال کنید باز کنید. باز کردن در Usystems
-
غیرفعال کردن را انتخاب کنید (یا تغییر فعال / غیرفعال مشابه، بسته به نسخه شما).
-
عمل را تأیید کنید. فروشنده اکنون به عنوان غیرفعال علامتگذاری شده است.
نتیجه: فروشنده دیگر هنگام ایجاد اسناد جدید در لیستهای کشویی ظاهر نخواهد شد، و فرمهای شما تمیزتر خواهند بود. بلهای، سفارشهای خرید، و پرداختهای تاریخی آنها در راپورها و سوابق باقی میمانند.
برای فعالسازی دوباره فروشنده
-
در لیست فروشندگان، نمایش غیرفعال را فعال کنید تا فروشندگان غیرفعال را نمایش دهید.
-
رکورد فروشنده غیرفعال را باز کنید.
-
فعال کردن را انتخاب کنید تا آنها را به وضعیت فعال برگردانید.
تأثیر حسابداری
ویرایش یا غیرفعالسازی فروشنده هیچ معاملات گذشتهای را تغییر نمیدهد. تمام بلها، سفارشهای خرید، و پرداختها ثبتشده و مرئی باقی میمانند. غیرفعالسازی صرفاً برای راحتی رابطکاربری است؛ بر دادهها تأثیر نمیگذارد.
نکات و اشتباهات رایج
- بروزرسانی نامگذاری: اگر نام قانونی یک فروشنده تغییر میکند، آن را بروزرسانی کنید تا اسناد جدید از نام صحیح استفاده کنند.
- تغییرات بانکی: اگر یک فروشنده حساب بانکی جدیدی باز میکند، اطلاعات بانکی آنها را قبل از ایجاد بل بعدی بروزرسانی کنید.
- حذف نکنید: به جای حذف، از غیرفعالسازی استفاده کنید تا مسیرهای ممیزی و رکوردهای تاریخی محفوظ بمانند.
آیا این مطلب مفید بود؟