سوالات متداول: راپور سنی طلبات (تفصیلی)
سوالات رایج درباره اجرا، خواندن و استفاده از راپور سنی طلبات (تفصیلی).
س: چرا مبلغ معوقه برای برخی فاکتورها کمتر از مبلغ اصلی است؟
مشتری پرداخت جزئی انجام داده است. مبلغ اصلی کل فاکتور است؛ مبلغ معوقه آنچه پرداختنشده باقی مانده است. برای مثال، اگر فاکتور 1000 بود و مشتری 400 پرداخت کرد، مبلغ معوقه 600 است. فاکتور روی راپور سنی باقی میماند زیرا بدهی هنوز پرداختنشده است.
س: چرا فاکتوری که من پرداخت کردم هنوز روی راپور سنی ظاهر میشود؟
دلایل ممکن متعددی وجود دارد:
- پرداخت جزئی: فاکتور فقط تا حدی پرداختشده است؛ بدهی باقیمانده روی راپور ظاهر میشود.
- پرداخت هنوز ثبت نشده: پرداخت انجامشد اما هنوز در یوسیستمز ثبت یا مطابقت نگرفتن.
- پرداخت به فاکتور دیگری اعمالشد: پرداخت علیه فاکتور دیگر ثبتشد؛ اگر تخصیص اشتباه است تماس با پشتیبانی بگیرید.
- فاکتور روی نگاهبانی یا نزاع است: برخی فاکتورها منتظر حلونقط نزاع هستند. وضعیت فاکتور را در یوسیستمز بررسی کنید.
اگر معتقدید فاکتور نباید ظاهر شود، وضعیت پرداخت را در یوسیستمز تأیید کنید.
س: آیا میتوانم از این راپور برای ایجاد فهرست ایمیل وصول استفاده کنم؟
بله. راپور را به اکسل صادر کنید (مشاهده کنید "اکسپورت و چاپ راپور سنی طلبات (تفصیلی)"). سپس میتوانید:
- فیلتر کنید تا سطلهای سنی مورد توجه (برای مثال، 90+ روز).
- براساس نام مشتری یا مبلغ مرتبسازی کنید.
- اطلاعات تماس و آدرسهای ایمیل مشتری را کپی کنید (اگر در یوسیستمز پیگیریشده باشند).
- از اکسل برای mail-merge دادهها به قالب نامه یا الگوی ایمیل وصول استفاده کنید.
این در یوسیستمز خودکار نیست، بنابراین شما تنظیمات را بهطور دستی انجام میدهید.
س: چرا راپور کلهای متفاوتی نسبت به سنی طلبات (خلاصه) نشان میدهد؟
خلاصه و راپورهای تفصیلی باید اگر از فیلترها و تاریخ راپور یکسان استفاده کنید کلهای یکسان را نشان دهند. اگر متفاوت هستند، بررسی کنید:
- تاریخ راپور: مطمئن شوید که از تاریخ یکسان در هر دو راپور استفاده کردید.
- فیلترها: تأیید کنید که فیلترها یکسان هستند (مشتری، اسعار، وضعیت و غیره یکسان است).
- زمان: اگر راپورها را در زمانهای متفاوت اجرا کردید، ممکن است تراکنشهای جدید میان اجراها ثبتشده باشند.
اگر کلها بعد از بررسی اینها همچنان مطابقت نکنند، از مدیر خود تماس بگیرید.
س: آیا میتوانم براساس محدوده تاریخ فاکتور خاصی فیلتر کنم؟
برخی نسخههای یوسیستمز اجازه میدهند فیلتر کنید براساس تاریخ ایجاد فاکتور. این متفاوت از تاریخ سنی است، که نسبت به تاریخ راپور است. اگر نسخه شما از آن پشتیبانی میکند، ممکن است گزینه فیلتر "محدوده تاریخی" را ببینید. صفحه راپور خود را بررسی کنید تا ببینید آیا این دستیاب است.
اگر نه، میتوانید به اکسل صادر کنید و ستون تاریخ فاکتور را بهطور دستی فیلتر یا مرتبسازی کنید.
س: اگر مشتری مبلغ فاکتور را داخل نزاع دارد چه کنم؟
از راپور سنی طلبات (تفصیلی) برای پیدا کردن فاکتور موردنظر استفاده کنید:
- براساس مشتری فیلتر کنید تا فقط آن مشتری را پیدا کنید.
- به دنبال شماره فاکتور داخل نزاع بگردید.
- مبلغ و تاریخ فاکتور را تأیید کنید.
- اگر مبلغ روی راپور با آنچه مشتری ادعا میکند مطابقت نکند، فاکتور را در یوسیستمز بررسی کنید (فاکتور ممکن است ویرایششده باشد یا اعتبار یادداشت اعمالشده باشد).
- اگر فاکتور واقعاً در نزاع است، از مدیر خود بپرسید آیا میتوانید آن را بهعنوان وضعیت "در نزاع" فلگ کنید تا از محاسبات سنی حذف شود (بستگی به تنظیمات شما دارد).
س: آیا میتوانم ببینم کدام فاکتورها روی نگاهبانی اعتباری هستند؟
برخی نسخههای یوسیستمز اجازه میدهند براساس وضعیت فیلتر کنید (برای مثال، "روی نگاهبانی"، "در نزاع"). اگر راپور شما از فیلتر وضعیت پشتیبانی میکند، گزینههای دستیاب را بررسی کنید. اگر نه، ممکن است نیاز داشته باشید جزئیات فاکتور را بهطور انفرادی در یوسیستمز بررسی کنید تا دلایل نگاهبانی را ببینید.
س: چرا راپور شامل فاکتورهایی است که مبلغ معوقه آنها 0 است؟
فاکتورهایی با مبلغ معوقه 0 تماماً پرداختشدهاند اما ممکن است اگر ظاهر شوند:
- پرداخت بسیار اخیراً ثبتشده است و راپور نسخه قدیمیتری را کش کرد.
- وضعیت فاکتور بعد از پرداخت بهروزرسانی نشد.
راپور را دوباره اجرا کنید تا ببینید آیا فاکتورهای 0 دلار ناپدید میشوند. اگر باقی بمانند، از مدیر خود بخواهید وضعیت فاکتور و مطابقت پرداخت را بررسی کند.
س: آیا میتوانم حداقل یا حداکثر فیلتر مبلغ تنظیم کنم؟
این بستگی به نسخه یوسیستمز شما دارد. برخی پیادهسازیها اجازه فیلتر براساس محدوده مبلغ (برای مثال، فقط فاکتورها > 10000) را میدهند. گزینههای فیلتر را روی صفحه راپور خود بررسی کنید. اگر دستیاب نیست، میتوانید به اکسل صادر کنید و ستون مبلغ یا مبلغ معوقه را بهطور دستی مرتبسازی یا فیلتر کنید.
آیا این مطلب مفید بود؟