آشنایی با بیلانس مخاطب: طلب، بدهی و پیشپرداختها
یادگیری نحوهی پیگیری مطالبات مشتریان و بدهیهای پرداختی توسط سیستم.
بیلانس مخاطب چیست؟
بیلانس مخاطب مبلغ پولی است که یک مخاطب به کسبوکار شما بدهکار است یا مبلغی که کسبوکار شما به آن مخاطب بدهکار است. در حسابداری، بیلانسها به دو نوع اصلی تقسیم میشوند: مطالبات دریافتنی (طلب) و بدهیهای پرداختی (بدهی).
هر بار که فاکتور، بل، رسید فروش یا پرداخت شامل یک مخاطب ایجاد میکنید، آن تراکنش بیلانس آنها را بهروزرسانی میکند. بیلانس همیشه در پروفایل مخاطب و در گزارشهای مالی نمایش داده میشود، و تصویری واقعی از وضعیت مطالبات و بدهیها ارائه میدهد.
اهمیت بیلانسها
بیلانسها سه هدف حیاتی را برآورده میکنند:
- پیگیری جریان نقدینگی — شما دقیقاً میدانید چه مقدار پول معوق است یا بدهکار است.
- برنامهریزی جمعآوری و پرداخت — میتوانید تعیین کنید کدام فاکتورها را باید پیگیری کنید یا کدام بلها را باید پرداخت کنید.
- تطابقریزی — بیلانسها کمک میکنند تا تأیید کنید که رکوردهای شما با واقعیت مطابقت دارند (مثلاً بیانیهی بانکی یا بیانیهی فروشنده).
نحوهی کار بیلانسها در سیستم
سیستم سه نوع بیلانس را برای هر مخاطب پیگیری میکند:
- طلب (بدهکار) — پولی که مشتریان به شما بدهکارند. این مبلغ با صدور فاکتور یا رسید فروش افزایش مییابد و با پرداختهای مشتری کاهش مییابد.
- بدهی (بستانکار) — پولی که شما به فروشندگان بدهکارید. این مبلغ هنگام دریافت بل یا خرید افزایش مییابد و با پرداختهای شما کاهش مییابد.
- پیشپرداخت — پولهای پیشپرداخت شده یا ضمانت نامهای برای نگهداری. هنگامی که مشتری پیشفرض پرداخت میکند (قبل از صدور فاکتور)، آن پول بهعنوان پیشپرداخت مشتری ثبت میشود. هنگامی که فروشنده اعتبار میدهد، بهعنوان پیشپرداخت فروشنده ثبت میشود.
هر مخاطب میتواند بیلانس در اسعار متعددی داشته باشد. اگر با فروشندهای در هر دو USD و EUR کار میکنید، بیلانس بدهی آنها بهصورت جداگانه برای هر اسعار نمایش داده میشود.
جایی که بیلانسها نمایش داده میشوند
بیلانسها در چندین مکان ظاهر میشوند:
- پروفایل مخاطب — به مخاطبین → انتخاب یک مخاطب بروید و خلاصهی بیلانس را در بالا ببینید.
باز کردن در سیستم - ایجاد فاکتور یا بل — قبل از ذخیره، میتوانید بیلانس کنونی مخاطب را در فرم ببینید.
- گزارشها — گزارش سنی و صورت حساب نمای تفصیلیشدهی بیلانس را در طول زمان نشان میدهند.
مشاهدهی گزارشها - صفحات پرداخت — هنگام پرداخت فاکتور یا بل، سیستم پیشپرداختهای موجود و بیلانس کنونی را نمایش میدهد.
درک پیشپرداختها
پیشپرداخت پولی است که قبل از تراکنش پرداخت یا دریافت میشود. نمونهها:
- مشتری برای سفارش آینده پول سپرده میگذارد → پیشپرداخت مشتری.
- فروشنده برای بازگشتی اعتبار میدهد → پیشپرداخت فروشنده.
- شما برای تأمین تخفیف پول پیشپرداخت میکنید → پیشپرداخت فروشنده (شما اکنون اعتباری دارید که میتواند استفاده شود).
پیشپرداختها را میتوان به فاکتورها و بلها تخصیص داد. برای مثال، هنگامی که مشتری پیشپرداخت $500 دارد، میتوانید آن $500 را به جای درخواست پرداخت جدید به فاکتور بعدی آنها تخصیص دهید.
بیلانسهای چند اسعاری
اگر کسبوکار شما در اسعار متعددی فعالیت میکند، بیلانس هر مخاطب بهصورت جداگانه برای هر اسعاری که استفاده میشود نمایش داده میشود. برای مثال:
- مشتری الف به شما 1,000 AFN و $50 USD بدهکار است.
- اینها بهعنوان دو طلب جداگانه پیگیری میشوند.
هنگامی که فاکتوری در اسعار خاصی ایجاد میکنید، فقط بیلانس آن اسعار برای آن مخاطب تأثیر میگیرد. برای سادهسازی این موضوع تعیین اسعار پیشفرض برای مخاطب را ببینید.
آیا این مطلب مفید بود؟