سوالات متداول: بیلانس مخاطبین
پاسخهای سریع به سوالات رایج دربارهی نحوهی کار بیلانس مخاطبین.
سوال: چرا بیلانس مخاطب با مجموع فاکتورهای آنها متفاوت است؟
پاسخ: بیلانس پرداختها، تعدیلها و اعتبارات را نیز درنظر میگیرد—نه فقط فاکتورها. برای مثال:
- اگر فاکتور $1,000 برای مشتری صادر کنید و آنها $400 پرداخت کنند، بیلانس آنها $600 است، نه $1,000.
- اگر اعتبار یا تخفیف صادر کنید، بیلانس نیز تغییر میکند.
- اگر مخاطب اسعار متعددی داشته باشد، هر کدام بهصورت جداگانه پیگیری میشود.
صورت حساب را ببینید تا تمام تراکنشهایی که بیلانس را تأثیر میدهند مشاهده کنید.
سوال: تفاوت بین بیلانس و پیشپرداخت چیست؟
پاسخ:
- بیلانس مبلغی است که مخاطب به شما بدهکار است (طلب/بدهی) بر اساس اسناد صادره (فاکتورها، بلها) منهای پرداختها.
- پیشپرداخت پولی است که قبل از هر فاکتور یا بل پرداخت یا دریافت شده است. بهعنوان اعتباری برای تطبیق بر روی اسناد آینده منتظر میماند.
مثال:
- شما فاکتور $1,000 را برای مشتری صادر میکنید. بیلانس طلب آنها اکنون $1,000 است.
- مشتری $500 را پیشپرداخت میکند (برای خرید آینده). آنها اکنون یک پیشپرداخت $500 و بیلانس $1,000 دارند (دو چیز جداگانه).
- هنگامی که $500 بیشتر خریداری کنند، میتوانید پیشپرداخت را به فاکتور جدید $500 تطبیق دهید.
سوال: میتوانم بیلانسهای مختلف مخاطبین را ادغام کنم؟
پاسخ: خیر. هر مخاطب بهصورت مستقل پیگیری میشود. اگر میخواهید دو رکورد مخاطب را ادغام کنید (مثلاً دو پروفایل برای همان شخص ایجاد کردید)، با مدیر تماس بگیرید. ادغام بیلانسها و تاریخچهی تراکنش را یکپارچه میکند.
سوال: چرا سیستم بیلانس متفاوتی را نسبت به صورت حساب تامینکنندهی من نشان میدهد؟
پاسخ: دلایل رایج:
- زمانبندی — شما ممکن است تراکنشی را ثبت کرده باشید که تامینکننده هنوز نکرده است. از آنها برای ارسال صورت حساب بهروزشده بخواهید.
- اسعار متفاوت — اگر در اسعار متفاوتی کار میکنید، مطمئن شوید که از اسعار یکسان مقایسه میکنید. نرخ تبادله بر بیلانس در اسعار اصلی تأثیر نمیگذارد.
- تراکنش نشدهی تطابقرفته — پرداخت یا تعدیل ممکن است درانتظار باشد. ببینید آیا تراکنشهای پیشنویس یا منتشرنشدهای هستند.
- خطای ورودی داده — مطمئن شوید که مبالغ فاکتور و پرداختها بهدرستی ثبت شدهاند.
صورت حساب را در سیستم تولید کنید و خطبهخط با صورت حساب تامینکننده مقایسه کنید.
سوال: اگر فاکتوری حذف کنم، چه اتفاقی برای بیلانس مخاطب میافتد؟
پاسخ: هنگام حذف فاکتور، سیستم تأثیر آن را بر بیلانس مخاطب حذف میکند. بیلانس دوباره محاسبه میشود تا فاکتور و هر پرداخت یا تعدیل مرتبط را استثنا کند. همیشه بعد از حذف بیلانس جدید را تأیید کنید.
سوال: میتواند مخاطب بیلانس طلب و بدهی را در یک زمان داشته باشد؟
پاسخ: بله. برای مثال:
- شما کالا را به فروشنده تامین میکنید (آنها به شما بدهکارند = طلب).
- همان فروشنده محصولات مختلف را برای شما تامین میکند (شما به آنها بدهکارید = بدهی).
ممکن است برای همان مخاطب بیلانس طلب و بدهی داشته باشید. اینها بهصورت جداگانه پیگیری میشوند.
سوال: چگونه میتوانم پیشپرداخت را به فاکتور تطبیق دهم؟
پاسخ: هنگام ایجاد یا ویرایش فاکتور یا بل، برای بخش "تخصیص بیلانس" یا "تطبیق پیشپرداخت" بگردید. پیشپرداخت مخاطب و مبلغ تطبیق را انتخاب کنید. سپس پیشپرداخت از کل مبلغ بدهی کم میشود. برای مراحل دقیق استفاده از بیلانس مخاطب برای پرداخت اسناد را ببینید.
سوال: چرا بیلانس منفی است؟ آیا مخاطب به من بدهکار است یا من به آنها؟
پاسخ: قرارداد علامت به نوع مخاطب بستگی دارد:
- برای مشتریان (طلب): بیلانس مثبت به معنای بدهکار بودن آنها است؛ بیلانس منفی به معنای بدهکار بودن شما (آنها پرداخت بیشتری یا اعتبار دارند).
- برای فروشندگان (بدهی): بیلانس مثبت به معنای بدهکار بودن شما است؛ بیلانس منفی به معنای بدهکار بودن آنها (آنها پرداخت بیشتری یا اعتبار دارند).
همیشه متن را بررسی کنید. اگر مطمئن نیستید، صورت حساب را ببینید، که ستونهای طلب و بدهی را بهوضوح برچسب داده است.
آیا این مطلب مفید بود؟