دیدن و چاپ صورت حساب
تولید صورت حسابی که تمام تراکنشها و بیلانس مخاطب را نشان میدهد.
این ویژگی چه کاری انجام میدهد
صورت حساب سندی است که تمام تراکنشهای بین کسبوکار شما و یک مخاطب خاص (مشتری یا فروشنده) را طی دورهی زمانی نشان میدهد. شامل هر فاکتور، پرداخت و تعدیل است، همراه با بیلانس درحال تغییر. صورت حسابها برای موارد زیر مفید هستند:
- ارسال به مشتریان یا فروشندگان تا آنها بتوانند بیلانس خود را با رکوردهای شما تطابق دهند.
- تطابقریزی داخلی تا اطمینان حاصل کنید که دفاتر شما با آنها مطابقت دارند.
- مرجع هنگام بحث در مورد مبالغ معوق یا شرایط پرداخت.
قبل از شروع
- شما باید اجازه مشاهده جزئیات مخاطب و اجرای گزارشها داشته باشید (اگر مطمئن نیستید با مدیر تماس بگیرید).
- مخاطب باید حداقل یک تراکنش (فاکتور، بل یا پرداخت) ثبتشده داشته باشد.
- میتوانید صورت حساب را در هر اسعاری که مخاطب استفاده کرده است تولید کنید، یا در اسعار تجاری خود.
مراحل
-
به مخاطبین بروید. باز کردن در سیستم
-
مخاطبی که میخواهید صورت حساب برایش بگیرید پیدا کنید و روی آن کلیک کنید. این کار پروفایل آنها را باز میکند.
-
برای دکمه یا پیوند صورت حساب روی صفحهی جزئیات مخاطب بگردید. اغلب "مشاهدهی صورت حساب"، "صورت حساب" یا "دفتر کل" برچسبداشته است.
-
روی دکمهی صورت حساب کلیک کنید. این کار پیشنمایش صورت حساب را باز میکند که تمام تراکنشها و بیلانس مخاطب را نشان میدهد.
-
اختیاری: محدودهی تاریخی را انتخاب کنید. اگر صورت حساب گزینههایی برای فیلترینگ بر اساس تاریخ نشان دهد، تاریخهای "از" و "تا" را انتخاب کنید. پیشفرض معمولاً تاریخ کامل است.
-
اختیاری: اسعار را انتخاب کنید اگر مخاطب تراکنشهایی در اسعار متعددی داشته باشد.
-
صورت حساب را چاپ یا دانلود کنید:
- برای چاپ، روی دکمهی چاپ (معمولاً آیکون چاپگر) کلیک کنید و چاپگر خود را انتخاب کنید.
- برای دانلود بهعنوان PDF، برای دکمهی دانلود یا صادر کردن بگردید.
صورت حساب چه اطلاعاتی را نشان میدهد
صورت حساب معمول شامل موارد زیر است:
- نام مخاطب و نام کسبوکار شما در بالا.
- محدودهی تاریخی که صورت حساب را پوشش میدهد.
- لیست تراکنش با ستونهای:
- تاریخ تراکنش.
- توضیح (شمارهی فاکتور، نوع پرداخت، و غیره).
- بدهکار (مبلغی که مخاطب به شما بدهکار است، یا شما به آنها).
- بستانکار (پرداخت دریافتشده یا انجامشده).
- بیلانس درحال تغییر (مبلغ بدهکار بعد از هر تراکنش).
- بیلانس نهایی در پایین، نشاندهندهی کل مبلغ بدهکار یا طلبدار.
تأثیر حسابداری
صورت حساب خود تنها یک سند مرجع است—هیچ تراکنشی ایجاد نمیکند یا دفاتر شما را تأثیر نمیدهد. فقط رکوردی از آنچه قبلاً ثبتشده است. بیلانس نشاندادهشده در صورت حساب باید همیشه با بیلانس مخاطب در دفتر کل اصلی شما مطابقت داشته باشد.
نکات و اشتباهات رایج
- نکته: قبل از پیگیری مبالغ معوق، صورت حساب را برای مشتریان ارسال کنید. این کار برای آنها رکوردی واضح فراهم میکند و اغلب اختلافات را حل میکند.
- نکته: اگر در اسعار متعددی کار میکنید، میتوانید صورت حسابهای جداگانهای برای هر اسعار تولید کنید تا تطابقریزی سهلتر شود.
- اشتباه رایج: صورت حساب بیلانس متفاوتی را نسبت به کارت مخاطب نشان میدهد. این معمولاً به این معنی است که تراکنش اخیری هنوز ذخیره نشده است. صفحه را تازه کنید و دوباره سعی کنید.
- اشتباه رایج: اگر صورت حساب خالی است یا تراکنشهای گمشدهای دارد، مطمئن شوید که فیلتر محدودهی تاریخی تاریخهایی را که جستجو میکنید شامل میشود.
آیا این مطلب مفید بود؟