شمارهگذاری بلها: کد خودکار، پیشوند و کد دستی
راهنمای مرجع برای طرحهای شمارهگذاری بل: زمانی که Usystems بهطور خودکار کدها را اختصاص میدهد در مقابل زمانی که شما آنها را دستی وارد میکنید.
بررسی اجمالی
شمارهگذاری بل در Usystems یک سیستم انعطافپذیر استفاده میکند. میتوانید اجازه دهید سیستم شماره بل را بهطور خودکار اختصاص دهد، یک پیشوند برای سازماندهی بلها براساس دسته یا بخش اعمال کنید، یا شماره بل را دستی وارد کنید. این مرجع هر رویکرد را توضیح میدهد.
کدهای خودکار
هنگامی که یک بل جدید ایجاد میکنید و فیلد شماره بل را خالی میگذارید، Usystems بهطور خودکار شماره بعدی موجود را در ترتیب اختصاص میدهد. دنباله معمولاً از 1 شروع میشود و با هر بل جدید افزایش مییابد.
| ویژگی | رفتار |
|---|---|
| این چیست | Usystems یک کد عددی را بهطور خودکار تولید میکند: 1، 2، 3 و غیره. |
| چه زمانی استفاده میشود | شماره بل را وارد نمیکنید و بل را با فیلد شماره خالی ذخیره میکنید. |
| مزایا | ساده؛ کد تکراری ممکن نیست؛ ورود داده سریع. |
| معایب | شماره بل ممکن است با شماره فاکتور تامینکننده منطبق نباشد، نیاز به فیلد ارجاع جداگانه برای تطابق. |
پیشوندها
پیشوند یک رشته متنی است که قبل از شماره اختصاصشده اضافه میشود، برای سازماندهی بلها براساس تامینکننده، بخش یا دسته خرید مفید است.
| ویژگی | رفتار |
|---|---|
| این چیست | یک پیشوند قابل تخصیص (مثلاً "BILL-"، "VendorA-"، "DEP001-") که قبل از شماره اختصاصشده اضافه میشود. نمونه: "BILL-0042" یا "VendorA-0015". |
| نحوه تنظیم آن | پیشوند را در تنظیمات شرکت یا هنگام ایجاد بل تنظیم کنید. پیشوند در سطح سیستم یا نوع بل تعریف میشود. |
| مزایا | بلها را براساس منبع یا نوع آسانی شناسایی کنید؛ سردرگمی را کاهش دهید هنگامی که چندین بخش بل ایجاد میکنند. |
| معایب | نیاز به تنظیم؛ تغییر پیشوند بلهای موجود را دوباره شمارهگذاری نمیکند. |
کدهای دستی
میتوانید یک شماره بل دستی وارد کنید که با شماره فاکتور تامینکننده یا سیستم ارجاع داخلی خود منطبق باشد.
| ویژگی | رفتار |
|---|---|
| این چیست | شماره بل را مستقیماً در فیلد شماره تایپ میکنید. نمونه: برای تطابق با فرمت فاکتور تامینکننده "INV-2026-07-0342" را وارد میکنید. |
| چه زمانی استفاده کنید | نیاز دارید شمارههای بل دقیقاً با فاکتورهای تامینکننده یا یک طرح شمارهگذاری سفارشی منطبق باشند. |
| مزایا | کنترل کامل؛ تطابق آسان برابر صورتحسابهای تامینکننده؛ اعداد معنیدار منشأ را منعکس کنند. |
| معایب | خطر اعداد تکراری یا نامتناسب اگر دستی تایپ کنید؛ نیاز به انضباط. |
| تأیید | Usystems معمولاً شمارههای بل تکراری را در سیستم یکسان جلوگیری میکند. اگر سعی کنید بلی را با شمارهای ایجاد کنید که قبلاً وجود دارد، خطایی دریافت خواهید کرد. |
بهترین عملکردها
- برای تطابق تامینکننده: کدهای دستی را استفاده کنید یا فیلد ارجاع اضافه کنید تا بتوانید شماره فاکتور تامینکننده را بهطور جداگانه ذخیره کنید.
- برای سازماندهی داخلی: از پیشوندها برای تمایز بلها براساس تامینکننده یا نوع خرید استفاده کنید.
- ثبات: پس از انتخاب یک طرح شمارهگذاری، با آن بمانید تا سردرگمی و شکافها در مسیر حسابرسی خود را جلوگیری کنید.
- جلوگیری از تکرار: اگر مطمئن نیستید که شماره بل وجود دارد، ابتدا با استفاده از ابزار جستجو در خریداری → بلها آن را جستجو کنید → Open in Usystems.
آیا این مطلب مفید بود؟