سوالات متداول: ایجاد بل
پاسخهای سریع به سوالات متداول درباره ایجاد و ثبت بل.
آیا میتوانم بل را ایجاد کنم اگر فروشنده هنوز در سیستمام نیست؟
بله. هنگام شروع ایجاد بل، اگر فروشنده موجود نیست، میتوانید ناماش را تایپ کنید و "فروشنده جدید" را انتخاب کنید. فروشنده به لیست تماسهایتان اضافه شده و به بل پیوند خوری است. بعداً میتوانید جزئیات بیشتر فروشنده را پر کنید اگر لازم باشد.
تفاوت بین بل و سفارش خرید (PO) چیست؟
بل فاکتور فروشنده است — یک ثبت از آنچه بدهکار هستید پس از دریافت کالا یا خدمات. PO (سفارش خرید) درخواست شما برای خریداری چیزی قبل از اینکه فروشنده فاکتور برایتان صادر کند است. معمولاً ابتدا PO را ایجاد میکنید، سپس وقتی فاکتور میرسد، بل را ایجاد میکنید. بل و PO اسناد جداگانهای در سیستم هستند.
آیا میتوانم بل را پس از ذخیره کردن ویرایش کنم؟
بله. میتوانید جزئیات سربرگ بل (تاریخها، فروشنده، یادداشت) و اقلام سطری را در هر زمان قبل از اینکه بهعنوان پرداختشده علامتگذاری شود یا توسط جریان تأیید قفل شود، ویرایش کنید. پس از اینکه پرداخت ثبت شود، برخی فیلدها ممکن است فقطخواندنی باشند تا ردپای حسابرسی محافظت شود.
وقتی بل را ایجاد کنم، چهاتفاقی برای موجودی میافتد؟
اگر بل شامل اقلام گدام (محصولات) است، سیستم:
- مقدار در دست را برای گدام انتخابشده افزایش میدهد
- هزینه را در حساب گدامتان ثبت میکند
- بدهی (حسابات پرداختی) برای فروشنده ایجاد میکند
این اتفاق هنگام ذخیره بل رخ میدهد، نه زمانی که پرداخت میشود.
آیا میتوانم از بل برای ردیابی خدمات استفاده کنم، نه فقط محصولات؟
بله. بل میتواند خدمات (کار، مشاوره، تعمیرات) یا مصارف یکبارمصرف را شامل باشد. برای خدمات نیاز به تعیین گدام نیست — فقط برای اقلام گدام. سطر خدمت به حساب مصرف مناسب ثبت میشود.
اگر اشتباه در بل کنم — آیا میتوانم آن را حذف کنم؟
حذف بستگی به جریانتان دارد:
- اگر بل هنوز تأیید نشده یا قفل نشده است، معمولاً میتوانید آن را حذف و بل جدید بسازید.
- اگر بل قفل است (تأییدشده/پرداختشده)، نمیتوانید آن را حذف کنید؛ درعوض، نامه اعتباری یا بل بازگشت بسازید تا آن را معکوس کنید.
درباره خط مشی حذف بلتان با حسابدار یا مدیر سیستمتان مشورت کنید.
آیا میتوانم بل را چاپ کنم؟
بله. پس از ذخیره بل، معمولاً میتوانید دکمه چاپ را کلیک کنید تا پیشنمایش چاپ را ببینید. میتوانید به PDF یا کاغذ چاپ کنید. الگوهای چاپ قابل سفارشیسازی هستند (به تنظیمات → الگوهای چاپ مراجعه کنید).
چگونه دریافتهای جزئی را دنبال کنم؟
اگر 100 واحد سفارش دهید اما اکنون فقط 50 واحد دریافت کنید (بقیه بعداً میرسد)، دو گزینه دارید:
- یک بل برای همه 100 بسازید و مقدارها را بعداً وقتی کل محموله میرسد تعدیل کنید.
- بلهای جداگانه برای هر دریافت — یکی برای 50 واحد دریافتشده امروز، دیگری برای باقیمانده 50 وقتی میرسد.
روش صدور فاکتور فروشنده و روشهای انبارتان را بررسی کنید.
تفاوت بین تاریخ بل و تاریخ سررسید چیست؟
- تاریخ بل = زمانی که فروشنده فاکتور را صادر کرد (بر گزارشهای سنی و صورتهای مالی اثر دارد)
- تاریخ سررسید = زمانی که باید فروشنده را پرداخت کنید (برای برنامهریزی جریان نقدی و ردیابی پرداخت)
تاریخ سررسید اغلب از تاریخ بل به اضافه شرایط پرداخت استاندارد فروشنده (مثلاً 30 روز) محاسبه میشود.
آیا میتوانم بل برای فروشندهای به اسعار دیگری ایجاد کنم؟
بله. برای مراحل دقیق، "ایجاد بل به اسعار خارجی" را ببینید. اسعار فروشنده و نرخ تبادله را تعیین میکنید، و سیستم بل را برای حسابداری به اسعار پایهتان تبدیل میکند.
اگر قبل از ثبت بل در سیستم، بل را پرداخت کردم؟
میتوانید هنوز بل را در سیستم ایجاد کنید. پس از وارد کردن جزئیات بل، میتوانید بلافاصله پرداخت را بهطور جداگانه ثبت کنید (به پرداختها یا پرداخت بل مراجعه کنید). بل و پرداخت در ثبتهایتان پیوند خورده است.
آیا این مطلب مفید بود؟