تاریخ، یادداشت و سایر جزئیات سربرگ

هنگام ایجاد بل، فیلدهای سربرگی را تعریف می‌کنید که تاریخ‌ها، شماره‌های مرجع و یادداشت‌های سند را مشخص می‌کند. این جزئیات کمک می‌کند تا بل‌های‌تان سازمان‌یافته و دنبال‌شده‌ای باشند.

قبل از شروع

• فروشنده را انتخاب کردید
• فاکتور فروشنده را با تاریخ‌ها و شماره‌های مرجع کلیدی دارید
• تاریخ بل (زمانی که فاکتور دریافت کردید) و تاریخ سر‌رسید (زمانی که پرداخت انتظار می‌رود) را می‌دانید

مراحل

1. در فرم بل جدید، بخش سربرگ را در بالای سند پیدا کنید.

2. تاریخ بل را وارد کنید:

   • روی فیلد تاریخ بل یا تاریخ فاکتور کلیک کنید
   • تاریخی را که فاکتور فروشنده دریافت کردید انتخاب کنید
   • اغلب "امروز" است، اما ممکن است زودتر باشد اگر بل دیر رسید
   • این تاریخ برای گزارش‌های سنی و صورت‌های مالی استفاده می‌شود

3. تاریخ سر‌رسید را وارد کنید (اختیاری اما توصیه‌شده):

   • روی فیلد تاریخ سر‌رسید یا تاریخ پرداخت سر‌رسید کلیک کنید
   • زمانی را انتخاب کنید که باید فروشنده را پرداخت کنید
   • اگر فروشنده شرایط پرداخت استاندارد دارد (مثلاً 30 روز)، سیستم ممکن است این را پیش‌پر کند
   • این کمک می‌کند برای برنامه‌ریزی جریان نقدی و یادآوری‌های پرداخت

4. شماره مرجع اضافه کنید (اختیاری):

   • روی فیلد شماره مرجع، شماره فاکتور یا مرجع فروشنده کلیک کنید
   • شماره فاکتور فروشنده را تایپ کنید (مثلاً "INV-2026-1234")
   • این کمک می‌کند بل را با اسناد فروشنده متقاطع کنید

5. یادداشت یا توضیح اضافه کنید (اختیاری):

   • روی فیلد یادداشت، توضیحات یا توضیح کلیک کنید
   • هرگونه جزئیات مرتبط را تایپ کنید (مثلاً "لوازم EOQ برای Q2 2026"، "سپرده در سفارش عمده")
   • برای زمینه داخلی یا جریان‌های تأیید مفید است

6. سربرگ را بررسی کنید:

   • نام فروشنده، تاریخ‌ها و شماره مرجع را تأیید کنید
   • ادامه دهید تا اقلام سطری اضافه کنید

تأثیر حسابداری

• تاریخ بل بر اینکه بل در کدام دوره حسابداری ثبت می‌شود، اثر دارد
• گزارش‌های سنی بل‌ها را بر اساس مدت زمان معوق (بر اساس تاریخ و تاریخ سر‌رسید بل) گروه‌بندی می‌کند
• یادداشت فقط برای مرجع داخلی است؛ بر حسابداری تأثیر نمی‌گذارد

نکات و اشتباهات متداول

• تاریخ بل در مقابل تاریخ دریافت — از تاریخ فاکتور در سند فروشنده استفاده کنید، نه روزی که آن را فیزیکی دریافت کردید، تا با ثبت‌های آن‌ها مطابقت داشته باشد.
• شرایط و تاریخ سر‌رسید — اگر فروشنده تخفیفی برای پرداخت زودهنگام ارائه دهد (مثلاً 2/10 خالص 30)، تاریخ سر‌رسید را که برای موعد تخفیف اعمال می‌شود وارد کنید.
• قالب شماره مرجع — شماره‌های فاکتور فروشنده را همان‌طور که هست نگه دارید (کوتاه‌شده یا اصلاح نکنید)؛ این تطابق‌دهی را آسان‌تر می‌کند.
• فاکتورهای چندبخشی — اگر فروشنده چندین فاکتور برای همان PO ارسال کند، بل‌های جداگانه را با هر شماره فاکتور بسازید؛ این سردرگمی را جلوگیری می‌کند و تطابق‌دهی را کمک می‌کند.