سوالات متداول: مدیریت بلها
سوالات متداول درباره ویرایش، حذف و ردیابی بلها.
آیا میتوانم فروشنده را در بل موجود تغییر دهم؟
بله، نام فروشنده را میتوانید برای بل قبل از ثبت آن در دفتر کل عام خود ویرایش کنید. پس از ثبت، نمیتوانید حساب فروشنده را تغییر دهید. اگر نیاز به اصلاح فروشنده دارید، با مدیر خود تماس بگیرید یا یادداشت اعتباری علیه بل قدیمی ایجاد کنید و بل جدید را به فروشنده صحیح صادر کنید.
اگر بل را حذف کنم که پرداختهای علیه آن وجود دارد چه اتفاقی میافتد؟
نمیتوانید بل را با پرداختهای مرتبط حذف کنید. باید ابتدا پرداختها را حذف یا برگردانید، سپس بل را حذف کنید. این از پرداختهای بیصاحب جلوگیری میکند و رکوردهای حسابداری شما را تمیز نگه میدارد.
اگر بل مبلغ را کاهش دهم آن را قبلاً پرداخت کردم؟
نه — اگر بل پرداختشده است، ویرایش مبلغ ممکن است بیشپرداخت یا کمپرداخت ایجاد کند. درعوض، از یادداشت اعتباری بل یا بازگشت استفاده کنید تا تفاوت را جبران کنید. حسابدار شما میتواند به تطابق تفاوت کمک کند.
چگونه میدانم بل به گدام دریافتشده است؟
بل را باز کنید و برگه دریافتها در پایین را پیمایش کنید. اگر رکوردهایی درجشدهاند، کالا دریافتشده است. اگر برگه خالی یا موجود نیست، این بل فقط مصارف را شامل میشود (نه اجناس گدام).
تفاوت بین مسترد بل و بازگشت خریداری چیست؟
- مسترد بل (یادداشت اعتباری): مبلغ بدهی را کاهش میدهد. آن را استفاده کنید وقتی فروشنده با کاهش جزئی موافق باشد (مثلاً، کالای آسیبدیده، تنظیم قیمت).
- بازگشت خریداری: بازگشت رسمی کالا به فروشنده. این نیز گدام را در انبار شما و مبلغ بل کاهش میدهد.
هردو برگههای مرتبط بل را نشان میدهد و مبلغ بدهی را کاهش میدهد.
آیا میتوانم بل را بعد از ثبت در دفتر کل عام ویرایش کنم؟
این بستگی به صلاحیتهای شما دارد. برخی فیلدها (مانند توضیح خطوط یا شرایط پرداخت) ممکن است هنوز قابل ویرایش باشند. اما نمیتوانید مبلغ یا اجناس بل را بعد از ثبت تغییر دهید — ورودیهای دفتر کل قبلاً ثبتشدهاند. اگر نیاز به تنظیم دارید، از اعتبار بل استفاده کنید یا از مدیر خود بخواهید که ابتدا بل را ثبتنشده کند.
چرا سیستم مرا از حذف بل جلوگیری میکند؟
سیستم حذف را مسدود میکند اگر:
- بل دارای پرداختهای مرتبط است (ابتدا پرداختها را حذف کنید)
- بل به گدام دریافتشده است (درعوض بازگشت استفاده کنید)
- بل در دفتر کل ثبتشده است و شما صلاحیت ثبتنشده را ندارید (مدیر خود را از این بپرسید)
- سازمان شما دورههای مالی قفل کرده است (با تیم مالی خود صحبت کنید)
هر بلوک یک حفاظت است تا از شکستن سیل ممنوع جلوگیری شود.
آیا این مطلب مفید بود؟