شماره‌گذاری خریداری‌های نقده: کد خودکار، پیشوند و کد دستی

هر خریداری نقده در یوسیستمز یک کد منحصر‌به‌فرد (شمارهٔ سند) دریافت می‌کند. می‌توانید سیستم را اجازه دهید کدها را خودکار اختصاص دهد، یا آن‌ها را با پیشوندها و شماره‌گذاری دستی سفارشی‌سازی کنید.

کدهای خودکار (پیش‌فرض)

به‌طور پیش‌فرض، یوسیستمز کدهای خودکار را به هر خریداری نقده اختصاص می‌دهد. اینها اعدادِ ساده‌ای هستند که افزایش می‌یابند:

• اولین خریداری نقده: ۱
• دومین خریداری نقده: ۲
• سومین خریداری نقده: ۳
• و به این ترتیب...

هر خریداری نقده به‌طور خودکار شمارهٔ بعدی دریافت می‌کند وقتی نهایی‌کنید.

پیشوندها

می‌توانید پیشوند را به کدهای خودکار اضافه کنید تا شامل یک شناسهٔ متنی باشد:

• با پیشوند CP: CP-1, CP-2, CP-3
• با پیشوند ۱۴۰۵-: ۱۴۰۵-1, ۱۴۰۵-2, ۱۴۰۵-3

پیشوندها کمک می‌کنند تا اسناد را بر اساس سال، بخش یا منظور سازمان‌دهی کنید. شماره هنوز هم به‌طور خودکار افزایش می‌یابد.

کدهای دستی

می‌توانید کد خودکار را لغو کنید و کد دستی را برای هر خریداری نقده هنگام ایجاد آن اختصاص دهید. نمونه‌ها:

• MAN-001 (کد دستی با فرمتی که شما تعریف می‌کنید)
• ALI-۱۴۰۵-025 (حروفِ اول فروشنده + سال + ترتیب)
• CAS-PUR-0042 (فرمتِ سفارشی که انتخاب می‌کنید)

برای استفادهٔ کد دستی:

1. هنگام ایجاد یا ویرایش خریداری نقده، کد سند یا شمارهٔ ارجاع را جستجو کنید.
2. آن را خالی بگذارید تا از کد خودکار استفاده کنید، یا کد سفارشی خود را تایپ کنید.
3. خریداری نقده را ذخیره کنید.

مهم: زمانی که خریداری نقده نهایی‌شود، کد آن نمی‌تواند تغییر کند.

پیکربندی شماره‌گذاری پیش‌فرض

برای تنظیم پیشوندِ پیش‌فرض یا طرحِ شماره‌گذاری برای تمام خریدهای نقده:

1. به تنظیمات → شماره‌گذاری سند (یا مشابه) رفته در یوسیستمز باز کنید
2. بخش خریداری نقده یا خریداری را بیابید.
3. پیشوند را تنظیم کنید (مثل «CP» یا «PUR») اگر خواسته باشید.
4. انتخاب کنید که آیا به‌طور پیش‌فرض از کدهای خودکار یا کدهای دستی استفاده کنید.
5. تنظیمات را ذخیره کنید.

این تنظیمات برای تمام خریدهای نقدهٔ آتی اعمال می‌شوند. اسنادِ موجود کدهایِ اصلی خود را حفظ می‌کنند.

بهترین روش‌ها

نمونه سناریوهای شماره‌گذاری

سناریو ۱: مغازهٔ کوچک، آن را ساده نگاه دارید

• کدهای خودکار استفاده کنید: 1, 2, 3...
• پیشوند نیاز نیست.
• تمام خریدها به‌طور متوالی شماره‌گذاری می‌شوند.

سناریو ۲: مکان‌های متعدد

• پیشوند بر اساس مکان استفاده کنید: LOC-A-1, LOC-B-1
• هر مکان پیشوندِ خود را دارد.
• راحت است که تشخیص دهید هر خریداری از کجا انجام شد.

سناریو ۳: ردیابی مخصوص فروشنده

• کدهای دستی استفاده کنید: VENDOR-ALI-001, VENDOR-FAR-002
• برای دلایل حسابرسی یا انطباق به‌طور دستی اختصاص دهید.
• هر فروشنده یک شناسهٔ منحصر‌به‌فرد در کد دریافت می‌کند.