حالتهای خریداری نقده و معنای هر کدام
مراحل مختلفی که خریداری نقده از آن میگذرد و معنای هر حالت را بیاموزید.
هر خریداری نقده در یوسیستمز از مراحل مختلفی میگذرد تا ایجاد شود، نهاییشود و پرداختشود. درک این حالتها به شما کمک میکند تا پیشرفت خریدهای خود را ردیابی کنید و مالیات خود را مدیریت کنید.
حالتهای خریداری نقده
پیشنویس خریداری نقده هنگامی پیشنویس است که شروع به ایجاد آن کردید اما آن را نهایینکردید. میتوانید تمام فیلدها را ویرایش کنید، اقلام را اضافه یا حذف کنید و بدون محدودیتی تغییرات انجام دهید. خریدهای پیشنویس هنوز روی حسابهای شما تأثیر نمیگذارند.
نهاییشده زمانی که فرم خریداری نقده را تکمیل کنید و ذخیره کنید، سند نهاییشده میشود. خریداری نقدهٔ نهاییشده قفل است—نمیتوانید اکثر فیلدها (مثل فروشنده یا اقلام) را ویرایش کنید. اکنون روی حسابداری شما تأثیر میگذارد:
- اگر گدام خریداری کردید، اقلام به گدام شما اضافه میشوند.
- اگر هزینه خریداری کردید، هزینه در دفاتر شما ثبت میشود.
- موجودی فروشنده صفر باقی میماند (زیرا خریداری نقده بود، نه بل).
اگر خریداری نقدهٔ نهاییشده دارای حالت نهاییشده / پرداختنشده باشد، به معنی آن است که هزینه یا گدام ثبت شده اما پرداخت ثبت نشده. این برای خریدهای نقده نادر است، اما میتواند اگر پرداخت را جداگانه ثبتکنید اتفاق بیفتد.
پرداختشده خریداری نقده پرداختشده است هنگامی که خریداری و پرداخت هردو ثبت شدهاند. این حالت نهایی است. خریداری نقدهٔ پرداختشده نشان میدهد که:
- اقلام یا خدمات دریافت و ثبت شدهاند.
- حسابِ نقدی (یا بانکی) بدهکار شده است.
- تمام ثبتِهای حسابی تکمیل شدهاند.
چه اتفاقی میافتد وقتی خریداری نقده تغییر حالت میدهد
| از | به | چه اتفاقی میافتد |
|---|---|---|
| پیشنویس | نهاییشده | گدام یا هزینهها ثبت میشوند. خریداری اکنون روی حسابهای شما تأثیر میگذارد. |
| نهاییشده / پرداختنشده | پرداختشده | پرداخت ثبت میشود. نقد از حسابِ شما کاهش مییابد. |
| پرداختشده | (نمیتواند برگردد) | خریداری نقدهٔ پرداختشده نهایی است. نمیتوانید آن را به پیشنویس یا نهاییشده برگردانید. |
اگر نیاز داشته باشید خریداری نقدهٔ پرداختشدهای را تصحیح کنید، مسترد (خریداری نقدهٔ منفی) ایجاد میکنید تا خریداری اصلی را معکوس کنید، سپس اگر نیاز باشد یک سند جدید ایجاد میکنید.
نکات برای مدیریت حالتها
- پیشنویس را برای آمادهسازی استفاده کنید. خریداری نقدهٔ پیشنویس ایجاد کنید، آن را بررسی کنید، تمام اقلام را اضافه کنید و سپس وقتی آماده باشید نهاییکنید.
- قبل از پرداخت نهاییکنید. زمانی که از فروشنده، اقلام و هزینه مطمئن باشید، خریداری را نهاییکنید. این جزئیات را قفل میکند و بر دفاتر شما اعمال میکند.
- خریدهای پرداختنشده را نظارت کنید. اگر خریداری نقدهای بهعنوان پرداختنشده نمایش داده شود، به معنی آن است که هزینه ثبت شده اما پرداخت نیست. مطمئن شوید که پرداخت تکمیل شود تا موجودی بانکی شما با ثبتهای شما مطابقت داشته باشد.
آیا این مطلب مفید بود؟