سوالات متداول: ایجاد خریداری نقده

آیا می‌توانم خریداری نقده را بعد از ذخیره‌کردن ویرایش کنم؟

بله، می‌توانید خریداری نقده را تا زمانی که نهایی‌شده یا قفل نشده باشد ویرایش کنید. اگر خریداری هنوز در وضعیت پیش‌نویس باشد، می‌توانید فروشنده، خط‌ها، تاریخ‌ها و تمام فیلدهای دیگر را تغییر دهید. هنگامی که روی تأیید کلیک می‌کنید، خریداری کامل‌شده و برای اهداف حسابداری قفل می‌شود. برای انجام تغییرات بعد از تأیید، از مدیر یا حسابدار خود بخواهید تا آن را باز کند (یا خریداری جدید ایجاد کنید و خریداری قدیمی را لغو کنید اگر خطا باشد).

اگر فروشندۀ غلط را وارد کنم چه اتفاق می‌افتد؟

اگر قبل از ذخیره‌کردن متوجه فروشندۀ غلط شوید، فقط دوباره روی فیلد فروشنده کلیک کنید و فروشندۀ صحیح را انتخاب کنید. تمام فیلدهای وابسته به فروشنده (اسعار، حساب پرداخت) بطور خودکار به‌روزرسانی می‌شود. اگر قبلاً ذخیره کردید، می‌توانید خریداری را ویرایش کنید و فروشنده را تغییر دهید، تا زمانی که خریداری هنوز در پیش‌نویس باشد.

آیا می‌توانم اقلام را به خریداری نقده بعد از تأیید اضافه کنم؟

نه، خریداری‌های تأیید‌شده قفل‌شده‌اند. نمی‌توانید سطرها را بعد از تأیید اضافه یا حذف کنید. اگر نیاز دارید اقلام بیشتری اضافه کنید، یا پیش‌نویس را قبل از تأیید ویرایش کنید، یا خریداری نقدۀ جدیدی برای اقلام اضافی ایجاد کنید.

آیا باید خریداری نقده را فوری پرداخت کنم؟

بله، به‌تعریف خریداری نقده در زمان خریداری پرداخت می‌شود. هنگامی که خریداری نقده را تأیید می‌کنید، یوسیستمز آن را به‌عنوان کاملاً پرداخت‌شده علامت‌گذاری می‌کند و خروج نقد را ثبت می‌کند. هیچ وضعیت "پرداخت نشده" برای خریداری نقده نیست.

تفاوت بین خریداری نقده و بل چیست؟

• خریداری نقده: فوری پرداخت می‌کنید (در زمان تحویل). خریداری به‌عنوان کاملاً پرداخت‌شده ثبت می‌شود.
• بل: بعداً پرداخت می‌کنید (30، 60 یا 90 روز). خریداری به‌عنوان بدهی تا زمانی که پرداخت را صادر کنید ثبت می‌شود.

خریداری نقده را انتخاب کنید اگر اکنون پرداخت می‌کنید. بل را انتخاب کنید اگر بعداً پرداخت خواهید کرد.

اگر اقلام را نقداً خریداری کنم اما فروشنده فاکتور را با تاریخ بعدی ارائه دهد چه؟

برای خریداری نقده از تاریخی استفاده کنید که واقعاً پرداخت کردید (تاریخ تحویل یا تاریخ معاملۀ نقد). تاریخ فاکتور فروشنده برای خریداری نقده مهم نیست—آنچه مهم است زمانی است که پرداخت کردید و اقلام را دریافت کردید.

آیا می‌توانم حساب پرداخت را بعد از ذخیره‌کردن خریداری تغییر دهم؟

نه اگر خریداری تأیید‌شده باشد. حساب پرداخت زمانی قفل می‌شود که تأیید‌شود. اگر نیاز دارید آن را تغییر دهید، از مدیر خود بخواهید خریداری را باز کند (یا خریداری جدید ایجاد کنید). در آینده، قبل از تأیید، مطمئن شوید فروشندۀ صحیح و حساب پرداخت را انتخاب کردید.

اگر مقدار کل واجب‌الپرداخت غلط باشد چه؟

موارد زیر را بررسی کنید:

• قیمت‌های واحد: مطمئن شوید که هر خط قیمت واحد صحیح را دارد.
• تعداد: تأیید کنید که تعداد‌ها با فاکتور مطابقت دارند.
• هزینۀ لندد کاست: اگر حمل یا هزینه‌های دیگر اضافه کردید، آنها در کل گنجانده‌شده‌اند.
• اسعار/نرخ تبادل: اگر به اسعار خارجی پرداخت کنید، نرخ تبادل بر کل در اسعار محلی تأثیر می‌گذارد.

اگر کل هنوز غلط است، خط‌ها را ویرایش کنید و دوباره محاسبه کنید، یا با حسابدار خود تماس بگیرید.

آیا می‌توانم پرداخت جزیی را در خریداری نقده ثبت کنم؟

نه، خریداری نقده یا کاملاً پرداخت‌شده است یا این‌گونه نیست — یک بل است. اگر اکنون بخشی و بعداً بخش دیگر پرداخت می‌کنید، به‌جای آن بل ایجاد کنید و پرداخت جزیی را به‌طور جداگانه ثبت کنید.

چگونه خریداری نقده را لغو کنم؟

برای لغو خریداری نقده، از مدیر خود بخواهید. بسته به صلاحیت‌ها و وضعیت خریداری، آنها می‌توانند آن را حذف کنند (اگر هنوز در پیش‌نویس باشد) یا لغو کنند (اگر قبلاً تأیید‌شده باشد). برای اهداف حسابرسی، سوابقی از دلیل لغو نگهدارید.