تاریخ، یادداشت و سایر جزئیات سربرگ
تنظیم تاریخ خریداری، شمارۀ مراجع و یادداشتها برای نگهداری سوابق.
فیلدهای تاریخ، یادداشت و مرجع در خریداری نقده کمک میکنند تا معاملۀ شما را ردگیری کنید و جستجو آسانتر باشد. آنها همچنین اهمیت حسابداری دارند: تاریخ تعیین میکند کدام دوره خریداری در آن ثبت میشود.
قبل از شروع
- باید قبلاً فروشنده را انتخاب کرده باشید.
- تاریخ واقعی خریداری را بدانید (نه امروز، مگر اینکه خریداری امروز اتفاق افتاده باشد).
مراحل
-
فرم خریداری نقده را باز کنید. بازکردن در یوسیستمز
-
فیلد تاریخ بطور پیشفرض تاریخ امروز را نشان میدهد. اگر خریداری در تاریخ دیگری اتفاق افتاده است، روی فیلد کلیک کنید و تاریخ صحیح را انتخاب کنید.
-
یادداشت (اختیاری) وارد کنید — یک یادداشت مختصر درباره خریداری:
- مثالها: "سفارش تامین ماهانه"، "قطعات اضطراری برای ماشین X"، "لوازم التحریر برای دفتر".
- این یادداشت روی گزارشها و در فهرست معاملات ظاهر میشود، بنابراین آن را توضیحدهنده بسازید.
-
اگر فروشنده شمارۀ مرجع یا شمارۀ صورتحساب فراهم کرد، آن را در فیلد مرجع فروشنده وارد کنید:
- مثال: "INV-2026-001234" یا "سفارش خرید ABC-789".
- این کمک میکند تا سوابق خود را با صورتحساب فروشنده تطبیق دهید.
-
فیلدهای باقیمانده (فروشنده، اسعار، حساب پرداخت) قبلاً پر خواهند شد. آنها را بررسی کنید و به اضافه کردن خطها ادامه دهید.
تأثیر حسابداری
تاریخی که تنظیم میکنید تعیین میکند:
- کدام دورۀ حسابداری (ماه/سهماه/سال) خریداری در آن ثبت میشود.
- نرخ تبادلی که استفاده میشود (اگر خریداری به اسعار خارجی باشد).
- تاریخ نشاندادهشده روی گزارشها و در روزنامچه.
فیلدهای یادداشت و مرجع روی محاسبۀ حسابداری تأثیر نمیگذارد، اما برای ردپایی و تطبیق ضروری هستند.
نکات و اشتباهات رایج
- خریداریهای تاریخی: اگر خریداری ماه گذشته اتفاق افتاده است اما امروز آن را ثبت میکنید، تاریخ را برای تاریخ خریداری واقعی تنظیم کنید. این تضمین میکند که در دورۀ حسابداری صحیح ثبت میشود.
- یادداشت خالی؟ یادداشتها اختیاری هستند، اما بسیار توصیهشده است. یادداشت توضیحدهنده این را آسانتر میکند تا معاملات را بعداً پیدا و توضیح دهید.
- مرجع فروشنده گمشده؟ اگر فروشنده شمارۀ مرجع فراهم نکرد، آن را خالی بگذارید. اگر بعداً روی صورتحساب پیدا کنید، میتوانید آن را اضافه کنید.
- تاریخ در آینده؟ نمیتوانید خریداری را با تاریخ در آینده ذخیره کنید. از تاریخ امروز یا تاریخ قبل استفاده کنید.
آیا این مطلب مفید بود؟