حذف خریداری نقده و اثرات زنجیرهای آن
بفهمید که وقتی خریداری را حذف میکنید چه حذف میشود و چگونه از مشکلات جلوگیری کنید.
حذف خریداری نقده آن را بهطور کامل از سیستم شما میزند. این اقدام قدرتمندی است که میتواند موجودی، حسابات و هر سندی را که به آن پیوندخورده متأثر کند. قبل از حذف از اثرات آن آگاه باشید.
پیش از شروع
- فقط سازنده یا مدیر میتواند خریداری را حذف کند.
- نمیتوانید حذف را واگرد کنید—خریداری و دادههای آن برایالأبد حذف میشوند.
- حذف بر هر چیزی که به خریداری پیوندخورده اثر میگذارد (مستردها، اسناد پیوندخورده، گزارشها).
- اغلب امنتر است که خریداری را نگه دارید و بهجای آن مسترد ایجاد کنید.
وقتی خریداری را حذف میکنید چه حذف میشود
خریداری خود:
- سند خریداری نقده از سیستم شما ناپدید میشود
تمام مستردهای پیوندخورده:
- هر مسترد درستشدهٔ این خریداری نیز حذف میشود
- سابقه اجناس برگشتی از بین میرود
مدخلهای حسابداری معکوس میشوند:
- مدخلهای اصلی بدهکار/بستانکار که این خریداری را پوسته کردند حذف میشوند
- موجودی حسابات پرداختنی شما کاهش مییابد (دیگر به فروشنده بدهکار نیستید)
- موجودی بانک/نقدی شما افزایش مییابد (مبلغ پرداختشده بازیابی میشود)
- تعداد موجودی شما افزایش مییابد (اجناس برمیگردند)
رکوردهای مرتبط:
- هر یادداشت، فایلپیوست یا نظر روی خریداری حذف میشود
آنچه بماند (معمولاً):
- فاکتورها یا اسنادی که به خریداری اشارهکنند ممکن است یتیم شوند (به رکوردی حذفشده اشاره میکنند)
- رکوردهای تماس و اطلاعات فروشنده حذف نمیشوند
چه زمانی حذف کنید (و چه زمانی نه)
فقط حذف کنید اگر:
- خریداری تکراری است (اشتباهاً آن را ایجاد کردید)
- به اشتباه ایجاد شده و هرگز واقعاً استفاده نشده است
- آن را در وضعیت پیشنویس ایجاد کردید و قبل از پوستهکردن نظرتان تغییر کرد
حذف نکنید اگر:
- خریداری پوستهشده و زمان گذشته است (حتی اگر فقط روزها یا هفتهها)—دفتر کل به آن بستگی دارد
- سند دیگری، مسترد یا اسناد به آن اشاره میکنند—آنها شکسته میشوند
- برای انطباق نیاز به رکورد یا سابقه معامله دارید
جایگزین: بهجای آن مسترد استفاده کنید
بهجای حذف، مسترد را در نظر بگیرید:
- مسترد خریداری اصلی را ثبتشده نگه میدارد
- میتوانید بخشی یا کل خریداری را مسترد کنید
- دفتر کل شما تمیز و قابلردیابی میماند
- سابقه را حفظ میکنید
مستردها برای خریداریهای پوستهشده تقریباً همیشه امنتر از حذفها هستند.
مراحل حذف خریداری نقده
- به خریداریهای نقده بروید
-
خریداری را که میخواهید حذف کنید پیدا کنید
-
دکمه حذف یا نماد را کلیک کنید (معمولاً نماد سطل زباله یا گزینه منو)
-
دیالوگ تأیید ظاهر میشود و میپرسد "مطمئن هستید؟" آن را با دقت بخوانید.
-
تأیید حذف (یا مشابه) را کلیک کنید تا بهطور دائم حذف شود
-
خریداری اکنون حذف شده است. مدخلهای آن معکوس و موجودی بازیابی میشود.
اگر اشتباهاً حذف کردم چه باید کنم؟
فوری به مدیر خود تماس بگیرید. بسته به پیکربندی سیستم شما، ممکن است بتوانند آن را از نسخههای پشتیبانی بازیابی کنند. هرچه بیشتر منتظر باشید، بازیابی سختتر میشود. سعی نکنید خریداری را دوباره ایجاد کنید—مدیر باید وضعیت دقیق را بداند.
اثرات زنجیرهای روی گزارشها
بعد از حذف خریداری:
- گزارشهای موجودی ممکن است موجودی متفاوتی نشان دهند (اجناس حذفشده بازیابی میشوند)
- بیلانس آزمایشی تغییر میکند (مدخلهای معکوسشده بر موجودی حساب اثر میگذارند)
- گزارشهای دفتر کل مدخلهای معکوسشده را نشان میدهند، نه خریداری اصلی
- گزارشهای سنی فروشنده ممکن است متفاوت باشند اگر به این فروشنده بدهکار بودید
نکات و اشتباهات متداول
- قبل از حذف خریداری پوستهشده دوبار فکر کنید. اثرات دائمی روی دفاتر شما دارد.
- اگر ممکن است فقط در وضعیت پیشنویس حذف کنید. پس از پوستهکردن، بهشدت مسترد را در نظر بگیرید.
- ابتدا سند پیوندخورده را بررسی کنید. قبل از حذف، تأیید کنید که هیچ چیز دیگر به این خریداری بستگی ندارد.
- سابقه را حفظ کنید. برای رکوردهای تاریخی مسترد را ترجیح دهید—حذفها درهمریخته هستند.
آیا این مطلب مفید بود؟