ایجاد و ویرایش حسابات
حسابات جدید را به چارت خود اضافه کنید یا حسابات موجود را بهروزرسانی کنید.
ایجاد و ویرایش حسابات
از صفحه حسابات استفاده کنید تا حسابات جدید را به چارت خود اضافه کنید یا حسابات موجود را تغییر دهید. این یک وظیفه راهاندازی است که معمولاً در طول پیکربندی اولیه و وقتی ساختار کسبوکار شما تغییر میکند انجام میشود.
قبل از شروع
- شما باید مجوز مدیریت چارت حسابات را داشته باشید (معمولاً به مدیران حسابداری یا سرپرستان اعطا میشود).
- کد حساب (سطح شمارهگذاری) را تصمیم بگیرید. باید از استاندارد سازمان شما پیروی کند—برای مثال، کدهای دارایی با 1 شروع میشوند، کدهای بدهی با 2 و غیره.
- آماده داشته باشید: نام حساب، نوع، دسته (اگر مورد اجازه باشد) و هر تگ برای پیگیری خاص (مثلاً «مالیاتی»، «حسابرسی»).
- حسابات تکراری برای یک هدف ایجاد نکنید؛ درعوض، از تگها و نامهای مستعار برای دستهبندی یک حساب بهروشهای مختلف استفاده کنید.
مراحل
-
به تنظیمات → حسابات بروید (یا منوی حسابات در نوار کناری اصلی). Open in Usystems
-
برای افزودن حساب جدید، دکمه حساب جدید یا ایجاد را کلیک کنید (برچسب دقیق ممکن است بسته به نسخه محصول متفاوت باشد).
-
جزئیات حساب را پر کنید:
- کد: کد منحصربهفرد وارد کنید (مثلاً "1010" برای حساب بانکی). این کد در راپورها ظاهر میشود و باید از تمام کدهای دیگر متمایز باشد.
- نام: نام واضح و توصیفی (مثلاً «حساب بانک اصلی»، «برگشت فروش»، «هزینه اجاره دفتر»).
- نوع: از دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد یا هزینه انتخاب کنید. این نوع تعیین میکند که تراز عادی حساب چیست.
- دسته (اگر موجود باشد): بیشتر تقسیم بر اساس هدف (مثلاً «داراییهای جاری»، «داراییهای ثابت»).
- ارز (اگر مورد اجازه باشد): ارز پیشفرض حساب را انتخاب کنید. برخی سیستمها حسابات چندارزی را مجاز میکنند؛ نسخه محصول خود را بررسی کنید.
- حساب سیستم است: اگر حساب ضروری سیستم ایجاد نمیکنید (کمیاب؛ معمولاً اینها از قبل پیکربندی شدهاند) آن را علامتگذاری نکنید.
-
بهطور اختیاری، تگها را برای دستهبندی اضافی اضافه کنید (مثلاً «مالیاتیشده»، «بینشرکتی»، «مرکزهزینه-1»).
-
توضیح مختصری توضیح (اختیاری) اضافه کنید تا استفاده از حساب یا هر رفتار خاص را شفاف کنید.
-
ذخیره (یا ایجاد) را کلیک کنید. حساب اکنون به چارت شما اضافه میشود و برای استفاده در تراکنشها موجود است.
ویرایش حساب موجود
-
به تنظیمات → حسابات بروید و حساب را در لیست پیدا کنید. Open in Usystems
-
نام حساب یا نماد ویرایش را کلیک کنید تا فرم حساب باز شود.
-
فیلدهای مورد نظر را بهروزرسانی کنید. توجه: کد حساب و نوع آن بعد از ایجاد قابل تغییر نیستند (تا از شکستن تراکنشهای تاریخی جلوگیری کند). نام، دسته، ارز و تگها قابل ویرایش هستند.
-
ذخیره را کلیک کنید.
بایگانی حساب استفادهنشده
اگر حساب دیگر استفاده نمیشود اما تراکنشهای تاریخی دارد، آن را حذف نکنید؛ درعوض، آن را بایگانیشده علامتگذاری کنید. این حساب را از فرمهای تراکنش جدید خارج میکند و درعینحال دادههای تاریخی را حفظ میکند.
- حساب را باز کنید (همانطور که در بالا انجام شد).
- بایگانی را کلیک کنید یا تغییر دهانه فعال را خاموش کنید.
- حساب از تمام لیستهای کشویی حذف میشود اما در راپورها و تاریخ قابل جستجو باقی میماند.
اثر حسابداری
ایجاد یا ویرایش حسابات خود تراکنشی را ایجاد نمیکند. با این حال:
- ساختار چارت تعیین میکند کدام حسابات بهعنوان گزینههای فرم (فاکتورها، بلها، پرداختها) ظاهر میشوند.
- نوع حساب (دارایی، بدهی و غیره) تراز عادی را کنترل میکند و چطور حساب در اظهارنامههای مالی ظاهر میشود.
- تگها و دستهها برای سازماندهی راپورها کمک میکنند؛ آنها منطق پوسته را تحتتأثیر نمیگذارند.
نکات و اشتباهات رایج
- نامگذاری واضح و سازگار استفاده کنید: «درآمد فروش - محصول الف» واضحتر از «درآمد» است. این هم برای کاربران و هم برای راپورهای خودکار کمک میکند.
- حسابات با تاریخ را حذف نکنید: اگر حساب قدیمی استفاده نمیشود، آن را بایگانی کنید. حذف میتواند دادههای تاریخی و راپورها را خراب کند.
- چارت خود را از پیش برنامهریزی کنید: افزودن حسابات بعداً نیاز به بررسی دقیق تراکنشهای موجود دارد. در طول پیکربندی اولیه چارت کاملی راهاندازی کنید.
- ارز را با کسبوکار خود مطابقت دهید: اگر در چندین ارز کار میکنید، حسابات جداگانهای برای هر ارز ایجاد کنید یا از راهاندازی چندارز سطح سیستم استفاده کنید. پیکربندی محصول خود را بررسی کنید.
آیا این مطلب مفید بود؟