خواندن لیجر (دفتر کل) یک حساب

لیجر یک حساب یک ثبت در حال‌پیشروی از هر بدهکاری و بستانکاری است که بر آن حساب تأثیر گذاشته است. سابقۀ حساب را نشان می‌دهد و به شما اجازه می‌دهد تا بیلانس صحیح باشد.

پیش از شروع

• شما باید دسترسی خواندن به حسابداری داشته باشید (اگر نمی‌توانید لیجر را ببینید از مدیر خود بپرسید).
• نام یا شمارۀ حسابی که می‌خواهید بررسی کنید را بشناسید (مثلاً "حساب بانک"، "درآمد فروش"، "حساب‌های پرداختنی").
• لیجر ثبت‌هایی را نشان می‌دهد که قبلاً ثبت شده‌اند. ثبت‌های زمین‌خوار یا پیش‌نویس تا زمانی‌که ذخیره نشوند ظاهر نمی‌شوند.

مراحل

1. چارت حسابات خود را باز کنید. به حسابداری → چارت حسابات (یا حساب‌ها) برویدید. باز کردن در Usystems

2. حسابی را که می‌خواهید بررسی کنید پیدا کنید. بر اساس نام جستجو کنید یا از طریق فهرست بپیماید. برای باز‌کردن صفحۀ جزئیات حساب روی نام حساب کلیک کنید.

3. ثبت‌های لیجر را نمایش دهید. صفحۀ جزئیات حساب یک تب لیجر یا تراکنش‌ها را نمایش می‌دهد. برای دیدن تمام ثبت‌ها روی آن کلیک کنید.

4. ستون‌ها را بخوانید:

   • تاریخ: تاریخ تجاری زمانی که ثبت ثبت شد.
   • توضیح / مرجع: ثبت از کجا آمده است (مثلاً "فاکتور #۴۲"، "پرداخت #۱۵" یا "ثبت دستی روزنامچه").
   • بدهکار: مبلغ اضافه‌شده به این حساب (در سمت چپ برای حساب‌های دارایی و مصارف نمایش داده می‌شود).
   • بستانکار: مبلغ کم‌شده از این حساب (در سمت راست برای حساب‌های بدهی، حقوق و درآمد نمایش داده می‌شود).
   • بیلانس: بیلانس در حال‌پیشروی حساب پس از هر ثبت.

5. بیلانس را تفسیر کنید. برای انواع حساب‌های مختلف، بیلانس چیزهای مختلفی به شما می‌گوید:

   • حساب دارایی (بانک، موجودی): بیلانس مثبت (بدهکار) به معنی دارا بودن آن مبلغ است.
   • حساب بدهی یا پرداختنی (کارت اعتباری، حساب‌های پرداختنی): بیلانس مثبت (بستانکار) به معنی مدیون بودن آن مبلغ است.
   • حساب درآمد (فروش، درآمد سود): بیلانس مثبت (بستانکار) عادی است و نماینده‌ای از کل درآمد کسب‌شده است.
   • حساب مصارف (اجاره، خدمات برق): بیلانس مثبت (بدهکار) کل مصارف متحمل‌شده را نشان می‌دهد.

6. یک ثبت را تفصیل کنید (اختیاری). برای دیدن جزئیات ثبت کامل، روی یک ثبت کلیک کنید، از جمله اینکه کدام حساب‌ها به‌طور همزمان بدهکار و بستانکار شدند.

نکات و اشتباهات رایج

• بیلانس ممکن است با شهودتان مطابقت نداشته باشد. یادآوری داشته باشید که "بدهکار" و "بستانکار" برای انواع حساب‌های مختلف معانی مخالفی دارند. برای کارت اعتباری (یک بدهی)، بیلانس بستانکار به معنی مدیون بودن شما است. برای حساب بانک (یک دارایی)، بیلانس بدهکار به معنی دارا بودن پول شما است.
• به‌طور منظم تطابق دهید. بیلانس لیجر حساب بانک خود را با صورت‌حال بانکی واقعی مقایسه کنید تا هر ثبت گمشده یا نادرست را بگیرید.
• برای ثبت‌های قدیمی جستجو کنید. اگر مظنه‌ی خطایِ ثبت باشید، برای یافتن ثبت اصلی به تاریخ قدیمی‌تر بروید و ببینید چه اتفاق افتاده است.
• لیجر فقط‌خوانی است. نمی‌توانید ثبت‌ها را از نمایش لیجر ویرایش کنید. اگر نیاز دارید ثبت را تصحیح کنید، به‌جای آن یک ثبت دستی روزنامچه ایجاد کنید.