ثبت روزنامچه (ژورنال) دستی
ثبت دستی بدهکار و بستانکار در دفتر کل هنگامی که اسناد خودکار نمیشوند.
ثبت دستی روزنامچه به شما اجازه میدهد تا یک جفت بدهکار و بستانکار را مستقیماً در چارت حسابات ثبت کنید وقتی هیچ سند فروش، خریداری یا پرداخت وجود ندارد. از این برای تنظیمها، انتقالهای میان حسابات و موارد خاصی استفاده کنید که کسبوکار شما باید ثبت کند.
پیش از شروع
- شما باید اجازه ثبت روزنامچه داشته باشید (اگر نمیتوانید گزینه روزنامچه را ببینید از مدیر خود بپرسید).
- دو حسابی را که میخواهید بدهکار و بستانکار کنید را بشناسید.
- مبلغ و تاریخ تجاری را بدانید.
- یک دلیل یا کد مرجع واضح برای ثبت داشته باشید (مثلاً "اجارۀ ماهانه"، "تنظیم کارمزد بانک").
مراحل
-
بخش روزنامچه را باز کنید. به حسابداری → روزنامچه برویدو ثبت جدید (یا + ثبت روزنامچه) را کلیک کنید. باز کردن در Usystems
-
تاریخ تجاری را تعیین کنید. تاریخی را وارد کنید که این تراکنش رخ داده است. این تعیین میکند که ثبت به کدام دورۀ حسابداری تعلق دارد.
-
حساب بدهکار را انتخاب کنید. فیلد حساب بدهکار را کلیک کنید و حسابی را جستجو کنید که میخواهید از آن کم کنید. برای مثال، اگر کارمزد بانک را ثبت میکنید، "مصارف کارمزد بانک" را جستجو کنید.
-
مبلغ بدهکار را وارد کنید. مبلغ را در ستون بدهکار تایپ کنید. در مثال بالا، ممکن است ۵۰۰ (به ارز محلی خود) وارد کنید.
-
حساب بستانکار را انتخاب کنید. فیلد حساب بستانکار را کلیک کنید و حسابی را جستجو کنید که بستانکار میشود. برای کارمزد بانک پرداختشده از حساب بانک، "حساب بانک" را انتخاب کنید.
-
مبلغ بستانکار را وارد کنید. مبلغ را در ستون بستانکار تایپ کنید. باید برابر مبلغ بدهکار باشد (دفتریِ دوجانبه مستلزم توازن است).
-
توضیح اضافه کنید. یادداشت واضحی را در فیلد توضیح یا یادداشت وارد کنید (مثلاً "کارمزد خدمات ماهانۀ بانک برای مهرماه"). این به شما و دیگران کمک میکند تا ثبت را بعداً درک کنند.
-
ثبت را ذخیره کنید. ذخیره یا ثبت را کلیک کنید. ثبت اکنون در دفتر کل شما ضبط شده است.
اثر حسابداری
- حساب بدهکار: به میزان مبلغ واردشده افزایش مییابد. (یک حساب مصارف افزایش مییابد؛ یک حساب دارایی جمع میشود.)
- حساب بستانکار: به همان میزان کاهش مییابد. (یک حساب بانک یا بدهی کاهش مییابد؛ یک حساب درآمد جمعی از کاهش یا ثبت متقابل را جمع میکند.)
- در کل: معادلۀ حسابداری (داراییها = بدهیها + حقوق صاحبان) متوازن میماند زیرا بدهکاری و بستانکاری برابرند.
نکات و اشتباهات رایج
- همیشه بدهکاری و بستانکاری را برابر کنید. اگر برابر نباشند، سیستم خطا نشان میدهد. اگر مبلغ را در چند خط تقسیم میکنید، یک ماشینحساب در دست داشته باشید.
- توضیحات معنیدار استفاده کنید. شما در آینده (یا یک حسابرس) از نوشتن "تنظیم موجودی در سهماهۀ دوم بر اساس شمارش فیزیکی" به جای "ترمیم" سپاسگزار خواهید بود.
- به دورۀ صحیح بفروشید. اگر تاریخی از ماه گذشته وارد کنید، ثبت ممکن است در یک دورۀ بسته یا قفلشدۀ فرود آید و ممکن است نتوانید آن را ثبت کنید. اگر نیاز دارید دورۀ بسته را تنظیم کنید از مدیر خود بپرسید.
- ثبتهای دستی دستی هستند. برخلاف ثبتهای فاکتور یا بل، بازگرداندن خودکار، محاسبۀ دوباره یا ردپیگیری تدقیق نسبت به توضیح شما وجود ندارد. از آنها کم استفاده کنید و تنها برای مواردی که واقعاً هیچ سند پشتیبانی ندارند استفاده کنید.
آیا این مطلب مفید بود؟