جلوگیری و اصلاح مخاطبین تکراری
ادغام یا حذف رکوردهای مخاطب تکراری تصادفی قبل از آنکه باعث سردرگمی در گزارشها و معاملات شوند.
جلوگیری و اصلاح مخاطبین تکراری
مخاطبین تکراری — دو یا بیشتر رکورد برای یک مشتری یا فروشنده — سردرگمی در فاکتورها، پرداختها و گزارشها ایجاد میکنند. آنها زمانی اتفاق میافتد که فهرستهای بزرگ مخاطبین را امپورت کنید، اشتباهات ورود دستی داشته باشید یا دادهها را از منابع مختلف ادغام کنید. این راهنما نشان میدهد که چگونه آنها را جلوگیری کنید و تمیز کنید.
علامت
متوجه میشوید که یک مخاطب یکسان چندین بار در فهرست مخاطبین شما ظاهر میشود یا بیلانس مشتری در دو رکورد تقسیم شده است. معاملات و پرداختها پراکنده هستند و دیدن تاریخچه کامل حساب دشوار است.
احتمالات علت
در طول امپورت (معمولترین)
- مخاطب قبلاً در Usystems وجود داشت و فایل امپورت شناسه آن را شامل نمیشد، بنابراین سیستم یک ورودی جدید ایجاد کرد بهجای بهروزرسانی مورد قدیمی.
- تفاوتهای کوچک در نوشتار: "احمد علی" در برابر "احمد ا." یا "احمد علیزاده" بهعنوان مخاطبین جدید تطابق دارند.
- تفاوتهای فاصلهگذاری یا فرمت: فاصلههای اضافی، حروف بزرگ در برابر کوچک یا فرمتهای تلفن مختلف همگی یک ورودی جدید را باعث میشوند.
ورود دستی
- شما یا یک همکار یک مخاطب را دوبار بدون بررسی فهرست موجود وارد کردید.
مهاجرت داده
- ادغام فهرستهای مشتری از دو شاخه یا دورههای مختلف نامهای همپوشانی ایجاد کرد.
راهحل برای هرکدام
قبل از امپورت: جلوگیری از تکرار
-
به مخاطبین → همه مخاطبین بروید و هر نام را در فایل امپورت خود جستجو کنید تا تأیید کنید که قبلاً وجود ندارد.
باز کردن در Usystems -
اگر مخاطب قبلاً وجود دارد، شناسه منحصربهفرد مخاطب را در ستون ID فایل امپورت قرار دهید. سیستم رکورد موجود را بهروز خواهد کرد بهجای ایجاد یک ورودی جدید.
-
دادهها را استاندارد کنید: تمام شمارههای تلفن باید از یک فرمت استفاده کنند (مثلاً
+93 123 456 7890). تمام نامها باید از یک سرمایهگذاری استفاده کنند (مثلاً Capitalization مناسب). فاصلههای اضافی را حذف کنید. -
قبل از بارگذاری، فایل امپورت را پیشنمایش کنید و به دنبال هشدارهای تأیید درباره نامهای احتمالی تقریب باشید. اگر پیشنمایش "احمد" و "احمد علی" را بهعنوان تطابقهای احتمالی پرچم کند، تصمیم بگیرید کدامیک درست است و فقط یکی را در فایل نگه دارید.
بعد از امپورت: ادغام یا حذف موارد تکراری
-
به مخاطبین → همه مخاطبین بروید.
باز کردن در Usystems -
نام مخاطب را جستجو کنید و فهرست را اسکن کنید تا موارد تکراری را مشاهده کنید.
-
رکورد تکراری را باز کنید (رکوردی که میخواهید حذف یا ادغام کنید).
-
در صفحه مخاطب، به دنبال گزینه ادغام یا حذف باشید. بر روی ادغام کلیک کنید اگر میخواهید تاریخچه تراکنش را ترکیب کنید؛ بر روی حذف کلیک کنید اگر تکراری واقعاً خالی است (بدون فاکتور، پرداخت یا تاریخچه).
- اگر ادغام کنید: رکوردی را انتخاب کنید که مورد "اصلی" است (معمولاً رکوردی با بیشترین تاریخچه تراکنش). تمام فاکتورها، پرداختها و یادداشتهای رکورد تکراری به رکورد اصلی منتقل خواهند شد. رکورد تکراری حذف خواهد شد.
- اگر حذف کنید: سیستم شما را هشدار میدهد اگر مخاطب تراکنشی داشته باشد. اگر مطمئن هستید، حذف را تأیید کنید. توجه: شما نمیتوانید این اقدام را باطل کنید.
-
بعد از ادغام یا حذف، به مخاطبین برگردید و تأیید کنید که فقط یک رکورد باقیمانده است.
چهزمانی با پشتیبانی تماس بگیرید
- دکمه ادغام یا حذف در صفحه مخاطب شما نمایان نیست (این میتواند نشاندهنده مشکل دسترسی باشد).
- شما بیشتر از 50 مورد تکراری دارید و میخواهید کمک در اسکریپتنویسی تمیزکاری جمعی داشته باشید.
- یک مخاطب تکراری دارای تراکنش است و مطمئن نیستید کدام رکورد را نگه دارید.
- ادغام یا حذف با پیام خطا ناموفق شد.
آیا این مطلب مفید بود؟