وارد کردن مخاطبین از اکسل/CSV
بارگذاری دستهجمعی فهرست مشتریان و فروشندگان بهصورت یکجا از صفحهگسترده بدون ورود دستی.
وارد کردن مخاطبین از اکسل/CSV
ابزار امپورت جمعی به شما اجازه میدهد هزاران مشتری، فروشنده و دیگر مخاطبین را یکبار از صفحهگسترده یا فایل CSV وارد سیستم کنید بدون آنکه مجبور باشید هر کدام را دستی ثبت کنید. سیستم هر سطر را بررسی میکند و خطاها را واضح نشان میدهد تا بتوانید مشکلات را اصلاح کنید و دوباره بارگذاری کنید.
قبل از شروع
- شما باید دسترسی مدیریتی داشته باشید تا مخاطبین را وارد کنید.
- یک صفحهگسترده (اکسل .xlsx یا CSV) با یک مخاطب در هر سطر آماده کنید. ستونهای ضروری: نام، نوع (مشتری، فروشنده یا دیگر)، و روش تماس (ایمیل یا تلفن). ستونهای اختیاری: نشانی، شهر، کشور، شناسه مالیاتی، یادداشتها.
- یک الگو خالی را از صفحه امپورت دانلود کنید تا ترتیب دقیق ستونها را ببینید.
- بررسی کنید که تمام شمارههای تلفن و ایمیلها بهصورت یکنواخت فرمت شدهاند (بدون فاصلههای اضافی یا نشانههایی که میتواند تأیید را مختل کند).
- اگر میخواهید مخاطبین موجود را بهروز کنید، شناسه منحصربهفرد آنها را در صفحهگسترده قرار دهید تا سیستم بداند کدام سطر را جایگزین کند.
مراحل
-
به مخاطبین → امپورت بروید و بر روی انتخاب فایل کلیک کنید.
باز کردن در Usystems -
فایل اکسل یا CSV خود را از کامپیوتر انتخاب کنید.
-
بر روی پیشنمایش کلیک کنید تا ببینید سیستم دادههای شما را چگونه میخواند. بررسی کنید که نامها، انواع و روشهای تماس در ستونهای درست ظاهر شدهاند. اگر ستونها نامتناسب هستند، لغو کنید و صفحهگسترده خود را اصلاح کنید.
-
هر خطای تأیید نشاندادهشده را در پیشنمایش بررسی کنید. مسائل معمول:
- فیلد ضروری گم شده (نام یا نوع)
- فرمت ایمیل نامعتبر
- مخاطب تکراری در فایل شما یا قبلاً در Usystems
- نوع مخاطب نامعتبر
-
خطاها را در صفحهگسترده خود اصلاح کنید، دوباره بارگذاری کنید و پیشنمایش کنید تا همه سطرها تأیید شوند.
-
بر روی امپورت کلیک کنید. سیستم مخاطبین را ایجاد یا بهروز میکند و خلاصهای نشان میدهد: چند مورد اضافه شده، بهروز شده یا رد شدهاند.
-
به مخاطبین → همه مخاطبین بروید تا ورودیهای جدید را تأیید کنید.
باز کردن در Usystems
نکات و اشتباهات معمول
- فرمت تلفن: اگر فایل شما فرمتهای مختلفی را ترکیب میکند (01234567، +93 123 4567، و غیره)، یک یادداشت در صفحهگسترده خود اضافه کنید و قبل از امپورت استاندارد کنید یا تمام شمارهها را با یک فرمت اضافه کنید و پس از امپورت موارد استثنایی را دستی ویرایش کنید.
- جلوگیری از تکرار: Usystems مخاطبین جدید را با موارد موجود بر اساس نام و نوع تطابق میدهد. اگر شما "احمد" را هم بهعنوان مشتری و هم بهعنوان فروشنده دارید، سیستم آنها را بهعنوان ورودیهای جداگانه تعامل میکند — این درست است، اما هنگام بارگذاری دوباره برای تکرارهای تصادفی نظارت کنید.
- فایلهای بزرگ: اگر بیش از 5,000 سطر دارید، صفحهگسترده خود را به قطعههایی (هر کدام 1,000 سطر) تقسیم کنید و بهصورت جداگانه امپورت کنید تا پیشنمایش پاسخگو بماند.
- بهروزرسانی در مقابل ایجاد: اگر میخواهید تلفن یا نشانی مخاطب موجودی را بهروز کنید، شناسه مخاطب را در فایل امپورت قرار دهید. بدون آن، سیستم یک ورودی جدید ایجاد میکند بهجای جایگزینی مورد قدیمی.
آیا این مطلب مفید بود؟